29. Дошкольное образовательное учреждение как педагогическая система и объект управления. Внешняя и внутренняя среда доу, их взаимодействие и результат.

30. Информационное обеспечение как основа управления доу. Пути распространения информации.

Классификация информации

Информацию классифицируют по различным основаниям:

1. В зависимости от сферы общества различается политическая, экономическая, духовная информация и т.д.

2. В зависимости от источника поступления информация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация появляется и циркулирует в пределах аппарата администрации, а внешняя исходит от выше- и нижестоящих органов.

3. По характеру информация подразделяется на официальную, источником которой являются действия должностных лиц и неофициальную, исходящую от частных лиц (например, мнение экспертов по анализируемой проблеме) и не имеющую непосредственного служебного назначения. Официальная информация может быть прескрептивной (предписывающей – обязывающей или запрещающей) и дескрептивной (описывающей – сообщение, уведомление, ответ на запрос).

4. Информация делится с учетом периода ее использования на условно-постоянную (которая большей частью представлена справочными и нормативными данными, по своему объему, как правило, значительно превышает переменную) и переменную (которая отражает состояние и динамику управленческих процессов).

5. По сфере применения выделяют универсальная информация (не направленная и не имеющая строго ограниченного круга потребителей) и специальная (предназначена определенным потребителям, т.е. узкому кругу).

6. По видам основных функций социального управления на планово-прогнозную информацию (прогнозы, программы и планы развития объектов и субъектов управления), организационную (об организационной структуре и процессе управления, о взаимосвязи объекта и субъекта управления, о разделении управленческого труда и т.п.), контрольно-учетную (о соответствии хода управленческого процесса цели управления), регулятивную (управленческие решения, правила, нормы, указания);

7. В зависимости от направления движения различают горизонтальную информацию, потоки которой циркулируют между системами одного уровня (например, между отделами), и вертикальную, потоки которой циркулируют по принципу «снизу вверх» или «сверху вниз»;

8. По характеру представления на качественную (отражающую существенные свойства социального явления или процесса с позиций предъявляемых к ним общественно необходимых требований, их полезности) и количественную информацию (представляющую меру выражения социального качества, позволяющую выявлять величину общественной характеристики социального явления);

9. Исходя из форм носителей информации можно выделить такие виды как устная, печатная, электронных средств, средств массовой информации, печатную.

.

Основные требования к информации

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;

2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;

3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;

4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;

5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:

7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в форму - письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов,

На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.

Обмен информации включает три этапа:

1. Инициирование;

2. Передача информации от источника в пункт назначения;

3. Воздействие информации на получателя и его отклик.

К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы. Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Препятствием обмену информацией могут служить и “технические неполадки” . К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка. Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным “довеском”

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного.

Основные характеристики управленческой информации:

• краткость: информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях;

• точность: пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения;

• оперативность: информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления;

• сопоставимость: информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима;

• целесообразность: информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач;

• рентабельность: подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования;

• объективность: информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации;

• адресность: информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии компании;

• аналитичность: информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами;

• полезность: информация должна привлекать внимание руководителей к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

• конфиденциальность: как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Источники информации

Главным источником информации является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции.

Другим источником информации являются приказы, отчеты, справки органов управления образованием.

Важное значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений и т.д.

Не менее важным источником являются письменные и личные обращения граждан. На основе обобщения обращений граждан, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного управления принимают нормативные акты. Информация от населения может поступать в виде:

1. Предложения – это пожелания и рекомендации граждан, касающиеся совершенствования деятельности местных управленческих структур, совершенствования правопорядка и т.д.;

2. Заявления – просьбы об удовлетворении личных прав свобод, сигналы о каких-либо недостатках в работе предприятий, учреждений и т.д.;

3. Жалобы – сообщение о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных государственным или местным законодательством.

Эта информация - важный источник социальной информации о потребностях, запросах и настроениях населения, необходимый для успешного функционирования ДОУ.