Создание базы данных на примере реляционных субд, в программной среде Microsoft Access

Microsoft Access – это программное обеспечение, которое относится к категории СУБД и является одним из продуктов MSOffice. Microsoft Access позволяет обеспечить ввод данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные сведения, необходимые для принятия важных управленческих решений.

Рассматривая работу в среде Microsoft Access, еще раз обратим внимание на использующуюся в системе терминологию. Базой данных в Microsoft Access называется совокупность таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей, макросов. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb).

Таблица – центральный объект базы данных. Их целью является хранение информации.

Форма используется для работы с индивидуальными записями из таблиц баз данных. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запрос – инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, выполнять вычисления, основываясь на данных в таблицах.

Отчеты – средства преобразования данных из виртуальной электронной формы в документ с итоговыми расчетами, выводимый на печать.

Макросы позволяют автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на языке Visual Basic for Application. Процедуры превышают возможности стандартных макросов и используются для проведения сложных вычислений.

Защита базы данных позволяет организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к БД.

База данных может содержать до 32768 объектов. В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

Для создания базы данных загрузить программную среду и в Области задач следует выбрать команду Новая база данных.

После открытия окна Файл новой базы данных следует выбрать позицию, где этот файл будет храниться. Это является обязательным условием при создании новой базы данных. Открывается рабочее окно базы данных, где в левой панели представлены все объекты в виде страниц.

Создание новой таблицы путем описания ее структуры

Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. Базы обычно включают несколько взаимосвязанных таблиц. Для создания новой таблицы открыть вкладку таблицы и активизировать инструмент создать. Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Рассмотрим наиболее часто используемый способ – создание таблиц в режиме Конструктор.

Описание полей таблицы

В табличной форме необходимо описать все поля создаваемой таблицы. Сначала задается имя поля, которое должно быть уникальным, в Access действуют ограничения на имена:

• должно содержать не более 64 символов;

• может включать любую комбинацию букв, цифр и пробелов, кроме (. ! ' [])

• не должно начинаться с пробела

После задания имени нужно выбрать тип поля. Выбор типа поля оказывает влияние на выполняемый при вводе контроль правильности данных.

В списке допустимых типов полей имеется строка "мастер подстановок". При его использовании можно создать поле, содержание которого формируется путем выбора значений из списка.

Тип данных	Содержимое поля	Размер
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов	Макс.число символов – 255
Поле мемо	Длинный текст или комбинация текста и чисел	До 65535 символов
Числовой	Числовые данные, используемые для проведения расчетов	1,2,4 или 8 байт
Дата/время	Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно	8 байт
Денежный	Специальный формат для представления числовых данных. Точность до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие (на1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу	4 байта
Логический	Поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений True/False, Да/Нет	1 бит
Поле объекта OLE	Объект, связанный или внедренный в таблицу	До 1 Гбайта (ограничивается объемом диска)
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки	Может содержать до 3х1048 символов

Если для полей существует ограниченный набор данных (небольшой список значений), то используют Поле подстановок меню Вставка или работают с Мастером подстановки.

Последовательность шагов при создании поля подстановки:

• Выбор способа подстановки значений

• Ввод требуемых значений из списка

• Задается имя создаваемого поля

При вводе данных в таблицу значения полей подстановки можно не вводить с клавиатуры, а выбирать из заданного списка.

Чтобы нельзя было ввести значения отсутствующие в списке, надо в свойствах поля на вкладке Подстановка в позиции "Ограничиться списком" задать значение Да. В этом случае будет более жесткий контроль целостности базы данных.

Если число значений поля подстановки велико и значения могут меняться со временем, следует использовать в качестве источника подстановки другую таблицу.