15.)Срочные документы, их разновидности, правила оформления по госТу 6.30-2003.

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Реквизиты телеграммы:

* название вида документа;

* отметка о категории (срочная, молния, правительственная, м/у);

* телеграфный адрес;

* текст;

* ФИО должностного лица.

Текст телеграммы пишется в предельной сжатой форме, отсутствуют предлоги, союзы, местоимения, частицы кроме «не». Знаки препинания сокращаются: зпт, двт, квч, тчк.

Текст пишется крупным шрифтом ч/з 2 интервала, от границы поля без абзацев, на одной стороне листа, переносы слов, исправления не допускаются.

Название вида документа от адресата до текста-4, до адресата-4, затем делится отчеркивающая линия от левого до правого поля и под ней пишется информация, не подлежащая передаче (название предприятия, адрес организации отправителя, должность ИОФ, подпись от лица, подписывающего документ, дата, печать). Телеграмма составляется в 2-х экземплярах: 1-на телеграф, 2-в дело.

Телефонограмма-это документ, передаваемый по телефону или факсу. Передаются приглашения на совещания, заседания.

Реквизиты телефонограммы:

1. название учреждения автора документа;

2. должность ФИО сотрудника, передавшего документ, № тел.

3. наименование организации – получателя, должность ФИО сотрудника, принявшего документ, № тел.

4. время передачи;

5. название вида документа;

6. дата \ индекс;

7. текст;

8. подпись.

Дата телефонограммы – дата передачи.

Требования к тексту:

* не передавать длинных, сложных предложений (не более 50 слов);

* не используются трудно используемые, редко употребительные слова

* составляется в 1 экземпляре;

* срок хранения – 1 год.

Факсограмма – документ, получаемый на бумажном носителе, копия документа по каналам факсимильной связи

Обобщенное название различных документов, выделяемых в особую категорию срочных документов, передаются по телефону, факсу, телетайпу. док-та, дата передачи.

16.)Выписки из документов, оформление их по ГОСТу 6.30-2003 и правила заверения.

Выписка из док-та –заверенная копия части док-та.

Воспроизводятся все реквизиты, часть текста, вопрос и текст повестки дня.

Заверяет должностное лицо, делающая копию док-та. Заверяется надписью:

«Верно

Инспектор л/п ИОФ»

17.)Распорядительные документы, их виды, правила оформления и подписания. Виды бланков.

Распорядительные док-ты – док-ты, в кот фиксируется решение административных и орг-ных вопросов. (Постановление, решение, распоряжение, приказ). Распоряд. док-ты играют важную роль в управлении предприятием. Издание распоряд. док-ов обязательно по организационным вопросам, вопросам планирования, сбыта, труда и зарплаты. Руководители предприятий и учреждений издают приказы, распоряжения, указания. Распоряд. д-ты носят административный характер и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям или должностным лицам. Текст распорядит-го док-та чаще всего сост. из 2 взаимозависимых частей- констатирующей и распорядительной. Констати-рующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами: ПОСТАНОВЛЯЕТ ; РЕШАЕТ (РЕШИЛ) -в решении; ПРЕДЛАГАЮ -в распоряжении; ПРИКАЗЫВАЮ. Вид распоряд. док-та предопределяет и характер изложения его текста. Слова ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ (РЕШИЛ), ПРЕДЛАГАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ печатаются прописны-ми буквами на отдельной строке. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядит. части. Если распорядит. часть предполагает различные по характеру действия и несколько исполни-телей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительные документы оформ-ляются на общем бланке, на бланке конкретного вида документа и на чистых листах формата А4. В состав реквизитов входят: название учрежде-ния, наименование вида документа, дата, индекс, номер, место составле-ния, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования, отметка об исполнении документа и направле-нии его в дело. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения.