2.3 Архітектура сед

СЕД працюють, переважно, на базі архітектури клієнт-сервер та вико­ристовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збере­ження, пошуку і перегляду електронних документів. На рисунку 2.2 зображена архітектура СЕД. У більшості СЕД реалі­зована ієрархічна система збереження документів (за принципом "тип /категорія"). Кожен документ відноситься до певного типу, які, у свою чергу, входять до складу певної категорії. Наприклад тип документу Юридичні договори,який у свою чергу входить до категорії Договори. Один і той ж самий документ може входити до складу декількох категорій.

Будь-який документ у СЕД має певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення та інші). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу докумен­тів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозу­мілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів докуме­нта. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповню­ється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною з документом.

Рисунок 2.2 – Архітектура системи електронного документооберту

Зазвичай СЕД працює за технологією клієнт-сервер на базі трьох ланкової архітектури – сервер бази даних, сервер застосувань (додатків) та клієнт. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Бізнес логіка, яка складається з наступних елементів:

• Підсистема пошуку;

• Підсистема індексації;

• Підсистема керування та маршрутизація документів;

• Підсистема адміністрування.

Під сховищем документів звичайно розуміється база в якій зберігаються самі документи. Атрибути документів зазвичай зберігаються у окремій базі. Останнім часом все більшу популярність здобуває збереження доку­ментів разом з атрибутами у спільній базі даних. Такий підхід має свої переваги і не­доліки. Перевагою є значне підвищення швидкості доступу до документів та підвищення ефективності роботи підсистеми пошуку, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при вели­кому обсязі збереженої інформації та зменшення надійності системи, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

Особливості маршрутизації документів

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято нази­вати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використо­вуються поняття "гнучка" та "жорстка" маршрутизації документів. При "гнучкій" маршрутизації будь-який користувач, що бере участь у докумен­тообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При "жорсткій " маршрутизації мар­шрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не ма­ють права їх змінювати. Однак при "жорсткій " маршрутизації можуть оброб­лятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-не­будь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправлення документа керів­ництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повно­важень) [4].

Сучасні системи СЕД, з метою отримання найбільшої гнучкості та ефективності при роботі з документами, використовують гібридну схему маршрутизації документів. Тобто документи певних типів та певних категорій обробляються за правилами «жорсткої маршрутизації» ( наприклад документ Наказ «Прийом на роботу») а інші документи обробляються за «гнучкою маршрутизацією» (наприклад документ типу «Службова записка»).