Создание автофильтра

При работе с базами данных поиск (выборка) нужной информации является наи­более частой задачей, которая в Microsoft Excel успешно решается с по­мощью автофильтра. Автофильтр позволяет вывести на экран строки, содержащие только определенные значения.

Для создания автофильтра:

• Выделите диапазон ячеек A3: E3, содержащий заголовки столбцов.

• Выберите команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр. В правом нижнем углу каждой из выделенных ячеек появятся кнопки автофильтра с треугольником черного цвета.

Предположим, что нам нужно определить общую сумму продаж, осуще­ствленных менеджером Ивановым.

Нажмите кнопку автофильтра на поле Менеджеры. Под ячейкой появится список доступных фильтров. Выберите фильтр Иванов. В базе данных отобразятся записи о продажах, осуществленных Ивановым. Остальные строки будут скрыты.

Обратите внимание на суммы в ячейках D1 и E3. Первая сумма не изменилась, а в ячейке E3 появилась новая сумма промежуточных итогов - 31000, равная общей сумме продаж Иванова.

Таким образом, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ суммирует только видимые на эк­ране записи (выборку из базы данных), не включая в итоговый результат записи, скрытые фильтрацией. В строке состояния отображается количество найденных записей.

Обратите внимание на то, что, когда включен автофильтр, треугольник на кнопке и номера отображаемых на экране строк с записями стано­вятся синими.

Отмените фильтрацию, нажав кнопку автофильтра и выбрав в от­крывающемся списке (Все). На экране снова появятся все за­писи, а сумма промежуточных итогов станет равной общей сумме продаж за январь.

Аналогично выделите в базе данных все записи, имеющие отношение к определенной фир­ме. С помощью отфильтрованного таким образом списка Вы можете опре­делить, когда, кто и на какую сумму осуществил продажи упомянутой фирме.

Вы можете также задать дополнительные условия фильтрации. Пред­положим, требуется определить сумму продаж, осуществленных менед­жерами после 11.01.06.

Нажмите кнопку автофильтра на поле Дата и в откры­вающемся списке выберите (Условие...). На экране поя­вится диалог Пользовательский автофильтр.

С помощью этого диалога можно задать дополнительные условия фильтрации с помощью операторов сравнения равно, больше, меньше и т.д.

• В верхнем левом открывающемся списке выберите оператор сравне­ния больше, так как нам нужны записи после 11.01.06.

• В верхнем правом открывающемся списке выберите значение 11.01.06 и нажмите кнопку ОК. Окно диалога закроется. Отфильтро­ванные записи отобразятся в таблице.

Чтобы удалить фильтры для всех столбцов базы данных (отключить Автофильтр), выберите команду меню Данные - Фильтр - Отобразить все.

Работа с расширенным фильтром

Во многих случаях возможности автофильтра вполне удовлетворяют потребности пользо­вателя. Однако, если вы хотите увеличить количество условий фильтрации, вам необходимо использовать возможности расширенного фильтра. Расширенный фильтр — гораздо более гибкий инструмент работы с данными списка, чем автофильтр. Однако, перед тем как ис­пользовать его, необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Расширенный фильтр предоставляет пользователю следующие возможности:

• Использование комплексных условий фильтрации.

• Использование вычисляемых условий фильтрации.

• Копирование строк, отвечающих определенным условиям, в другой диапазон ячеек, указанный пользователем.