2. Формування робочого листка Excel, введення даних та їх адресація

Основою будь-якого табличного процесора є ЕТ, яка розміщується в пам‘яті ПК після його завантаження. Стандартна таблиця Excel має 65536 рядків і 256 стовпців. Рядки таблиці ідентифікуються числами від 1 до 65 536, а стовпці — літе­рами латинського алфавіту від А до Z, від АА до AZ, від ВА до BZ і від ІА до IV. Зазвичай на екрані монітора розміщується приблизно 9 стовпців і 18 рядків ЕТ. Тому екран відіграє роль вікна, в якому відображається тільки частина ЕТ розміром 9x18. Переміщуючи вікно, можна переглядати задані частини таблиці і таблицю в цілому.

Кожна клітка (комірка) таблиці має свою адресу або ім'я. Наприклад, адреса В14 вказує на розміщення комірки в стовпці В і рядку 14 таблиці. Комірка таблиці, в якій розміщено курсор, називається активною; тільки в неї можна вводити потрібну інформацію (число, текст або формулу). В Excel адресуються не тільки окремі комірки таблиці, а й діапазони комірок, що включають частину стовпця, частину рядка або блок сусідніх комірок. Напри­клад, діапазон A3:F3 – це частина рядка 3, що містить 6 комірок; D8:D11 – частина колонки D, що містить 4 комірки; С1:Е11 – блок комірок, заданий адресами лівої верхньої та правої нижньої комірок, який містить 33 комірки.

Стандартна ширина стовпця, що призначається систе­мою за замовчуванням, дорівнює 9 позиціям (символам). Вона може змінюватися користувачем за бажанням. (Примітка: Ширина стовпця не впливає на розрядність да­них, які зберігаються в оперативній пам'яті комп'ютера, і, та­ким чином, не впливає на точність обчислень. Однак вона впливає на кількість розрядів, що відображаються на екрані даних. При незбігу розрядності даних із шириною стовпця їх відображення на екрані може бути зрізаним).

Формування робочого листка в Еxcel. Табличний процесор оперує з такими об'єктами, як робочі книги і листки, комірки, діапазони комірок, стовпці та рядки. Робота з будь-яким об'єктом завжди по­чинається з його виділення. При цьому фактично за­дається місцеположення даних, які стають доступними для введення, виведення й оброблення. Для виділення будь-якої комірки робочого листка, наприклад комірки А1, досить помістити в неї курсор і клацнути мишею. Поява жирної рамки свідчить про те, що комірка стала активною і в неї можна вводити дані або формулу. Посилання на комірку А1 відображається в полі імені робочого листка. Діапазони суміж­них комірок, стовпців, рядків і блоків, наприклад E2:G5 або І2:І8, виділяються «буксируванням» покажчика миші, тобто перетягуванням його по екрану при натисненій лівій клавіші миші. Для виділення всього робочого листка досить клацнути мишею на кнопці «Выделить все», яка розміщується на перетині заголовків стовпців і рядків.

В Excel можна одночасно виділяти також кілька несуміжних комірок або діапазонів, які доступні для оброблення. Для цього потрібно скористатися «буксиру­ванням» покажчика миші при натисненій клавіші <Ctrl> для кожного діапазону, виключаючи перший.

Введення тексту і його форматування. Вибір типу шрифту для виділеного об'єкта проводиться за списком кнопки-піктограми «Шрифт» панелі форматування. Розміри шрифту в пунктах вибираються із списку кнопки-піктограми «Размер шрифта». Текст вводиться в активну комірку та у пам‘ять ПК при натисненні на клавішу «Enter» або подвійним клацанням лівою клавішею миші. Він може вирівнюватися по лівому краю, центру або по правому краю за допомо­гою однойменних піктограм-кнопок. Для виправлення помилок використовують клавіші керування <Delete> та <BackSpace>.

Довгі заголовки таблиці, розміщені в кількох комірках стандартної довжини, як правило, об'єднують, а потім центрують (за допомогою кнопки «Объединить и поместить в центр»). Взагалі формат комірок і параметри тексту задаються за командою «Формат-Ячейки», яка активізує однойменне вікно з шістьма вкладками. Вкладка «Число» використовується для вибору форматів даних. Вкладка «Выравнивание» забезпечує зміну орієнтації тексту на ±90, об'єднання елементів таблиці та автопідбір їхньої ширини, перенесення слів у межах комірки, а також відступ і вирівнювання вмісту комірок по горизонталі та вертикалі. Вкладка «Шрифт» надає користувачеві широкі можливості шрифтового оформлення робочого листка. Вкладка «Граница» містить будь-які лінії, що створюють контури комірок і дають змогу виділити дані (товщина ліній варіюється).

Введення чисел. Будь-яке число, як і текст, вводиться у вибраний еле­мент таблиці. Введення завершується натисненням на клавішу <Enter> або клацанням лівою клавішею миші на однойменній кнопці “” розміщеній в рядку фор­мул. У тих випадках, коли розрядність чисел перевищує ши­рину комірок, система заповнює їх символами #### або перетворює на нормальну форму. Формат числових даних вибирається із списку опції «Число» вікна «Формат ячеек». Останнє, як відомо, активізується за командою “Формат–Ячейки” (формати «Общий», «Числовой», «Денежный», «Финансовый», «Дата», «Время», «Текстовый», «Дополнительный» і т. д.).