Тема 1. Суть прес-служб, функції та основні завдання
1. Чим має і чим не має бути прес-служба органу влади
2. Основні функції прес-служби в медіадіяльності
3. Прес-служба держструктур та Інтернет
4. Стосунки з іншими прес-службами
«Народна влада без інформації для народу чи засобів її одержання є нічим іншим,
як прологом до фарсу чи трагедії, – а можливо, до того й іншого разом»
Джеймс Медісон, четвертий президент США, 1822 р.
«Нехай народ знає факти – і країна буде в безпеці»
Авраам Лінкольн, шістнадцятий президент США, 1816 р.
1. Чим має і чим не має бути прес-служба органу влади
Люди повинні завше бути здатними до ухвалення компетентних рішень та висловлювання самостійних суджень. А таке можливе лише тоді, коли в них є достовірна інформація, грунтована на реальних фактах. Таку інформацію вони черпають із вільної преси. Вільна преса відіграє роль пильного вартового, поставленого громадянами для нагляду за владою. Вона інформує громадськість про дії влади та породжує дискусії. Вона спонукає посадових осіб не відступатися від найвищих стандартів і розповідає про те, чи виправдовує влада довіру громадськості.
Завдання зв'язків з громадськістю в державних структурах виконують прес-служби. Суть цих завдань полягає в тому, щоб подолати «закритість» органів влади, зруйнувати бар'єри непоінформованості та нерозуміння, що постійно виникають між владою та громадянами. Пояснення громадянам, що дадуть програми та заходи органів влади, – це головна робота прес-служб таких органів. Ця робота з інформування громадськості дозволяє донести до людей відомості про дії та плани посадових осіб, а також допомагає громадянам зрозуміти, як ті чи інші питання можуть позначитися на їхньому житті. Для цього варто:
- постійно вивчати громадську думку щодо діяльності своєї «держструктури»;
- інформувати населення про дії і кроки влади;
- слідкувати за реакціями громадськості на дії та кроки посадових осіб, і при потребі надавати їм та їхнім підрозділам відповідні рекомендації (внутрішньовідомче інформування);
- сприяти розширенню контактів влади з населенням та організованою громадськістю;
- всебічно формувати позитивний імідж своєї організації та її керівника.
2. Основні функції прес-служби в медіадіяльності
§ Подавати до мас-медіа якнайширшу інформацію про діяльність організації.
§ Забезпечувати доступ представників мас-медіа до всієї інформації, якої вони потребують.
§ Слідкувати за публікаціями та повідомленнями в ЗМІ, аналізувати їх та вживати заходів до корекції впливу організації на громадську думку.
3. Прес-служба держструктур та Інтернет
Дуже важливим завданням «державних» прес-служб є розвиток ПР-діяльності в Інтернеті.
Діяльність органів влади в Інтернеті наразі визначають 5 президентських указів, 2 постанови Кабміну, 2 нормативних акти Держкомітету інформаційної політики, ТБ і радіомовлення України та Держкомітету зв'язку та інформатизації України. Найцікавішим та найкориснішим для «державних» прес-служб є «Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» (ухвалений постановою Кабміну від 4 січня 2002). В ньому висунуто низку вимог щодо Інтернет-діяльності насамперед органів центральної влади.
Отже, прес-служби можуть розміщувати на веб-сайтах чи порталах своїх держструктур наступну інформацію:
- основні завдання та нормативно-правові засади діяльності;
- структуру органу, інформацію про ключових керівників;
- розпорядок роботи органу та години прийому громадян;
- інформацію про управління, що працюють у складі держструктури, територіальні та структурні підрозділи (з адресами та з усією контактною інформацією);
- інформацію про основні функції цих управлінь та підрозділів, а також про їхніх керівників;
- перелік підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління органу влади;
- загальну інформацію про діяльність органу влади, цільові програми, звіти про хід виконання цільових програм;
- основні нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції органу;
- плани підготовки проектів регуляторних актів чи змін до них;
- звіти про результативність ухвалених регуляторних актів;
- порядок реєстрації та ліцензування окремих видів діяльності у різних сферах, зразки необхідних документів тощо;
- зразки документів, необхідних для звернень громадян;
- інформацію про результати роботи за найважливішими зверненнями громадян;
- інформацію про органи громадських дорадчих комітетів чи рад, створених при держструктурі;
- інформацію про державні закупівлі та роботи й послуги, виконані за державні кошти;
- перелік та архів інформаційних ресурсів з питань, що належать до компетенції держструктури;
- плани поточних заходів і подій;
- відомості про наявні вакансії та про конкурси на їх заміщення;
- контактну інформацію прес-служби, відділу зв'язків чи іншого підрозділу, відповідального за роботу сайту.
4. Стосунки з іншими прес-службами
До кола питань, які мають бути розглянуті в процесі заснування центральної прес-служби, входять такі:
§ Якими мають бути взаємини між центральною прес-службою та підпорядкованими їй інформаційними службами?
§ Як відбуватиметься обмін інформацією між ними? Чи будуть проводитися їхні щотижневі телефонні конференції або зустрічі? Чи буде узвичаєною практикою взаємний обмін переліками запланованих подій?
§ Чи повинен головний прес-секретар мати владні повноваження, що поширювалися б на міністерства?
§ Хто найматиме людей на посаду речника в міністерствах та урядових агентствах? Хто це має бути – голова прес-служби, міністр чи найвищий керівник агентства? Якщо таких людей найматиме центральна прес-служба, то тоді найвищий урядовий речник керуватиме змістом повідомлень, але той чи інший міністр може вважати такий порядок недолугим. Найкраще буває тоді, коли бачимо координацію та співпрацю. В таких випадках прес-секретарі агентств координують свої дії з речником центральної служби, але водночас кожен із них має право самостійно планувати й виконувати заходи у дорученій йому царині.
§ Які новини повідомлятиме найвища посадова особа органу влади від імені служб цього органу?
§ Наскільки відповідатиме діяльність служб нижчого рівня загальній стратегії роботи із засобами масової інформації?
§ Які матеріали – приміром, прес-релізи, інтерв'ю та інші усні повідомлення – повинні відшліфовуватися прес-службою центрального органу влади перед тим, як бути розповсюдженими, і як саме повинне відбуватися таке відшліфовування?
§ Які з майбутніх подій чи ситуацій можуть заважати поширенню того чи іншого по¬відомлення, що його бажає той чи інший посадовець? Який існує порядок щодо отримання інформації від інших агентств та міністерств? (Відділи та управління ознайомлюють одне одного із запланованими в них подіями, проводять регулярні зустрічі для обговорення майбутніх заходів, обмінюються повідомленнями, підготованими з нагоди майбутніх подій?)
Ось зразок випадку, коли все пішло не так, як треба. Прес-секретар губернатора одного із американських штатів не вважав за важливе узгодити повідомлення про три події, які одночасно мали відбутися у цьому штаті, отож коли посадовець одного з міністерств оголосив про нову програму, то отримав широке висвітлення в засобах масової інформації.
Другий посадовець оприлюднив новий проект – і про це теж писали й говорили, але вже менше. А коли виступив уже сам губернатор і розповів про ще одну програму, то про це на¬писали аж надто мало. Річ у тім, що служба кожного з цих посадовців самостійно призначала свої зустрічі з журналістами – незважаючи на те, що право остаточного рішення в цій ситуації належало губернаторові. Але не було ані спільних зустрічей працівників цих прес-служб, ані координування планів майбутніх подій – отож наслідком стали «конкуруючі» між собою повідомлення, що знижували вплив одне одного.
Після цього прес-секретар губернатора почав влаштовувати щомісячні зустрічі з прес-секретарями різних підрозділів служби губернатора. Щотижня від одержував їхні переліки зустрічей із пресою на найближчий місяць, і на цій основі спеціально призначений ним службовець створював загальний план таких зустрічей. Коли прес-секретар бачив, що два важливі оголошення припадають на той самий день, то вимагав, аби одне з них було перене¬сене. А в дні, коли мав виступати сам губернатор, ніякий інший посадовець губернаторської служби вже не мав права робити важливі оголошення. Таким чином плани зустрічей з пресою було скоординовано, й губернатор уже не «змагався» зі своїми службами за увагу засобів масової інформації.
Як мінімум, працівники нижчих за рівнем прес-служб повинні заздалегідь інформувати прес-секретаря про будь-які можливі проблеми чи несподіванки, здатні ускладнити інформа¬ційну роботу. Найкраще, коли служби дають вищій посадовій особі чи міністрові виступити з добрими новинами, а на себе беруть оголошення поганих.
Питання для самоконтролю
1. Що таке прес-служба та для чого вона потрібна?
2. Основні функції прес-служби.
3. Інформація, яку повинні прес-служби вміщувати в Інтернеті.
4. Принципи співпраці з іншими прес-службами.
Завдання для самостійної роботи
Проаналізувати діяльність прес-служб органів обласного самоврядування.