21. Форматирование данных в Excel.

После ввода данных в ячейки листа для представления информации на экране и в распечатанном виде проводится форматирование. Основные ко­манды для этого (Ячейки…, Строка, Столбец, Лист, Автоформат…, Ус­ловное форматирование, Стиль) включены в пункт меню Формат/

Форматирование ячеек не меняет внутреннего представления данных, а только влияет на их внешний вид. Для форматирования ячейки (диапазона) надо выделить ячейку и подать команду Ячейки из пункта меню Формат. Окно диалога содержит шесть вкладок с набором команд для изменения внешнего вида ячеек листа.

Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Числовые форматы позволяют изменять внешний вид чисел, вклю­чая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел.

При создании заголовков столбцов в пользовательских таблицах, так на­зываемой «шапке» таблицы, часто используют прием, позволяющий отобра­зить текст, введенный в одну ячейку таблицы, сразу в нескольких соседних с ней ячейках. Этот прием заключается в использовании кнопки Объединить и поместить в центре.

Вкладка Шрифт диалогового окна Формат ячеек содержит команды для изменения шрифта, начертания, размера и цвета данных в выделенных ячейках.

Команды этой группы объединены во вкладке Граница диало­гового окна Формат ячеек. Для добавления заливки к ячейкам в диалоговом окне Формат ячеек необходимо выбрать вкладку Вид, а в ней нужные цвета и фоновый узор. Цвет фоновой заливки ячеек можно изменить кнопкой Цвет заливки на панели инструментов Форматирование.

Для защиты таблиц и их элементов используется вкладка Защита.

меню Формат имеется команда Автоформат, которая при формати­ровании одновременно накладывает несколько атрибутов формата. По умол­чанию эта команда автоматически устанавливает следующие флажки: Вы­равнивание, Формат чисел, Рамка, Шифр, Узоры, Ширину и Высоту.

22. Вычисления в электронных таблицах Excel с помощью формул и функций.

Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Формулы по­зволяют табличным процессорам осуществлять их основное назначение - выполнять большой объем вычислений. Формула может вводиться в одну или несколько ячеек и состоять из констант (числовых или текстовых), пере­менных, знаков математических операций и функций. При вводе формул первым символом должен быть знак равенства (=). Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В каче­стве операндов используются данные (числа, тексты, логические значения, встроенные функции), а также ссылки на отдельные ячейки или блоки ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгеб­раические) и логические формулы. В арифметических формулах использу­ются следующие операторы арифметических действий: (+) сложение, (-) вы­читание, (*) умножение, (/) деление, (^) возведение в степень. При вычисле­ниях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок вы­полнения арифметических операций. Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифмети­ческой формулы является число. Логические формулы могут содержать ука­занные операторы сравнения, а также специальные логические операторы, например: - логическое отрицание «НЕ», логическое «И», логическое «ИЛИ». Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным - 0.

В формулах в качестве операндов могут выступать не только данные и адреса или имена ячеек, но и функции. Функции могут быть встроенными или определяться пользователем. Функции используются для простых или сложных вычислений. Встроенные функции Excel делятся на следующие ка­тегории: математические, логические, тригонометрические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инже­нерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

Математические функции, например, выполняют различные математи­ческие операции. Статистические функции выполняют операции по вычис­лению параметров случайных величин, или их распределений, представлен­ных множеством чисел. Текстовые функции выполняют операции над тек­стовыми строками или последовательностью символов. Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых за­висит от истинности проверяемого условия. Финансовые функции использу­ются в сложных финансовых расчетах, например определение размера еже­месячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных от­числений и др. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разде­ленных запятыми.

Для использования функций в формуле нужно указать ее имя и аргу­менты. Имена большинства записываются с использованием символов ки­риллицы, однако есть функции, названия которых не переведены на русский язык. Функции выполняют вычисления над аргументами в указанном по­рядке, называемом синтаксисом (например, функция СУММ складывает зна­чения группы ячеек, а функция ППЛАТ вычисляет величину выплаты за один период годовой ренты на основе постоянных выплат и постоянной про­центной ставки). Список аргументов может состоять из чисел, текста, логи­ческих величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений оши­бок (например, #Н/Д), функций или ссылок. Необходимо следить за соответ­ствием типов аргументов. Аргументы перечисляются в круглых скобках по­сле имени функции, отделяясь друг от друга точкой с запятой. Максимальное количество аргументов функции не должно превышать 30, а длина формулы не может быть более 1024 символов.

Ввод функция можно осуществлять вручную. Однако для простоты ра­боты используется Мастер Функций, выполняющий по шагам диалоговую процедуру задания имени функции и ее аргументов.