5. Робота зі списками

Сортування даних в Excel 97 зазнають записи таблиці за зростанням (спаданням) значень вибраного реквізиту-ключа або кількох ключів з урахуванням або без ураху­вання регістра літер.

Запис – це сукупність логічно пов'язаних між со­бою даних, що характеризують деякий об'єкт. В ЕТ запису відповідають дані, які знаходяться в одному рядку (стовпці). Також такий набір даних ще називають кортежем, а назву стовпця таблиці – атрибутом.

Початковим ключем сортування мо­же бути ім'я будь-якого із стовпців таблиці даних або відповідні їм заголовки (атрибути). Під час організації сортування, крім задання ключа і способу впорядкування даних, установлюють також діапа­зон елементів таблиці, в якому воно має виконуватися. Діапазон сортування виділяється «буксируванням» курсору миші або за допомогою ком­бінації клавіш <Shift+>, <Shift+>. Точне задання діапазону – необхідна умова для збереження структури документа.

Примітка: Найменування документа, заголовки його стов­пців (рядків) і підсумкові рядки з процесу сортування завжди виключаються.

Процедура сортування може порушити логічний зв'язок між комірками (даними). Тому під час сортування даних таблиці необхідно дотримуватися таких правил:

• у формулі, що залежить від комірок поза списком, використовувати тільки абсолютні посилання;

• під час сортування рядків (стовпців) слід уникати за­стосування формул із посиланням на комірки, що знаходяться в інших рядках (стовпцях) таблиці.

Сортування безповоротно змінює структуру початко­вої таблиці, а якщо користувач помиляється, то практич­но знищує її. Для швидкого відновлення початкової таб­лиці доцільно пронумерувати її рядки (стовпці). Номери можна проставити в будь-якому вільному стовпці (рядку) таблиці; їх сортування за зростанням завжди приведе до відновлення початкового порядку записів.

Швидке сортування табличних даних за зростанням (спаданням) забезпечується двома однойменними кнопками-піктограмами (“АЯ” та “ЯА”). При цьому текстові дані розміщуються за алфавітом або за зворотним йому порядком. Як ключ сортування за замовчуванням береться поле першого стовпця виділеного діапазону.

Взагалі сортування виконується за командою “Дан­ные–Сортировка”, яка активізує вікно «Сортировка диапа­зона». У цьому вікні проводиться ідентифікація полів-ключів сортування за «підписами...» (тобто за заго­ловками стовпців початкової таблиці) або за «позначення­ми...» (тобто за іменами стовпців ЕТ); далі вибирається один із ключів сортування («Замовник», «Дата замовлен­ня» тощо), а також установлюється спосіб упорядкування діапазону даних («за зростанням» або «за спаданням»). Потім у разі необхідності задають параметри повторного сортування і в останню чергу – параметри третього, за­вершального сортування. Використовуючи інструмент сортування, можна легко здобути різноманітну аналітичну інформацію.

6. Створення графіків і діаграм засобами Еxcel 97

За допомогою Excel 97 можна будувати 14 стандартних типів діаграм, деякі з них має ще кілька нестандартних різновидів. Побудова будь-яких діаграм проводиться спеціальною програмою «Мастер диаграмм», яка прак­тично повністю автоматизує цей процес, залишаючи за користувачем тільки введення даних і прийняття ряду елементарних рішень.

Рисунок 4.2 - Типова структура діаграми

Розглянемо типову структуру діаграми Excel на прикладі гістограми, яка має вигляд стовпцевої діаграми (рисунок 4.2). У ній число стовпців у групах визначається кількістю змінних. Стовпці груп, що відповідають одній змінній, зображуються однаково; їхня ви­сота пропорційна значенню змінних. Кількість груп стовпців дорівнює числу значень змінних. Майстер діаграм за замовчуванням ви­користовує заголовки стовпців як мітки осі X, а заголов­ки рядків – для ідентифікації змінних Y.

Створення діаграм, як правило, розпочи­нається з виділення області даних, що підлягають відобра­женню. Область включає власне дані (B5:D7) або дані з заголовками стовпців і рядків (A4:D7). Але початковий діапазон даних можна виділяти і пізніше в ході побудови діаграми.

Процес створення діаграм за допомогою “Майстра” роз­бивається на чотири кроки. При правильному призначенні початкового діапазону даних “Майстер діаграми” здатний сформувати її практич­но за перший крок його роботи (деякі па­раметри призначаються ним за замовчуванням).

Вибір типу діаграми (крок 1 з 4). Вибравши тип та вигляд діаграми із запропонованих, користувач може переглянути її зразок (параметр «Просмотр результата»).

Вибір даних для побудови діаграми (крок 2 з 4). Вкладка «Диапазон данных» забезпечує:

• введення або зміну діапазону даних, необхідних для побудови діаграми;

• вибір способу формування рядів діаграм за рядками або за стовпцями виділеного діапазону;

• відображення сформованого зразка, перехід до чер­гового кроку або повернення до першого.

Діапазон даних, який може включити заголовки стовпців і рядків, вводиться у поле «Диапазон» вручну або вибором його початкової та кінцевої комірок у самій таблиці. Якщо діалогове вікно затуляє таблицю, то його потрібно скоротити до розмірів поля «Диапазон», клац­нувши лівою клавішею миші на кнопці мінімізації з чер­воною стрілкою. Адреси комірок діапазону – абсолютні (з ознакою $), що виключає їх зміну при будь-якому пе­реміщенні діаграми в межах робочого листка.

Порядок форму­вання рядків діаграми визначається вибраним варіантом задання даних: «по рядках» або «по стовпцях». У першому випадку заголовки стовпців та рядків є відповідно кате­горіями осей X і змінними; у другому випадку – навпа­ки. Вкладка «Ряд» фактично реалізує режим формування рядів діаграми. У полях цієї вкладки задаються:

• ім'я кожного ряду (змінної) та адреси його розмі­щення;

• діапазон значень кожної змінної (ряду);

• діапазон розміщення категорій по осі X.

Встановлення параметрів діаграми (крок 3 з 4) (введення заголовків діаграми та ідентифікація її осей, встановлен­ня будь-яких параметрів діаграми, пов'язаних з її зовнішнім оформленням). Вкладка «Заголовки» забезпечує ручне введення заголовків діаграми, заголовків по осях. Вкладка «Оси» визначає вмикання (вимикання) міток осей. За допомогою вкладки «Линии сетки» вмикаються (вимикаються) основні та проміжні лінії по осях, тобто формується сітка діаграми. Вкладка «Легенда» дає змогу вмикати (вимикати) ле­генду та змінювати її положення відносно діаграми.

Розміщення діаграм (крок 4 з 4). Діаграму можна розмішувати на одному листку із даними або на власному листку робочої книги. Вибір варіанта розміщення діа­грами здійснюється в діалоговому вікні Майстра діаграм за допомогою двох перемикачів. Останнє діалогове вікно закривається натисненням на клавішу <Enter> або клацанням миші на кнопці «Готово».

Редагування діаграм. Для редагування будь-якої області спочатку її активізують подвійним клацанням лівою клавішею миші на будь-якій її точці. На екрані з'яв­иться вікно форматування «Формат области диаграм­мы» з вкладками «Вид», «Шрифт» і «Свойства». Це вікно можна активізувати також за командою “Формат области днаграмы” з контекстного меню.

Вкладка «Вид» дає змогу встановити колір, товщину та тип лінії рамки областей діаграми, а також колір і спосіб їх заливання. Вкладка «Шрифт» забезпечує вибір типу шрифту, його розміру, зображення, кольору, способу підкреслення і т. д. Вкладка «Свойства» забезпечує прив'язку об'єкта до області діаграми і захист її комірок.

Контекстне меню редагування діаграм ак­тивізується клацанням правою клавішею миші, коли об­ласть діаграми або область її побудови виділено. До меню області діаграми входять: команда “Формат области диаграммы” і чотири команди, які практично реалізують функції (кроки) “Майстра діаграм”. Що сто­сується параметрів «На передний план» і «На задний план», то вони забезпечують висування області відносно таблиці даних.

Форматування осей діаграм. В Excel 97 масштаб зна­чень по осях X та Y, а також координати точки перетину осей (0,0) встановлюються автоматично. Для корегування масштабу відображення даних із контекстного меню за командою “Формат оси” викликається однойменне вікно. Вкладка «Шкала» дає змогу встановити діапазон зміни значень даних і ціну поділки по осі. Діалогове вікно «Формат оси» містить також ряд інших вкладок, які дають змогу змінити товщину, колір і тип лінії, параметри шрифту, формати чисел й орієнтацію підписів вибраної осі.

Друкування діаграм. Для друкування діаграми потрібно підігнати її розміри під розмір друкарської сторінки. З цією метою треба перейти до режиму попереднього перегляду, виконати команду “Страница–Диаграмма–Использовать всю страницу”, а потім команду “Печать”. В іншому випадку розмір діаграми регулюється «буксиру­ванням» її граничних маркерів або встановленням від­повідного масштабу (дивись пункт “Друкування робочих листів і книг”).