Определение ключа таблицы

Каждая реляционная таблица по определению имеет ключ для установления связей с другими таблицами. По ключу система автоматически выполняет индексирование, а также проверяет уникальность значения ключа при вводе новых записей или их корректировке. Access позволяет задавать ключ при описании таблицы. Ключ определяется:

• автоматически программой

• принудительно пользователем

В первом случае, Access автоматически создаст код (поле типа "счетчик"), поле не нуждается в описании.

Если определять ключ самостоятельно, то следует Позиционироваться на соответствующее поле:

• активизировать инструмент Ключевое поле;

• Выбрать в меню Правка команду Ключевое поле.

Свойства полей

В левом нижнем углу рабочего окна отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля. Поясню некоторые особенности задания свойства полей.

Свойство "Индексированное поле" определяет, нужно ли создавать индекс по этому полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, и операции сортировки и группировки. Например, по полю ФИО часто осуществляются поиск и упорядочение информации, желательно по нему провести индексацию. Поскольку среди сотрудников возможны однофамильцы, то должны быть разрешены совпадения значений индексируемого поля. Указанное по умолчанию значение свойства "Обязательное значение" "Нет" должно быть изменено на "Да".

Не допускается создание индексов для полей МЕМО, гиперссылок и объектов OLE.

Ключевое поле "Код", созданное системой автоматически, имеет тип "Счетчик". Только для полей этого типа имеется свойство "Новые значения". Оно определяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.

Свойство "Новые значения" может иметь следующие значения:

последовательные – значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи;

случайные – поле счетчика получает значение типа Long Integer.

Сохранение описания таблицы

После того как описание таблицы в режиме Конструктор завершено, его нужно сохранить. Через раздел меню Файл – Сохранить или Файл – Закрыть.

Изменение структуры таблиц

Если возникла необходимость изменить структуру таблицы, следует перейти в режим Конструктор. Для добавления поля в таблицу, выбрать строку и в панели инструментов активизировать команду Добавить строки или нажать клавишу Insert.

Другие способы создания таблиц

Если создается таблица, которая имеет много общего со структурой ранее созданной таблицы, то можно скопировать структуру прежней таблицы. Меню Правка/Копировать и Правка/Вставить, после чего в появившемся окне ввести имя таблицы, а в качестве параметра вставки выбрать Только структура.

Кроме рассмотренных выше способов можно создать таблицу с использованием Мастера таблиц (Таблица/Создать/Мастер таблиц). В левой части окна Создание таблиц в перечне образцов таблиц следует выбрать подходящую по содержанию.

Из выбранной таблицы можно перенести все или некоторые поля во вновь создаваемую таблицу, можно изменить имя поля. Чтобы ввести какие-либо другие изменения в структуру создаваемой таблицы, следует завершить формирование таблицы с помощью Мастера, после чего откорректировать структуру в обычном порядке.

Создать таблицу можно путем импорта ее из других систем.