28.)Подготовка документов к архивному хранению, сдача их по описи в архив учреждения, уничтожение документов.

Подготовка исполненных док-ов к последующему хранению и использо-ванию яв-ся последним этапом про-цессса делоп-ва. Осн. цель — упорядо-чение и хранение исполненных док-ов. Подготовка исполненных док-ов к хранению и использованию включает в себя: -экспертизу (оценку) научн. и практической цен-ти док-ов; -оформ-ление дел; -описание док-ов пост. и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; -обеспечение сохранности дел; -передачу дел в архив учрежде-ния. Для опред. категорий дел пост. и врем. сроков хранения составляется внутр. опись док-ов, содержащихся в деле. Внутр. опись составляется на отдельном листе по установленной форме и подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты. В опись вносится каждый документ дела, указываются ин-декс докум-та, его дата, краткое соде-ржание, кол-во листов. Перед внесе-нием полностью оформленных дел в опись их систематизируют. В описание каждого дела входит: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, дата, кол-во листов, срок хранения и примечание. Опись дел структурных подразделений сост. в 2 экземплярах: 1-й передается в архив, 2-й - в структур-ное подразделение. Описи представляют в архив через год после завершения дел в делоп-ве, за исключением описи дел структурных подразделений министер-ств, кот. представляют их через 2 года. Дела времен. (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат и должны храниться в канце-лярии. В конце описи в каждом ее эк-земпляре цифрами и прописью указы-вается кол-во принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, сдающего дела. После проведе-ния экспертизы научной и практи-ческой ценности док-ов составляется акт о выделении их к уничтожению. Акт составляется на дела всей организа-ции. К акту подшивается квитанция о сдаче док-ов.

29.)Должностная инструкция, порядок ее разработки, оформление и утверждение.

Должностная инструкция – это документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции при осуществлении деятельности в определенной должности. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция разрабатывается отделом кадров или руководителем структурного подразделения, подписывается составителем и утверждается руководителем. Датой введения в действие является дата утверждения.

Основные разделы текста:: общие положения: функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения, связи по должности.

Реквизиты должностной инструкции:

1. наименование организации, название структурного подразделения;

2. название вида документа;

3. дата\индекс;

4. место оставления или издания;

5. заголовок в именительном падеже;

6. текст;

7. гриф утверждения;

8. подпись;

9. гриф согласования

30.)УСЗ (унифицированная система документации), требования к оформлению документов по ГОСТу 6.30-2003. Виды бланков. Дать определение ОРД, юридическая сила документов.

Унифицированная система документации – система док-ции, создаваемая по единым нормам и требованиям, содержащая инфо, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

В основу унификации док-тов положен общий признак построения док-тов – формуляр.

Максимальный набор реквизитов = 30. Рабочее поле – место в док-те, где располагаются реквизиты, служебное поле – место, не занятое реквизитами.

Расположение реквизитов: -угловое, -продольное

Реквизиты:

1.Герб России 2.герб субъекта РФ 3.товарный знак или эмблема 4.код организации 5.основной гос. регистрационный номер (в штампе) 6.идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учёт 7.код формы док-та 8.наименование предприятия 9.справочные данные об организации 10.название вида документа (крупный шрифт без знак.препин.) 11.дата док-та 12.индекс (регистрационный номер) док-та 13.ссылка на дату и номер входящего док-та (для писем) 14.место составления или издания (если нет в штампе) 15.адресат 16.гриф утверждения док-та 17.резолюция (от лица руководителя) 18.заголовок к тексту (строчными буквами с заглавной, без зн.преп.) 19.отметка о контроле 20.текст док-та (основной элемент) 21.отметка о наличии приложений 22.подпись (л.-должность, центр-л/п, п.-расшифровка (в служебных док-тах)) 23.гриф согласования 24.визы согласования 25.печать 26.отметка о заверении копий 27.отм. об исполнителе 28. отм. о направлении док-та в дело 29.отм.о поступлении док-та в организацию 30.идентификатор электронной копии док-та.

Языковая формула док-та – устойчивое слово, словосочетание, предложение, клише, организующее основной текст док-та и закреплённое за конкретным видо док-тов.

Требования к бланкам: -формат А4, А5; -поля (лев.-20-35, прав.-10, ниж., верх.-20 мм).

3 вида бланков:

1-общий; 2-бланк письма; 3-бланк конкретного вида док-тов.

Организационно-распределительная документация – док-ция, создаваемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности предприятия или учреждения.

Виды ОРД: 1-организационный (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2-распорядительный (приказы, распоряжения, указания, протокол, постановления, решения)

3-информационно-справочный (акт, письмо, докладная и объяснит. записки, справка, телеграмма) 4-документация по личному составу (приказы по л/с, трудовые книжки, трудовые договора, рекомендательные письма).

Юр.сила док-та – свойство док-та, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.