6. Внутренний аудит системы менеджмента качества.
СМК, СЭМ, менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда, а также системы менеджмента рисков, должны периодически подвергаться внутренним аудитам. ВА является одним из инструментов менеджмента для мониторинга и проверки результативности внедрения и функционирования системы.
Внедрив СМ, руководство организации должно интересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты ВА предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.
Целью проведения ВА является проверка того, что СМ:
а) соответствует установленным требованиям,
б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.
Таким образом, объектом ВА является вся СМ, а не деятельность конкретных сотрудников организации.
А первой стороной (ВА) - это А, проводимый организацией у себя же, т.е. внутренняя проверка, требующая от организации обследования ее собственных систем, процедур и работ, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии. Он представляет руководству информацию о том:
• выполняются ли его приказы, распоряжения, директивы,
• так ли система действенна и результативна, как ей следует быть,
• где система даёт сбои.
Организация руководит своей внутренней проверкой и демонстрирует, что её СМ соответствует требованиям применимого стандарта.
План А - описание видов деятельности и мероприятий А. План А должен включать:
• цели и критерии А;
• объем А, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;
• дату и место проведения аудита.
• время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.
Аудитор должен избегать наводящих вопросов, несущих в себе готовый ответ. Следует с осторожностью задавать вопросы, начинающиеся с «почему», поскольку в них может прозвучать критика или неодобрение. И ни в коем случае аудитор не должен задавать персонифицирующих вопросов – его задача оценка системы, а не деятельности конкретных личностей.
Вступительное совещание проводится, чтобы:
познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения,
согласовать (подтвердить) план аудита,
определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита,
убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица,
ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.
Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемое подразделение и до начала А. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита, а так же может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.
В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.
Блок схема проведения аудита:
организация проведения аудита (назначение руководителя аудиторской группы, определение целей, области критериев А, определение возможностей А, выбор аудиторской группы, установление начального контакта с проверяемой организацией);
выполнение анализа документов (анализ соответствующих документов СМ, включая записи и определение их адекватности, исходя из критериев аудита);
подготовка А на месте (разработка плана А на месте, распределение работ в аудиторской группе, подготовка рабочей документации);
проведение А на месте (проведение предварительного совещания, обмен информацией во время А, роль и обязанности сопровождающих и наблюдателей, сбор и верификация данных, работы с выводами по А, подготовка заключения по результатам А, проведения заключительного совещания);
подготовка, утверждение и рассылка отчета по А (подготовка отчета по А, утверждение и рассылка отчета)
завершение А
выполнение действий по результатам А
Системы отчетности различны в разных организациях и могут представлять собой просто набор актов о несоответствиях/замечаниях или подробное описание функционирования системы менеджмента на проверенном объекте.
Отчет (или акт) по результатам аудита составляет руководитель аудиторской группы с помощью остальных членов группы. Руководитель аудиторской группы должен нести ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.
Утверждение и рассылка отчета по аудиту должны осуществляться в соответствии с процедурой по внутреннему аудиту. Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки, так же он должен быть датирован, проанализирован и утвержден. Далее утвержденный отчет подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.
7. Анализ данных. Улучшение.
Решения основываются на анализе данных, полученных в результате измерений, и информации, собранной согласно рекомендациям международного стандарта. В этом контексте организации следует анализировать данные различных источников как для оценки деятельности в сравнении с планами, целями и другими определенными задачами, так и определения областей для улучшения, включая возможные выгоды для заинтересованных сторон.
Решения, основанные на фактах, требуют использования результативных и эффективных действий, таких, как:
применение утвержденных методов анализа;
применение соответствующих статистических методов;
принятие решений и действий, основанных на результатах логического анализа, уравновешивающего опыт и интуицию.
Анализ данных может помочь установить первопричину существующих потенциальных проблем и, , способствовать принятию решений по КД и ПД, требующимся для улучшения. Для результативной оценки руководством деятельности организации в целом необходимо обобщить и проанализировать данные и информацию, полученные от всех подразделений организации.
Организация должна постоянно улучшать эффективность СМК посредством использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, КД и ПД, а также анализа со стороны руководства.
Руководству следует постоянно стремиться к улучшению результативности и эффективности процессов организации скорее, чем ожидать появления проблемы, чтобы выявить возможности по улучшению. Диапазон улучшений может быть от постепенных, постоянно продолжающихся улучшений до стратегических проектов прорыва в сфере улучшения. Организации необходимо располагать процессом определения и менеджмента деятельности по улучшению. Эти улучшения могут привести к изменениям в продукции или процессах и даже в СМК или в организации.
Для обеспечения структуры деятельности по улучшению высшему руководству необходимо определить и внедрить процесс постоянного улучшения, который можно применять к процессам ЖЦП, вспомогательным процессам и другой деятельности.
Процесс постоянного улучшения необходимо использовать как средство улучшения внутренней результативности и эффективности организации, а также для повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.
Примеры входных данных для поддержки процесса улучшения содержат информацию, извлеченную из:
Данных валидации;
данных результатов процесса;
данных испытаний;
данных самооценки;
установленных требований и обратной связи от заинтересованных сторон;
опыта работников организации;
финансовых данных;
данных о характеристиках продукции;
данных о предоставлении услуги.
Руководству следует обеспечить, чтобы изменения, вносимые в продукцию или процесс, были одобрены, распределены по приоритетам, спланированы, получили материально-техническую поддержку и управлялись в целях удовлетворения требований заинтересованных сторон, а также не превышали возможностей организации.
Высшему руководству следует обеспечить, чтобы корректирующие действия использовались как средство улучшения.
Имеется много способов установления причин несоответствий, включая анализ, проводимый отдельным лицом или группой, назначенной для разработки корректирующих действий.
Организация включает анализ первопричин, если это целесообразно, в процесс корректирующих действий. Результаты анализа первопричин следует проверить испытанием до определения и инициирования корректирующих действий.
Организация должна предпринимать корректирующие действия с целью устранения причин несоответствий, чтобы предупредить повторное их возникновение. Корректирующие действия должны соответствовать воздействию выявленных несоответствий.
Организация должна определить действия с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления. Предупреждающие действия должны соответствовать воздействиям потенциальных проблем.
Результаты оценки эффективности и результативности планов предупреждения потерь следует использовать как выходные данные анализа со стороны руководства и применять их как входные данные для модификации планов, а также как входные данные для процессов улучшения.