Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.
Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяются техническая или научная документация..
Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.
К личным документам относятся заявления, доверенность, автобиография, резюме и др.
Заявление - документ, содержащий просьбу лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Ключевое слово – просить.
Его основные компоненты (реквизиты):
-адрес (наименование официальной должности, инициалы лица, которому адресовано заявление);
-должность, фамилия, инициалы заявителя (нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя –в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчёркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? ( от Иванова В.Ф.), во втором случае подчёркивается принадлежность документа – чьё заявление (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространён второй вариант оформления именования адресанта – без предлога
- наименование жанра документа (оформление этого реквизита также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признаёт тот и другой варианты: заявление –Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.
краткая аргументация существа дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения;
дата и подпись заявителя.
Расположение частей заявления:
1. Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже) пишется вверху с отступом в треть строки.
2. Фамилия, имя, отчество заявителя - под адресом Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес).
3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
4. Текст заявления пишется с красной строки.
5.Опись прилагаемых документов.
6. Подпись заявителя (внизу справа).
7.Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа может оформляться либо тремя парами арабских цифр (27.10.10), либо развёрнуто (27 октября 2010 г.)
Оформление наименования адресата:
Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
Клишированные элементы:
1. Просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.)
Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд)
Конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что ...; в связи с тем, что ...; на основании то, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...
Образец заявления
Директору учебно-производственного
комбината «Кадры»
Игнатову И.А.
Фурцевой Т.Г.,
преподавателя основ
делопроизводства
Заявление
Прошу предоставить мне очередной отпуск на 24 рабочих дня с 1 по 28 июля
включительно.
------------------------Т.Г.Фурцева
25.06.2010
Задание 1
Найдите и исправьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.
Ректору МГУ
.им.М.В.Ломоносова
проф. Соколову И.С.
от студента 2 курса
С.Т. Носовой
Заявление.
В связи с замужеством я изменила фамилию на Петрова, поэтому обращаюсь с просьбой об изменении моей старой фамилии на новую во всех моих документах. Свидетельство о браке есть.
15 Мая 2010 года
-------------------Носова С.Т.
Задание 2
Найдите и исправьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.
Начальнику ремонтного цеха №2
госп-ну Симак Н.И.
заявление
Очень прошу Вас предоставить мне отпуск на 3 дня за свой счёт, т.к. у меня сейчас сложные семейные обстоятельства. Желательно с 15 февраля.
Кладовщик цеха Фомин Сергей
Задание 3
Найдите и исправьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.
Директору фирмы «Морская звезда»
Попову Н.Л.
от П.К. Горелик,
проживающего по адресу:
236000 Г.Калининград,
Солнечный бульвар,
д.5, кв. 8
заявление
Прошу Вас оформить меня на работу матросом 1-го класса.
-------------------Горелик П.К.
Задание 4
Найдите и исправьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.
Заведующему поликлиники № 5
От водителя Петрова Е.Н.
Заявление
Уважаемый заведующий поликлиникой! Прошу освободить меня от работы на ближайшие два дня. Я не могу выйти на работу по семейным обстоятельствам.
С уважением Е.Н.Петров
10.03.2010
Доверенность- документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица). Личная доверенность выдаётся для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии), на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договорённости; вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности
Структура доверенности на получение денег
Наименование жанра документа.
Место написания.
Дата написания
Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
Фамилия, имя, отчество (иногда должность),адрес, паспортные данные доверенного лица.
Содержание доверенности (КТО – доверяю – КОМУ - ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
Подпись доверителя.
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
Дата удостоверения и подпись.
Расположение частей доверенности:
1.Наименование документа пишется в центре строки.
2.Текст начинается с красной строки.
3. Дата - слева, подпись – справа.
4.Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документы.
Образец личной доверенности