Техника и формы бухгалтерского учета

Учетные регистры и их классификация Все хозяйственные операции после их оформления первичными документами записываются в учетных регистров. Учетный регистр - это специальная таблица, предназначенная для отображения документально оформленных хозяйственных операций В системе счетов, накопление и хранение учетной информации. Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, мащинни) в виде сведений, журналов, книг, журналов-ордеров и тп , предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, которые приняты к учету. Информация, содержащаяся в учетных регистрах, используется для оперативного управления, экономического анализа деятельности подразделений и предприятия в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и полное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах - один из обязательных условий качества и оперативности учета. Запись в регистрах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, фиксирующих факты выполнения хозяйственных операций и распоряжений (разрешений) на их проведение, накапливают и систематизируют информацию первичных документов. Информация для учетных регистров переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию. Перенос информации должно осуществляться в порядке поступления первичных документов до места обработки (бухгалтерии) или не позднее срока, который обеспечивает своевременную отчетность, например, начисление и выплату заработной платы, составления бухгалтерской, статистической отчетности и тп Регистры бухгалтерского учета должны содержать название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, которые принимали участие в их составлении. Формы учетных регистров рекомендуются Министерством финансов Украины или разрабатываются министерствами и ведомствами при условии соблюдения общих методологических принципов. Так, сейчас вопросы использования регистров бухгалтерского учета регулируются Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 p. № 966-XIV и методологическими рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Украины от 29 декабря 2000 № 356. Предприятия, которые составляют учетные регистры на машинных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для прочтения виде. Учетные регистры составляются ежемесячно и подписываются исполнителями и главным бухгалтером или лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия. Ведение учетных регистров и контирування документов первичного учета осуществляют с применением по меньшей мере кода классов счетов и кода синтетического счета. Аналитические данные в учетных регистрах должны согласовываться с данными синтетического учета на последнее число месяца. Информация о хозяйственных операциях, осуществленных предприятием за определенный период, в учетных регистрах переносится в сгруппированном виде к бухгалтерской отчетности предприятия. По своему внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и отдельные листки. Бухгалтерские книги применяют для ведения записей из синтетического и аналитического учета. В них все листки сброшюрованных, пронумеровано, на последней странице указано количество страниц, с подписью руководителя, главного бухгалтера, а также скреплен печатью. К ним относятся: Кассовая книга, Главная книга, книга Журнал-Главная и др. Бухгалтерские книги - рациональный и надежный способ сохранения учетных регистров.

Они достаточно широко применяются для ведения учета средств, товарно-материальных ценностей и тп Учетные регистры-карты. Примером могут быть карточки количественно-суммового учета материалов. Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальных ящиках. Карточки ведут на предприятиях, где не применяется вычислительная техника для отображения аналитических данных (подробное описание об объекте учета) по каждой номенклатуре учета (товарно-материальных ценностей, основных средств и тп ). В зависимости от учитываемых объекта карточки аналитического учета разделяют на карточки килькисносумового учета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей, карточки контокоррентного формы, предназначенные для учета расчетов, и много-графни, предназначенные для учета затрат на производство. Кроме типовых форм карточек, в учетной практике применяют другие специальные формы, как например, карточки складского учета, инвентарные карточки и т.д. Собранные вместе карты составляют картотеку, которая разделяется по определенным признакам. Учетные регистры-листы имеют стандартный формат, каждый из них предназначен для учета определенных операций и в зависимости от этого имеет специфический смысл. К таким листков принадлежат журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые групповые таблицы и т.д. У них, как правило, систематизируют информацию, необходимую для контроля и экономического анализа. По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета и комбинированные. Такое разделение обусловлено различиями и назначением синтетических и аналитических счетов, разной степенью обобщения учетных данных и их комбинирования. Синтетические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведут по синтетическим счетам: Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная.

Все они являются материальными носителями синтетического учета. Аналитические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по аналитическим счетам. Данные подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. К таким регистрам относятся книги, карты. В этих регистрах учитывают специфику учитываемых объектов. В последнее время широкое распространение получили так называемые комбинированные регистры систематического учета, которые объединяют синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров позволяет оперативно получать хронологические и систематические данные или показатели синтетического и аналитического учета вместе, что сокращает учетную работу по регистрации и дает полное представление об осуществленных операциях. Примером комбинированного регистра может быть Журнал-ордер. По видам бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и смешанные (комбинированные). Хронологическими называются регистры, назначением которых является регистрация операций в порядке хронологической последовательности их выполнения и оформления. Так, ведется Кассовая книга, в которой движение денежных средств в кассе отражается по их получением и выдачей. К таким регистрам относятся: Журнал регистрации операций, где записывают все хозяйственные операции в календарной последовательности их осуществления, журнал учета поступления готовой продукции, грузов, ведомость отгрузки и реализации продукции. табель отработанного времени и др. Особое значение этих регистров заключается в их оперативной и контрольной функциях, характеристике движения объектов учета. Систематическими называются учетные регистры, в которых выполняется группировки однородных операций на синтетических и аналитических счетах.

Такие записи ведут в Главной книге, в которой обобщаются записи по каждому синтетическим счетом, а также на карточках и книгах, где отражаются и группируются данные аналитического учета. Комбинированными называются регистры, в которых одновременно сочетаются хронологический и систематический записи. Такое построение имеет книга Журнал-Главная, в которой первая часть отображает журнал регистрации операций, а вторая - группировка операций на синтетических счетах. По строению учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, багатографни и шахматные. В односторонних учетных регистрах подают данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Как правило, записи по дебету и кредиту размещают рядом на правой стороне регистра, слева размещают информацию относительно даты, номера, содержания операции и т.д. В зависимости от содержания учитываемых операций односторонние регистры делят на контокоррентные, количественно-суммового и количественно-сортового учета. Примером таких регистров является Кассовая книга, карточки аналитического учета расчетов, Книга складского учета, карточки количественно-суммового учета материалов и тп Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной подают данные о дебетовых обороты на счете, а во второй - о кредитовые обороты на этом счете. Двусторонняя строение регистров характерна для Главной книги. Багатографни учетные регистры - это регистры, в которых один из граф (чаще дебетовая) разделена на несколько граф. К такого вида учетных регистров принадлежит Журнал-ордер, где отдельные графы используют для аналитического учета по счетам, суммы которых группируются по определенным показателям (например, расшифровка дебетовых оборотов, учет затрат по статьям калькуляции и др.). Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в ячейке, что на пересечении столбца и строки таблицы, которые соответствуют разрешении и кредитовому оборота на соответствующих счетах. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись здесь осуществляется в один рабочий прием, усиливает текущий контроль отражения операций и повышает аналитические возможности бухгалтерского учета. По такому принципу построены журналы-ордера.

Техника учетной регистрации Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией. Согласно статье 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" учетно-экономическая информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета путем внесения методом двойной записи в регистры синтетического и аналитического учета с использованием типовой корреспонденции счетов. Хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвращали бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться в порядке поступления документов к месту обработки (бухгалтерия, вычислительный центр) в соответствии с утвержденным планом-графиком документооборота. Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие эти регистры в соответствии с служебных обязанностей каждого работника. Записи хозяйственных операций должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. В случае составления и хранения регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных и других соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Предприятие должно обеспечить предотвращение несанкционированного и незаметном исправлению записей в регистрах бухгалтерского учета, а также надлежащее их хранение в течение установленного срока. Главным архивным управлением Украины установлены в Перечне документальных материалов (п. 321-323), что учетные регистры хранятся в течение трех лет при условии завершения проверки государственными налоговыми органами, соблюдение налогового законодательства. Регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, снять копии регистров, изымаемых при этом обязательно составлять реестр документов, изымаются. Записи в учетные регистры могут быть простыми и копировальные. Простыми есть записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре), например, мемориальном ордере, Журнале-ордере т.д. Копировальные записи применяют в том случае, когда необходимо иметь копию записи. Копировальные записи могут вестись в ручном или машинном (автоматическом) режимах. При ручном способе записи осуществляют с помощью копировальной бумаги (например, при выписке квитанций, копий мемориальных ордеров в банке, при ведении Кассовой книги и т.д.). При использовании вычислительной техники (ПЭВМ) копирование информации осуществляется в автоматическом режиме. Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. Так, при мемориально-ордерной форме операции сначала отражают в регистрах синтетического учета, а потом - аналитического. При журнально-ордерной форме текущий учет операций осуществляется одновременно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а по отдельным объектам учета - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера и ведомости по операциям расчетов). При переносе информации в учетный регистр из документа, в последнем делают соответствующую отметку, удостоверяющий заключение учетной процедуры документа и имеет контрольное значение. В конце каждого месяца учетные регистры закрывают. Эта процедура включает подсчеты итогов по дебету и кредиту и сальдо по каждому синтетическим и аналитическим счетом. Итоговую информацию переносят в регистры, на основе которых составляют отчетность. Важным при этом является система контроля записей, которая основывается, как правило, на взаимосвязях и взаимоконтроля данных учетных регистров. Так, общий итог оборотов по синтетическим счетам за отчетный период, показанных в оборотной ведомости по синтетическим счетам, должна совпадать с итогом Журнала регистрации операций. В регистрах шахматной формы, а это в основном журнал и-ордера, общий итог граф по горизонтали должна совпадать с итогом граф по вертикали. Относительно контроля соответствия аналитического учета счетам синтетического учета, то это соответствие обеспечивается с помощью оборотных и сальдовых сведений. Всего записей по синтетическим счетом должна совпадать с итогами оборотной ведомости за его аналитическими счетами. Если в регистрах бухгалтерского учета объединены данные синтетического и аналитического учета (например, в некоторых журналах-ордерах и ведомостях), то процедура контроля становится излишней, поскольку итоги аналитических счетов и синтетического совпадают, тоесть являются одинаковыми. Проверкой правильности учетных записей и исправлением допущенных ошибок завершается процедура учетной регистрации. Сводные данные учетных регистров используют для составления отчетности с целью осуществления контроля и экономического анализа.

Способы исправления ошибок в учетных регистрах При заполнении учетных регистров возможные ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: по причине усталости, небрежности работника, неисправности учетной устройства или компьютера. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. А в документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются, документ оформляют заново. Ошибки могут быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные - ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной сведения и балансе. Чаще всего ошибки встречаются в тексте операций, тогда они приводят к неправильной корреспонденции счетов - бухгалтерской проводки. Ошибки часто случаются при записях сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит второго счета и наоборот. Иногда, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским счетам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает о аналитический учет. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойной записи. Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и должным образом исправить. Если в результате проверки выявлена ошибка, то необходимо выяснить величину ошибки, ее место (по дебету или кредиту соответствующего счета), установить объекты, где ошибки являются наиболее вероятными, сравнить данные взаимосвязанных регистров. Надежным, но довольно громоздким способом выявления ошибок, есть способ пунктування, когда сплошь или выборочно проверяют записи, помечая проверенные суммы определенным образом. Порядок исправления ошибок зависит от их характера и времени обнаружения. Действующим Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. № 88, предусмотрено исправление ошибок следующими способами: корректурным, "красным сторно" и дополнительных записей. Каждый из этих способов используют для исправления определенного вида ошибок. Корректурный способ исправления ошибок заключается в том, что неправильный запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнуто, а сверху пишут правильную сумму или текст. Исправление ошибки должно быть защищены надписью "Исправлено" и подтверждено подписью в документе - лица, подписавшего документ, в учетном регистре - лица, сделала исправление с указанием даты. Этот способ может применяться тогда, когда еще не составлены бухгалтерские проводки и отчеты, тоесть это в основном арифметические ошибки и описки. Способ "красное сторно" заключается в том, что неправильный бухгалтерский запись делают повторно в той же корреспонденции счетов, и ошибочная запись, но красным цветом, что означает отрицательные числа.

В этом случае суммы, записанные красными чернилами, вычитаются (аннулируются). Одновременно обычным чернилами делают вторую запись с указанием правильной корреспонденции счетов и суммы. В результате получают правильное отражение операции в учете. При компьютерной обработке данных сумму "красного сторно" берут в скобки или рамку. Исправление ошибок способом "красного сторно" сопровождают специальным документом бухгалтерского оформления - справкой, в которой делается ссылка на номер и дату ошибочной записи, подлежащей исправлению, а также документа, который стал основанием такого исправления. В практике учетной работы данный способ используют в случаях когда допущена ошибка в корреспонденции счетов, записана операция полностью не прошла, отраженная в регистрах сумма хозяйственной операции больше, чем фактический размер ее выполнения. Так, по документу на склад поступили товарно-материальные ценности (малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) на сумму 10 000 грн, которые по ошибке были отражены как производственные запасы. В бухгалтерском учете были сделаны такую корреспонденцию счетов: Д-т 20 "Производственные запасы" К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками "10 000 грн Для исправления ошибочной записи неправильный запись сначала "сторнировать", тоесть записывают красными чернилами (или в скобках, рамке). Д-т 20 "Производственные запасы" К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 грн Позже делают правильный запись: Д-т 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 грн Итак, из примера видно, что первая ошибочная запись была аннулирована второй исправительным записью по той же корреспонденцией и суммой, но красным цветом. Третий запись отражает операцию правильно. При определении итогов (оборотов) будет учитываться только третья запись. В случае, когда запись на счетах сделано в правильной корреспонденции, но в преувеличенной Сумы, можно применить способ "красного сторно". Тогда на сумму разницы между неправильным (преувеличенной) величиной и правильной суммой делают частичное сторно. Этот прием широко используют для корректировки плановых показателей до уровня фактических при превышении плановых показателей над фактическими, в частности при калькулировании готовой продукции и определении ее фактического объема. Способ дополнительных записей применяют в тех случаях, когда бухгалтерскую корреспонденцию счетов составлен правильно, но в меньшей сумме, чем фактически выполнена хозяйственная операция. Для исправления такой ошибки необходимо дополнительно провести данную операцию на разницу между правильным и ошибочным (проведенной) величиной. Так, на основании накладной для нужд производства отпущен из состава цемента на сумму 12 000 грн. При этом было сделано бухгалтерскую проводку: Д-т 23 "Производство" К-т 20 "Производственные запасы" 12 000 грн Позднее было обнаружено, что отпущен цемент М-500 оценены по стоимости цемента М-400. Настоящая его стоимость составляла 16 000 грн. Так что допущена ошибка на сумму 4000 грн (16 000 - 12 000). На основании справки бухгалтерии с объяснением и расчетом разницы стоимости делают дополнительную запись, а именно: Д-т 23 "Производство" К-т 20 "Производственные запасы" 4 000 грн Итак, итог обоих записей правильно отражает осуществленную операцию - стоимость фактически затраченного материала в производстве. Дополнительные записи используют при корректировке плановых показателей (незавершенного производства, себестоимости произведенной и реализованной продукции и тп ) до уровня ее фактического значения, когда фактические показатели превышают плановые. Каждый из рассмотренных способов исправления ошибок обеспечивает правильное отражение экономической сущности хозяйственных операций, способствует осуществлению контроля и получению достоверной учетной информации для нужд управления.

Формы бухгалтерского учета Рациональная организация учетно-аналитической работы на предприятии предусматривает применение эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности. Форма бухгалтерского учета - это определенная система регистров бухгалтерского учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов бухгалтерского учета. Каждое предприятие самостоятельно выбирает соответствующую форму учета, учитывая конкретные условия и особенности хозяйственной деятельности и технологии обработки учетных данных. Выбор формы учета предопределяется также объемами учетных работ, их сложностью, наличием квалифицированных кадров бухгалтеров, возможностями использования автоматизированных систем обработки данных, вычислительной техники. Форма бухгалтерского учета отражает соответствующую технологию учетного процесса. Каждая форма учета всегда предусматривает соответствующее группировки хозяйственных операций и соблюдения установленной последовательности их отображения, порядок записей в регистрах синтетического и аналитического учета, составления и представления учетных данных в виде отчетности для потребностей пользователей. Основными отличительными признаками, определяющими особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид, строение и количество учетных регистров. сочетание регистров хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета. последовательность и техника учетной регистрации. Развитие форм бухгалтерского учета имеет свою историю. Каждый этап развития хозяйственной деятельности характеризуется соответствующим уровнем состояния учета, определенной формой его ведения. Сначала формы учета базировались на книгах-журналах, которые считались главными учетными регистрами, предназначенными для ведения как систематический, так и аналитического учета. Позже для ведения аналитического учета начали применять карты. Дальнейшее развитие учета, необходимость разделения труда между работниками бухгалтерии обусловили широкое использование в учете отдельных листков. В условиях использования ПЭВМ появились новые регистры и новейшая технология сбора и обработки учетных данных. Форма бухгалтерского учета как отражение определенного уровня технологии учетного процесса должно соответствовать следующим требованиям: • обеспечение полноты и реальности в учетных регистрах хозяйственных операций. • обеспечение рационального распределения учетных работ мижокремимы работниками для своевременного их выполнения.

• обеспечение управленцев данным о выполнении бизнес-планов в целом на предприятии и за каждым структурным подразделением. • обеспечение необходимыми данными процесса составления отчетности, осуществления контроля и экономического анализа. • обеспечение экономичности учетного процесса путем его автоматизации и научной организации труда учетчиков. Современными формами бухгалтерского учета, применяемых на предприятиях и в организациях в Украине, является Журнал-Главная, мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета. Форма учета Журнал-Главная является самой простой форме бухгалтерского учета. Название формы происходит от названия главного регистра, в котором сочетается хронологический запись с систематическим. В этом регистре объединены Журнал регистрации операций и Главную книгу. Журнал-Главную как основной регистр открывают на текущий год. Сначала записывают сальдо на начало месяца в разрезе синтетических счетов. После отображения всех хозяйственных операций за месяц подсчитывают обороты по счетам и выводят сальдо на начало следующего месяца. Сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту всех счетов, а также итоге графы "Сумма оборота". Это позволяет систематически контролировать правильность записей путем проверки их при подсчете итогов.Мемориальные ордера составляют на отдельных бланках или в самом документе, если на нем в реквизитах воспроизведен форму ордера. Мемориальные ордера регистрируют в хронологическом регистре мемориальных ордеров (регистрационном журнале). В этом журнале отражаются данные по каждому мемориальным ордером с указанием его общей суммы.

Общий итог этого журнала отражает объем хозяйственной деятельности предприятия и используется для контроля полноты отражения операций на синтетических счетах. Он должен быть равен разрешении и отдельно кредитовому оборота по всем синтетическим счетам и Главной книгой. Регистрационный журнал служит также для контроля сохранения мемориальных ордеров и представленных им документов. Регистрационный журнал можно открывать в год: с 1 января по 31 декабря зсуцильною или помесячной нумерацией мемориальных ордеров. Если за мемориальными ордерами закрепились постоянные номера для отражения операций на определенном участке учетной работы (например, прибыль, расход кассы, заработная плата с начислениями, банк, затраты и тп ), то целесообразным является месячная нумерация мемориальных ордеров. После регистрации данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу, которая является систематическим регистром синтетического учета. Счета в Главной книге строят по шахматным принципу в виде двусторонних багатографних таблиц, отдельные графы которых предназначены для записи операций в разрезе корреспондирующих счетов. Такое строение Главной книги облегчает контроль корреспондирующих счетов, позволяет анализировать обороты по данным счетов синтетического учета. В Главной книге для каждого счета выделяют отдельную страницу. В Главную книгу записывают дату и номер мемориального ордера, а также сумму оборотов по дебету и кредиту счета в разрезе корреспондирующих счетов. Форма Главной книги свидетельствует, что каждая запись на дебете счета Главной книги одновременно показывает корреспондирующий счет по кредиту, и наоборот, запись на кредите счета - корреспондирующий счет по дебету. Поэтому каждая запись в Главную книгу делают дважды: один раз в дебете, второй - на кредите соответствующих счетов. По окончании месяца по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту, определяют остатки и составляют оборотную ведомость.

Такое построение Главной книги позволяет составлять оборотную ведомость как простой, так и шахматной формы. Аналитический учет в мемориально-ордерной форме ведут, как правило, на карточках, когда для каждого счета предусмотрена отдельная карточку. О кассовых операций, то их ведут в Кассовой книге. Записи в регистры аналитического учета делают из первичных документов, приложенных к мемориального ордера. В конце месяца на основании аналитических счетов составляют оборотную ведомость, итоги которой сверяют с оборотами и остатками соответствующих синтетических счетов. Благодаря этому достигают взаимной проверки подлинности записей на счетах синтетического и аналитического учета. После взаимной сверки записей по данным синтетических счетов составляют баланс, по данным выборки и дополнительных расчетов на основе аналитического учета - другие формы финансовой и налоговой отчетности. Мемориально-ордерная форма характеризуется простотой построения учетных регистров. Сочетание синтетического учета в книгах по аналитическим учетом на карточках позволяет использовать их сильные стороны: на малых предприятиях с небольшим объемом учетной работы. Использование мемориальных ордеров способствует упорядочению систематического учета, а проверка дебетовых и кредитовых оборотов по счетам Главной книги с оборотом регистрационного журнала позволяет установить полноту и правильность записей и устранить ошибки. В условиях ручной обработки данных мемориально-ордерная форма имеет следующие недостатки: многократность записей хозяйственных операций и связанные с этим лишние затраты труда. обособленность синтетического и аналитического учета. слабая адаптированность учетных регистров с потребностями составления форм финансовой и налоговой отчетности. Перечисленные недостатки существенно ограничивают ее применение на предприятиях, в организациях и учреждениях. Однако, в условиях использования современной вычислительной техники, совершенных программных продуктов мемориально-ордерная форма является целесообразной и эффективной. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основывается на широком применении системы накопительных и групувальних учетных регистров - журналов и вспомогательных сведений в них.

Основными учетными регистрами журнально-ордерной формы являются журналы. Это комбинированные регистры синтетического, а во многих случаях и аналитического учета. В них сочетаются хронологический и систематический учет, отвечающий самом названии регистров: они одновременно служат журналами (поскольку записи в них осуществляются в хронологическом порядке) и ордерами (поскольку месячные итоги журналов за корреспондирующими счетами заменяют собой мемориальные ордера). Журналы построены по кредитной признаку: все хозяйственные операции отражают по кредиту данного синтетического счета и дебету корреспондирующих с ним счетов. Кредитовую признак взят за основу строения журналов том, что она в большей степени, чем дебетовая, соответствует характеру совершаемых операций. Такое строение регистров с использованием шахматного принципа позволяет значительно сократить дублирование записей и раскрыть суть операции, выявить ошибочные записи. При этом операции отражаются на кредите и дебете корреспондирующих счетов только одной суммы, тоесть за один рабочий прием. По внешнему виду журналы представляют собой отдельные листы-регистры багатографнои формы, предназначенные для кредитовых записей его балансового счета, операции по которым учитываются в данном журнале. В отдельных графах журнала указанные счета, которые корреспондируют с кредитом данного счета. Формат этих регистров, размещение граф и порядок записей зависят от характерных особенностей учитываемых операций. Во всех регистрах заблаговременно опубликована типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал имеет постоянный номер. В журнале может поместиться от двух до нескольких однородных синтетических счетов. Это позволяет сосредоточить учет по всем синтетическим счетам лишь в незначительном количестве журналов. К журналов открывают отдельные сведения по дебету счетов, ведомости аналитического учета к счетам данного журнала.

Так, с целью усиления контроля за движением и хранением денежных средств наряду с журналом по кредитной признаку ведут вспомогательные ведомости по дебету этих счетов. Поскольку в журналах ведут только синтетический учет, то для нужд аналитического учета по счету данного журнала открывают отдельные сведения аналитического учета. По счетам, которые охватывают большое количество учитываемых объектов (основные средства, производственные запасы, расчеты по оплате труда и др.) аналитический учет ведут так же, как и других форм учета - на карточках или в книгах. Записи в журналы осуществляют непосредственно на основании проверенных документов в порядке их поступления и обработки. Если количество однородных документов по операциям значительная, то их данные предварительно группируют во вспомогательных ведомостях, месячные итоги которых переносят затем в соответствующие журналы. В конце месяца по каждому журналом подводят итоги сделанных записей. Общий итог по кредиту счета в журнале сравнивают с итогами корреспондирующих по дебету счетов. Это обеспечивает проверку правильности учетных записей без составления оборотных ведомостей. Оборотные ведомости составляют только по тем счетам, по которым ведут карточки (книги) аналитического учета. По окончании месяца журналы и открыты для них сведения подписываются работниками бухгалтерии, сдавшие их, и главным бухгалтером. Месячные обороты журналов переносят в Главную книгу, о чем делают соответствующие отметки. Главная книга является системным регистром синтетического учета, где обобщаются данные текущего учета, проводится взаимная проверка записей. В Главной книге для каждого синтетического счета отводят отдельную страницу. Кредитовые обороты журналов в Главную книгу переносят общим итогом (поскольку развернута за корреспондирующими счетам их отражают в журнале): дебетовые обороты записывают окрмимы суммами из различных журналов (чтобы показать корреспонденцию дебетового оборота). Итак, журналы и Главная книга взаимно дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию по дебету и кредиту каждого синтетического счета.

Поэтому составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам за этой формы учета нецелесообразно. В конце месяца по каждому синтетическим счетом Главной книги выводят остаток (сальдо), который записывают в отдельную графу. По данным Главной книги составляют бухгалтерский баланс, а по данным отдельных журналов и их сведений - другие формы финансовой и налоговой отчетности. После составления баланса журналы составляют в отдельную месячную папку и сдают в текущий архив бухгалтерии. Журнально-ордерная форма по сравнению с предыдущими имеет следующие преимущества: сокращается объем учетной работы путем устранения промежуточных учетных звеньев (например, составление мемориальных ордеров и их регистрации), избежания многократности и дублирования записей в учетные регистры. есть определенная регламентация порядка ведения учета путем применения журналов с заранее напечатанным перечнем корреспондирующих счетов. ускоряется составления финансовой и налоговой отчетности, поскольку нужна информация содержится в журналах и их сведениям. Поскольку журнально-ордерная форма наиболее распространена в использовании предприятиями и организациями в Украине, подробнее рассмотрим систему регистров ныне действующей журнально-ордерной формы бухгалтерского учета и методические основы ее использования. Применяемая форма бухгалтерского учета основывается на методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Украины от 29 декабря 2000 № 356. Как свидетельствуют данные таблицы, журнально-ордерная форма бухгалтерского учета включает 7 журналов. 3 дебетовые сведения. 13 сведений аналитического учета, Главную книгу, различные реестры, справки и листки-расшифровки. Рассмотрим наиболее принципиальные положения по составлению отдельных регистров журнально-ордерной формы бухгалтерского учета. В состав Журнала 7 входят три сведения аналитических данных относительно дополнительного капитала, нераспределенных прибылей (непокрытых убытков), обеспечений будущих расходов и платежей, информация о которых накапливается нарастающим итогом с начала года. Предложенная форма аналитических сведений может быть использована и для учета уставного, паевого, изъятого и неоплаченного капитала. Учет объектов забалансового учета ведут в специальной ведомости 8, в которой в течение года отражают по простой системой аналитический (пообъектный, личный, номенклатурный) учет поступления и выбытия арендованных необоротных активов, активов на ответственном хранении, контрактные обязательства, гарантии и обеспечения и тп Развитие форм бухгалтерского учета происходит путем расширения аналитичности, усиление оперативности учетной информации и повышения контрольных функций учета. Активная роль в этом принадлежит вычислительной технике, в корне меняет технологический процесс учетно-аналитической работы, создает условия для использования принципиально новых учетных регистров. На данном этапе развития бухгалтерского учета в Украине важное место занимает автоматизация сбора и обработки учетной информации. Задача автоматизации - повышение качества работы как бухгалтеров частности, так и всей бухгалтерии в целом. Конечно, наибольшее количество ошибок в учете при бумажной технологии возникает на этапе переноса данных из одного регистра в другой, а также при составлении различных справок и отчетов. Использование автоматизированного учета позволяет полностью обезопасить себя от подобных ошибок, поскольку, как правило, при автоматизированном учете ведется только один учетный регистр, все остальные формируются автоматически, и риск ошибки при переносе данных между регистрами равна нулю. В Украине используется значительное количество программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, наиболее популярные среди которых - "Парус", "Финансы без проблем", "1С - Бухгалтерия", "Fin Expert" и др. Система "Парус" предназначена для подготовки и учета финансово-хозяйственных документов, накопления информации об осуществлении хозяйственных операций на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности предприятия.

Использование данной системы позволяет: готовить платежные документы. выписывать счета на оплату и накладные на отпуск товаров. вести учет основных средств, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности, денежных средств и тп получать ежемесячную отчетность о движении средств по соответствующим счетам получать баланс предприятия и другие формы финансовой отчетности. Система "Fin Expert - это профессиональная система реального времени для компьютерных сетей, которая предназначена для крупных предприятий с большими объемами данных. Система "1С - Бухгалтерия" является универсальной программой. Основные ее возможности заключаются в том, что она предусматривает: ведение синтетического и аналитического учета относительно потребностей предприятия. ведения количественного многовариантного учета. получение всей необходимой отчетности и разнородных документов по синтетическим и аналитическим учетом, полное настраиваемость (возможность дополнять и изменять план счетов бухгалтерского учета, систему проводок, ведение аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности). автоматический печать выходных (первичных) документов. Применение в учете диалоговых режимов общения и выдачи учетной информации является одной из принципиально новых качеств, присущих новой схеме обобщения. Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. Данные любого уровня разработки можно получить после отражения в учете хозяйственных операций непосредственно после ввода ее в базу данных. Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета предусматривает автоматизированное выполнение задач в бухгалтерском учете как в регламентном, так и в диалоговом режиме, обеспечивает ограниченный доступ как к первичной, так и к систематизированной информации путем ввода паролей, проверки полномочий на доступ к информации. Диалоговая форма ведения бухгалтерского учета характеризуется: • автоматизированной фиксацией всей учетной информации на машинных носителях, автоматизацией документирования. • систематизацией, обобщением и отображением данных бухгалтерского учета. • отображением данных не только в печатном виде, но и в виде видеограмм. • автоматическим контролем исходной информации. • обеспечением расшифровки любого результативного показателя с наведением порядка примененных в машине расчетов и всей входящей информации, использованной для расчетов. • оперативным управлением финансовыми, трудовыми, материальными ресурсами предприятия. • осуществлением анализа данных с их введением. В последнее время учет на многих предприятиях компьютеризированы. Однако еще встречаются и "рукописные" формы учета за слабой обеспеченность ПЭВМ, а также потому, что бухгалтерским работникам трудно освоить компьютерные программы и технологии в условиях постоянного развития программного обеспечения. Если раньше ввода и вывода информации с компьютера сводилось к диалогового заполнения бухгалтерских регистров (журналов, карточек и тп ), то теперь ввод данных в большей степени подстраивается под нужды программы, разрабатываются новые учетные регистры, которые улучшают функционирование учетной системы в целом.