Как оформить бартерную операцию?
Рассмотрим следующую ситуацию. Компания получила от фирмы «Политекст» товар «Холодильники». Фирма «Политекст» в оплату данного товара согласилась принять от компании имеющийся у нее товар «Вентиляторы».
Оформим данную операцию.
Поступление от фирмы «Политекст» товара «Холодильники» оформляем с помощью документа «Поступление товаров (купля- продажа)». Отгрузку товара «Вентиляторы» оформляем с помощью документа «Реализация товаров (купля-продажа)».
Поскольку в программе нет деления по взаиморасчетам на поставщиков и покупателей, то если эти документы оформлялись в рамках одного договора, то никаких дополнительных документов оформлять не надо.
Если документы оформлялись по разным договорам, то необходимо оформить один документ «Корректировка долга», в котором по одному договору установить сумму в графу «Увеличение долга», а по другому договору - в графу «Уменьшение долга».
РАБОТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
В каком справочнике ведется список подотчетных лиц?
Отдельного справочника для подотчетных лиц в программе нет. Список подотчетных лиц ведется в справочнике «Физические лица». Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу «Сотрудники», в которую и заполнять информацию о подотчетных лицах.
Как оформить выдачу денежных средств подотчетному лицу?
Данная операция оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Выдача подотчетнику». Сумма может быть выдана из любой кассы компании в любой валюте. Однако, следует иметь в виду, что если подотчетному лицу выданы денежные средства в валюте, то и отчитаться за них он также должен в этой валюте.
Например, подотчетному лицу были выданы две суммы 100 рублей и 100 долларов.
Подотчетное лицо истратило 120 рублей и 50 долларов. В этом случае должно быть составлено два авансовых отчета: один в рублях, а другой в долларах. По первому отчету у подотчетного лица будет перерасход 20 рублей, а по второму отчету подотчетное лицо должно вернуть 50 долларов.
Каким документом оформляется приобретение различных материальных ценностей на выданные ему денежные средства?
Данная операция оформляется документом «Авансовый отчет». Товарно-материальные ценности заносятся на закладке «Закупка». Товарно-материальные ценности, указанные в документе, после проведения документа будут автоматически оприходованы на склад.
Каким документом оформляется расход выданных подотчетному лицу сумм на оплату поставщикам, за поставленные им ранее товары?
Данная операция оформляется документом «Авансовый отчет» на закладке «Оплата». После проведения документа автоматически изменяется сумма задолженности перед поставщиком.
Каким документом оформляются командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и пр.?
Данная операция оформляется документом «Авансовый отчет на закладке «Прочее»».
Как составить и распечатать авансовый отчет?
Для составления авансового отчета оформляется документ «Авансовый отчет». При выборе подотчетного лица табличная часть документа автоматически заполняется суммой выданных ему денежных средств.
На соответствующих закладках заполняется информация о том, на что были израсходованы денежные средства подотчетником.
В том случае, если подотчетному лицу были выданы денежные средства в различной валюте, то должны быть составлены отдельные отчеты по каждой валюте. Печать авансового отчета оформляется непосредственно из документа по кнопке «Печать».
Как оформить возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица?
Данная операция оформляется документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Возврат денежных средств от подотчетника».
В каком отчете можно получить полную информацию о взаиморасчетах с подотчетным лицом?
Полную информацию о взаиморасчетах с подотчетным лицом можно получить в отчете «Ведомость по подотчетникам».
Установив в настройках отчета порядок группировки данных «Подотчетное лицо « - «Документ движения» можно установить, кто из подотчетных лиц не рассчитался за выданные ему суммы.
Группировку по валюте следует использовать в том случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в различной валюте.
С помощью множественного отбора можно сформировать отчет по произвольному списку подотчетных лиц.
ПРОЧИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ И РАСХОДЫ
Как оформить в программе получение кредита из банка, а также другие поступления на расчетный счет компании, не связанные с торговыми операциями?
Данная операция оформляется с помощью документа «Строка банковской выписки (приход)» с установленным видом операции «Прочий приход денежных средств». Прочие приходы и расходы денежных средств можно распределять по статьям движения денежных средств, которые заполняются пользователем произвольным образом в справочнике «Статьи движения денежных средств».
С помощью отчета «Оборот денежный средств» за период можно посмотреть движение денежных средств компании в разрезе статей затрат.
Как отразить в программе расход денежных средств, не связанный с торговыми операциями?
Данные операции оформляются аналогично поступлению денежных средств с помощью документов «Строка банковской выписки (расход)» и «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Прочий приход денежных средств».
Как учесть дополнительные расходы при поступлении товаров?
При поступлении товаров программа позволяет учитывать два вида дополнительных расходов: дополнительные расходы, включающиеся в себестоимость товаров и дополнительные услуги сторонних организаций, которые не должны отражаться в себестоимости приобретенных товаров. Рассмотрим примеры оформления дополнительных расходов.
Классификация дополнительных расходов
Для классификации дополнительных расходов в конфигурации введен справочник «Статьи затрат». Справочник является иерархическим, поэтому статьи затрат можно распределять по группам (рис. 170).
Рис. 170.
Для каждой статьи затрат определяется вид расхода, к которому относится статья затрат. Например, это может быть общехозяйственные расходы, издержки обращения, коммерческие расходы и т.д.
Оформление поступления дополнительных расходов, включаемых в себестоимость товаров
Дополнительные расходы, влияющие на себестоимость, оформляются с помощью документа «Поступление доп. расходов».
С помощью данного документа можно оформлять, как услуги сторонних организаций (вид операции - «Услуги сторонних организаций»), так и дополнительные затраты, которые несет компания (вид операции - «Внутренние расходы»).
Принцип оформления этих документов одинаковый за исключением того, что в документе с видом операции «Услуги сторонних организаций» дополнительно указывается информация о той организации, которая оказывает услуги.
В табличной части документа указываются товары, на которые необходимо отнести дополнительные расходы, а также их количество и стоимость (рис. 171).
Рис. 171.
Сумма дополнительных расходов и способ распределения этой суммы указывается в графах «Сумма расхода» и «Способ распределения». В табличной части документа в графе «Доп. расходы (сумма)» можно указать дополнительно к этой сумме еще и дополнительную сумму расходов по каждому товару. Документ «Поступление доп. расходов» может быть оформлен на основании документа «Поступление товаров». В этом случае в табличную часть документа «Поступление доп. расходов» переносятся все товары из табличной части документа поступления товаров. Если дополнительные расходы надо отнести на товары, поступление которых было оформлено несколькими документами поступления, то можно воспользоваться автоматическим заполнением табличной части документа с помощью пункта меню «Добавить из поступления», которое вызывается при нажатии на кнопку «Заполнить».
Увеличение себестоимости товаров в соответствии с введенной суммой дополнительных расходов происходит в момент проведения документа «Поступления доп. расходов», вне зависимости от установленного в настройках параметров учета режима списания партий. Для корректного распределения дополнительных расходов, даже в случае установленного режима списания по партиям «по первичным документам», нужно дополнительно провести регламентную обработку «Партионный учет - восстановление последовательности».
В конфигурации предусмотрена возможность оформления дополнительных расходов до момента поступления товаров. Такая возможность предусмотрена только при оформлении дополнительных услуг, оказываемых сторонними организациями.
При этом предусматривается следующая схема работы.
Оформляется услуга сторонней организации с помощью документа «Поступление доп. расходы». В документе указывается сумма расхода и способ распределения расходов.
На закладке «Информация о расходах» указывается договор или заказ поставщику, на который необходимо отнести дополнительные расходы. В табличной части документа обязательно указываются те товары, по которым должно произойти распределение дополнительных расходов после их поступления.
Оформляется поступление товаров.
Проводится регламентная обработка «Восстановление последовательности партионного учета», которая распределяет дополнительные расходы в соответствии с указанной схемой распределения на те товары, которые указаны в табличной части документа «Поступление доп. расходы».
Проанализировать распределение суммы дополнительных расходов по каждому конкретному товару можно с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров». В настройках отчета на закладке «Поля» надо указать «Документ движения (регистратор)». Кроме того, можно установить группировку по статусу партии (рис. 172).
Рис. 172.
Оформление поступления дополнительных расходов, не влияющих на себестоимость товаров.
Дополнительные расходы, которые не должны влиять на себестоимость товаров, оформляются с помощью документа «Поступление товаров». Информация о дополнительных расходах вводится на закладке «Услуги» (рис. 173).
Рис. 173.
Как учесть дополнительные расходы при отгрузке товаров?
В программе можно учитывать дополнительные расходы, которые возникают не только при поступлении, но и при отгрузке товаров.
Оформление дополнительных расходов при продаже товаров
Дополнительные расходы оформляются с помощью документа «Прочие затраты». В зависимости от того, кто оказывает дополнительные услуги при продаже товаров, могут быть оформлены внутренние расходы или услуги сторонних организаций. Это определяется установленным видом операции в документе.
Дополнительные расходы могут быть отнесены на конкретное подразделение компании или на конкретный заказ покупателя. Причем в одном документе можно оформить дополнительные расходы, относящиеся к разным подразделениям или относящиеся к разным заказам покупателей (рис. 174).
Рис. 174.
Оплата дополнительных расходов, которые оказывают сторонние организации, оформляется документами «Строка банковской выписки (расход)» при безналичной оплате или документом «Расходный кассовый ордер» при наличной оплате. Документы могут быть введены на основании документа «Прочие затраты».