6.3. Организация работы с докум-ми, контроль исполнения документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

1-оперативность прохождения документов;

2-исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3-соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Сроки исполнения докум-ов м.б. типовыми или индивидуаль-ми. Типовые сроки исполн-я устанав-ся нормат-ми право-ми актами РБ, индивидуаль-е – указ-ся в тексте докум-та или резолюции руковод-ля.

Сроки испол-я докум-ов исчисл-ся в календарных днях с даты подписания док-та, а для поступивших – с даты поступления, если иное не устоанов-но актами законод-ва РБ.

Если крайняя дата исполнения докм-ов приход-ся на нерабоч. день, он должен быть испол-н не позднее предыдущ-го раб. дня. В случае, когда срок исполнения док-та определ-ся с использ-ем предлога «до» или «к» , указаная к ним дата явл. краейней датой исполнения док-та.

Срок исполн-я док-та м.б. измен-н лицом, установившем его. Аргументированнная просьба исполн-ля о переносе срока направл-ся пись-но или устно лицу, установив-му срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу после получ. задания. Изменеие документир-ся, простав-ся новый срок, дата изменения и подпись.

Исполнение док-та м.б. поручено несколь-м исполнителям. Исполн-ль, указ-й первым, явл-ся ответств-м исполнит-ем и отвеч-т за своеврем-ое и кач-ое исполнение поручения вцелом. Ответст-му испол-лю предостав-ся право координировать и контролир-ть действия исполнителей: созывать совещания, треб-ть необход. матер-лы, давать поруч-я и тд..

Все зарегистрир. док-ты подлежат контролю. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

Конт-ль осущ-ют руковод-ль организ-ии, служба ДОУ и ответственные исполнители. На контроль м.б. поставлены также устные поручения руков-ва;

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.

6.4 Работа с документами содержащими служебную информацию ограниченного распространения(ИОР).

.к служеб информации огранич-го распрост-я относ-ся сведения, касающ-ся деят-ти гос. органа, юр лица, распростр-е и предоставл-е которых могут причинить вред нац. безоп-ти РБ, общест-му порядку, нравственности и правам, свободам и законным интересам физ. лиц, в т.ч. их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а так же правам и законным интер-м юр. лиц которые не отнесены к гос-ым секретам.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также их проектах и сопроводительных письмах к ним проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования».

За организ-ю работы с док-ми содерж-ми инф-ю огранч-го распрост-я , несут ответст-ть руковод-ли органов гос. управл-я и иных гос. организ-ий, подчинен-х Правит-ву РБ, облисполкомов и Минского гориспол-ма. Они опред-т круг лиц, имеющих право доступа к тексту док-та содержащ. ИОР , а так же в пределах своей компетенции организ-т работу по защите служеб. ИОР, в т.ч. при обработке содерж-х её докум-ов с использованием ср-в вычислит-ой техники.

Док-ты содерж. ИОР, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабоч. стола, исключ. доступ к докум-м др. лиц .

Черновые док-ты, содерж. ИОР на бумаж. носителях уничтожаются исполнит-ми докум-ов способом, исключ-м возмож-ть прочтения текста. Ответст-ть за их уничтожение несет исполнитель док-та.

хранение докум-в, содерж. ИОР, в электр-м виде осущест-ся на электор-ых носителях, а так же на сред-ах вычислит-ой техники, не имеющих подлюч-я к сетям электосвязи общ. пользования, в т.ч. сети интернет, если иное не опред-но законад-ом.

Хранение электр-х носителей со служкб-й ИОР, осущест-ся в условиях, исключ. возмож-ть хищения, приведения в негод-ть или уничтожения содержащ-ся на них информации.

Проверка наличия докум-ов, содерж. ИОР, провод-ся не реже 1 раза в 2 года комиссией, создав-ой руковод-м гос. органа, юрид. лица либо уполномоченным им лицом. Рез-ты прверки оформ-ся актом.

Дела постоя-го и врем-го хранения с ограничит-м грифом «для служеб польз-я» переодич-ки просматрив-ся в целях возмож-го снятия грифа. По истечению установ-х сроков хранения докум-ты, содерж ИОР, подлежат уничтожению, в порядке определ-м законодат-ом.