18. Набор, редактирование и оформление текстовых документов Word.

Новый документ создается разными способами и на разной основе - на основе некоторого образца, называемого шаблоном (шаблон – это именован­ная совокупность параметров для создания документа, сохраняемая в биб­лиотеке шаблонов). Например, при создании документа по умолчанию авто­матически применяется шаблон Обычный (шрифт Times New Roman, раз­мером 12 пунктов, выравнивание слева, одинарный интервал между стро­ками, запрет висячих строк). Но если создавать документ с помощью меню Файл командой Создать – откроется диалоговое окно «Создание доку­мента», представляющее библиотеку шаблонов для различных документов.

Каждый такой документ может иметь различное внешнее представление (Word предлагает несколько режимов отображения документа на экране). Выбор режима зависит от типа документа и выполняемой работы (переклю­чение режимов просмотра документа можно выполнить с помощью соот­ветствующих команд меню или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки).

Обычный режим позволяет сосредоточиться на содержании документа, совершенствовании стиля изложения, а также выполнить простое формати­рование (удобен для ввода, редактирования текста и перемещения по доку­менту, поскольку позволяет увидеть все виды форматирования символов и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы).

Режим Разметка страницы больше подходит для сложного форматиро­вания, перемещения, копирования (он позволяет увидеть страницу с полями, рисунками, колонками, сносками и колонтитулами в том виде, в каком она будет напечатана). Этот режим удобен для компоновки страницы и разме­щения объектов, однако он больше загружает процессор и замедляет работу.

Режим Web-документа дает представления о том, как будет выглядеть документ в окне Web-обозревателя (для упрощения процесса чтения доку­мента на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком).

Режим Структура отображает организацию документа, выделяя заго­ловки различных уровней (применяется для просмотра и изменения струк­туры больших документов). Позволяет просматривать как иерархию заго­ловков, так и содержимое выделенного заголовка.

В режиме Схема документа в левой части окна документа представ­лены заголовки, щелчок на которых позволяет перемещаться по документу.

В режиме Во весь экран область документа максимально увеличивается за счет панелей инструментов и элементов управления окна, которые не ото­бражаются на экране.

Итак, перед тем как вводить текст желательно определить размеры выбрать стиль основного шрифта и его размер а также произвести установку абзацного отступа.

19. Табличные процессоры (общие сведения и интерфейс табличного процессора Excel).

Большинство задач, решаемых в системах организационно-экономического управления, связано с обработкой больших объемов данных, их интеграцией, с использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, с необходимостью их группировки и сортировки по разным пока­зателям, проведением анализа данных, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно успешно решить, применив в работе табличные процессоры (электронные таблицы).

Идея создания электронной таблицы принадлежит студенту Гарвард­ского университета Д.Бриклину (1979 г.), Он и его друг Б.Франкстон (кото­рый разбирался в программировании) разработали первую программу элек­тронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Современные табличные процессоры удовлетворяют практически лю­бого пользователя с любым диапазоном его профессиональных запросов. Наиболее эффективно табличные процессоры применяются в бухгалтерском учете, банковском деле, распределении и использовании ресурсов, проектно-сметных работах, обработке больших массивов информации, технических расчетах и других сферах деятельности.

Excel представляет собой обычное окно в Windows, которое содержит все стандартные элементы: строку меню, панели инструментов, строку фор­мул (присутствует только в окне Excel), строку состояния, рабочее поле и др. Окно Excel состоит как бы из двух вложенных друг в друга окон. Внеш­нее - это программное окно Excel, внутреннее окно - это рабочая поле или страница (а в целом – рабочий лист).

Рабочее поле состоит из ячеек, которые формируются именованными столбцами и строками. Ячейка - адресуемая область оперативной памяти. Ее адрес устанавливается координатами (названием) столбца и номером строки.

Активная ячейка - та, которая выде­лена курсором (в каждый момент времени активной ячейкой является только одна). Текущая строка и текущий столбец - те, которые связаны с ак­тивной ячейкой. Можно выделить и диапазон ячеек.

Итак, рабочий лист представляет собой саму таблицу, диаграмму и дру­гие объекты. Рабочие листы делятся на ячейки и помечаются специальными ярлыками (листы являются основными блоками для хранения данных в Excel). Переход от одного рабочего листа к другому осуществляется с помо­щью ярлыков. Рабочие листы, взятые вместе, образуют рабочую книгу. . В одной книге может быть от 1 до 255 элек­тронных листов, на каждом из которых можно разместить несколько таблиц или диаграммы.

К основным функциональным возможностям Excel можно отнести:

• выполнение всего комплекса операций по построению таблиц и обработке данных в них;

• защита информации от несанкционированного доступа;

• возможность использования двух- и трехмерной графики;

• с данными электронных таблиц можно работать как с базой данных;

• таблицы можно связывать между собой, что уменьшает непосредственный ввод данных и обеспечивает эффективную технологию их обработки;

• богатый язык макрокоманд, позволяющий автоматизировать обработку таблиц;

• автоматический перерасчет и обновление связей при вводе или изменении данных;

• возможность создавать собственные программы в среде программирова­ния VBA.