12.3 Інструменти контролю

Серед функцій управління найбільше взаємозалежні між собою функції планування й контролю. Як було вже зазначено, численні дії з планування проводяться для полегшення здійснення контролю в майбутньому. І для планування, і для контролю необхідна своєчасна, конкретна, точна інформація, ефективна порівняно з витратами на її одержання.

Більша частина інформації, на підставі якої щодня приймаються рішення, надходить неформальним шляхом. Керівник спілкується з підлеглими, розмовляє з колегами й клієнтами, читає газети й ділові періодичні видання. Із цих джерел він дізнається багато корисного, але цієї інформації ще не досить для прийняття рішень з керування справами навіть маленької організації. Кількість інформації, яка з'являється в результаті діяльності організації, а також швидкість, з якої ця інформація змінюється, робить необхідним для керівництва застосування формальних методів збору й обробки інформації.

Впоратися з потоком інформації так, щоб адміністрація змогла приймати ефективні рішення й успішно вести справи організації мають допомогти інформаційно-керуючі системи, скорочено ІКС.

Інформаційно-керуюча система визначається як формальна система для видачі адміністрації інформації, необхідної для прийняття рішень. ІКС повинна видавати інформацію про минуле, справжнє й передбачуване майбутнє. Вона повинна відслідковувати всі стосовні до справи події всередині організації й поза нею. Загальною метою ІКС є полегшення ефективного виконання функцій планування, контролю й виробничої діяльності. Найважливішим її завданням є видача потрібної інформації потрібним людям у потрібний час.

Не буде перебільшенням сказати, що мета ІКС полягає не лише у тому, щоб просто видати й обробити деяку інформацію. ІКС повинна бути орієнтована на користувача, тобто оброблена нею інформація повинна служити потребам тих керівників, які її одержують.

При проектуванні інформаційної системи потрібно пам’ятати, що інформаційні потреби керівників різні й залежать від їхнього рівня в ієрархії й функціональних обов'язків.

Вивчаючи відмінності в інформаційних потребах керівників можна розділити види управлінської діяльності на три категорії.

1. Стратегічне планування — процес прийняття рішень щодо цілей організації, зміни цих цілей, використання ресурсів для досягнення цих цілей та стратегій, що обумовлюють одержання, використання й розміщення цих ресурсів.

2. Управлінський контроль — процес, за допомогою якого керуючі забезпечують одержання ресурсів і їхнє ефективне використання для досягнення загальних цілей організації.

3. Оперативний контроль — процес забезпечення ефективного й кваліфікованого виконання конкретних завдань .

Повинні прийматися до уваги й зовнішні обставини, у яких працює організація. Мінливість і невизначеність зовнішнього середовища визначають, які способи вироблення інформації є найбільш прийнятними.

Існують чотири основних способи отримання інформації: самоспостереження, взаємодія, повідомлення й аналіз.

Самоспостереження - це власні джерела інформації людини: походження, досвід, кваліфікація й інші набуті знання.

Взаємодія - це зустрічі з одним або кількома людьми, протягом яких відбувається взаємний обмін інформацією.

Повідомлення - це листи, файли даних і спеціально організовані дослідження.

Аналіз - це генерація інформації шляхом використання кількісних моделей і методів прийняття рішень.

Процес проектування ІКС складається з п'яти етапів:

1. Аналіз системи прийняття рішень. Процес починається з визначення всіх типів рішень, для прийняття яких потрібна інформація. Повинні бути враховані потреби кожного рівня й функціональної сфери.

2. Аналіз інформаційних вимог. Визначається, як описано вище, який тип інформації потрібно для прийняття кожного рішення.

3. Адитивність рішень. Якби для прийняття кожного рішення була потрібна спеціальна інформаційна система, ІКС була б безнадійно складною.

4. Проектування процесу обробки інформації. На даному етапі розробляється реальна система для збору, зберігання, передачі й модифікації інформації.

5. Проектування й контроль за системою контролю. Останній, найважливіший етап - це створення й втілення системи, що служить для оцінки видаваної ІКС інформації й що дозволяє розпізнавати й виправляти помічені помилки.

Підвищення ефективності ІКС:

• участь користувачів у проектуванні системи.

• процес навчання користувачів. .

• критерій витрати - ефективність.

• відбір потрібної інформації.

• обслуговуючий персонал і тестування устаткування.

• модернізація системи й даних. .