Редагування даних в Excel 97
Переміщення і копіювання об'єктів робочого листка. У процесі формування і редагування таблиць-документів часто доводиться змінювати порядок рядків, стовпців і комірок, що містять дані. Ця процедура виконується за допомогою контекстного меню, яке забезпечує переміщення, копіювання та зсув виділених об'єктів робочого листка в будь-якому напрямку.
Переміщення об'єктів можливе також їх простим «буксируванням». Для цього необхідно: виділити об'єкт, активізувати покажчик миші на межі об'єкта, натиснути й утримувати в цьому стані ліву клавішу миші та клавішу <Alt>, нарешті, перетягнути об'єкт на нове місце і відпустити клавіші. Вставлений таким чином об'єкт витісняє сусідні, зсуваючи їх униз або праворуч.
Вставлення стовпців і рядків. Для вставлення порожнього стовпця треба виділити стовпець таблиці, перед яким необхідно його розмістити, і виконати команду «Вставить–Столбец». За цією самою командою вставляється також задане число стовпців, але для цього заздалегідь виділяється відповідне число стовпців таблиці. Аналогічно за командою «Вставить–Строку» вставляються рядки. Вставлення стовпців (рядків) супроводжується автоматичною підстройкою формул таблиці за місцем їх нового розміщення.
Вставлення комірок. Порожні комірки вставляються в таблицю за командою «Вставка–Ячейка». Вставлення комірок (діапазону комірок) у заповнену таблицю супроводжується зсувом цілого ряду її комірок. Напрямок зсуву (праворуч або вниз) задається користувачем. Число вставлених комірок визначається числом комірок у виділеному діапазоні. За допомогою параметрів вікна в таблицю можна добавляти не тільки комірки, а й рядки та стовпці.
Вилучення об'єктів робочого листка. Вилучення непотрібних рядків, стовпців і комірок здійснюється за командою «Правка–Удалить», яка активізує діалогове вікно «Удалить ячейку». За структурою це вікно аналогічне вікну «Добавление ячеек», але виконують протилежну дію – вилучення.
Організація обчислень в Excel
Введення формул і розрахунок. Послідовність дій над операндами записується у вигляді специфічних формул, що починаються зі знака рівності, наприклад:
= А5-В7, = СУММ (С1:С10), = СТЕПЕНЬ (А1;А2),
де СУММ і СТЕПЕНЬ – імена стандартних функцій додавання і піднесення до степеня відповідно.
Будь-яка формула, як текст або число, вводиться у вибрану комірку робочого листка вручну. З метою економії часу і виключення помилок, введення посилання на комірки або їхні діапазони можна виконувати за допомогою миші. Для цього досить клацнути її лівою клавішею на поточній комірці або виділити «буксируванням» курсору потрібний діапазон.
У формулу можна включати імена стандартних функцій, вибираючи їх зі спеціального списку вікна «Мастер функций». Останнє активізується кнопкою «Функции». Майстер функцій автоматизує процес їх введення, залишаючи за користувачем тільки вибір функції та введення деяких констант.
Формули можна копіювати з автоматичною настройкою їх за новим місцеположенням. У зв’язку з цим в Excel використовують два типи адрес (посилань) комірок: абсолютні та відносні. Абсолютні адреси застосовують, якщо у формулу треба ввести значення з фіксованої комірки:
=СУММ(А1:С1)*$F$5, де $ – ознака абсолютного посилання.
Під час переміщення (копіювання) формул абсолютні адреси залишаються незмінними. Відносні адреси (посилання) змінюються відповідно до нової позиції формули:
=СУММ(А1:С1)*$F$5 ... =СУММ(А5:С5)*$F$5.
Формула повністю відображається в рядку формул (рисунок 4.1).
Рисунок 4.1 - Рядок введення формул
Для редугування формули потрібно клацнути лівою клавішею миші на відповідній комірці, а потім на рядку введення формул. Після появи миготливої вертикальної риски-курсору можна розпочинати корекцію формули, скориставшись клавішами керування <Delete>, <Insert> та <BackSpace>.
Автообчислення забезпечує формування ряду підсумкових значень поза робочим листком (в рядку стану вікна), що використовуються для аналізу й оцінки результатів обчислення. Тип підсумкового значення (середнє, кількість значень і чисел, максимум та ін.) задається за допомогою команд спеціального контекстного меню, яке активізується клацанням правою клавішею миші на рядку стану вікна Excel. Вибране користувачем підсумкове значення виділеного об'єкта робочого листка відображається в рядку стану.