34. Разделы отчета

РАЗДЕЛЫ ОТЧЕТА

В Microsoft Access отчет состоит из нескольких разделов. Для создания нужного отчета необходимо понимать, как работает каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит способ расчета результатов в Microsoft Access. Рассмотрим разделы отчета и их использование подробнее в следующем списке.

Заголовок отчета Печатается один раз в начале отчета. Заголовок отчета используется для сведений, которые обычно отображаются на титульном листе, например, эмблема компании, название или дата. Заголовок отчета печатается перед заголовком страницы. При размещении вычисляемого элемента управления в заголовке отчета значение будет рассчитано для всего отчета. Например, если в заголовке размещается вычисляемый элемент управления, в котором используется статистическая функция Сумма, будет рассчитана сумма для всего отчета.

Заголовок страницы Выводится сверху на каждой странице. Заголовок страницы можно использовать для повторения на каждой странице названия отчета.

Заголовок группы Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по продуктам, заголовок группы можно использовать для печати названия продукта. При размещении в заголовке группы вычисляемого элемента управления, в котором используется статистическая функция Сумма, будет рассчитана сумма для текущей группы.

Данные Печатаются один раз для каждой строки в источнике записей. В разделе данных размещаются вычисляемые элементы управления, составляющие основной раздел отчета.

Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы служит для печати сводных сведений для группы.

Примечание страницы Выводится в конце каждой страницы. Примечание страницы используется для печати номеров страниц или сведений, относящихся к данной странице.

Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. В примечании отчета печатаются итоги отчета или другие сводные данные по отчету в целом.

35. Группировка в отчете

При печати отчета, как правило, требуется представить записи в определенном порядке. Например, при печати списка поставщиков необходимо расположить записи в алфавитном порядке по названию организации.

Для многих отчетов нужно не только отсортировать записи, но и разбить их на группы. Группа представляет собой набор записей наряду с их вводными и итоговыми сведениями, например, с заголовком. Группа состоит из заголовка группы, вложенных групп (если таковые имеются), подробных записей и примечаний.

Группировка позволяет наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для каждой из групп

36. Элементы управления форм и отчетов

Элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также позволяют просматривать данные и работать с ними, например, надписи и рисунки. В Microsoft Access поддерживаются три типа элементов управления: присоединенные, свободные и вычисляемые. Свойства и применение этих элементов управления рассмотрены в следующем списке.

Присоединенный элемент управления    Элемент управления, источником данных которого является поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Наиболее часто используемым типом присоединенных элементов управления является текстовое поле. Например, для текстового поля в форме, в котором отображается фамилия служащего, могут использоваться данные поля «Фамилия» в таблице «Служащие».

Свободный элемент управления    Элемент управления, не имеющий источника данных. Свободные элементы управления служат для отображения данных, а также линий, прямоугольников и рисунков. Например, надпись, отображающая название отчета, является свободным элементом управления.

Вычисляемый элемент управления    Элемент управления, источником данных которого служит выражение, а не поле. Нужное значение элемента управления задается с помощью выражения, которое является источником данных элемента управления. Выражение представляет собой комбинацию операторов (таких как = (равно) и + (плюс) ), имен элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, следующее выражение позволяет вычислить цену позиции с 25%-ной скидкой путем умножения значения поля «Цена» на константу (0,75).