2.2 Класифікація сед

З метою з'ясування сутнісних особливостей опишемо можливі підходи до класифікації систем електронного документообігу. З погляду технологій роботи з документами, насамперед, виділяються т.зв. електронні архіви (ЕА). Серед них, у свою чергу, можна виділити системи з розвиненими засобами повнотекстового пошуку, які забезпечують нечіткий пошук (за розмитими критеріями), значеннєвий пошук і т.д., тобто, пошукоорієнтовані | системи. І другий підклас ЕА - системи, орієнтовані на ефективну організацію зберігання електронних документів, що реалізують т.зв. HSM (High Storage Management) підхід. Ці системи забезпечують підтримку широкого діапазону встаткування для зберігання інформації й т.п. пристроїв.

Класифікація СЕД яку пропонує IDC

IDC пропонує розширену класифікацію СЕД, виділяючи в цьому секторі системи, орієнтовані на автоматизацію бізнес-процесів (business process EDM), корпоративні СЕД (enterprise-centric EDM), системи керування контентом| (Content Management Systems), системи керування інформацією (Information Management Systems) - або портали, системи керування зображеннями/образами (Imaging Systems), системи керування потоками робіт (WorkFlow Management Systems) і системи, орієнтовані на підтримку спільної роботи співробітників (collaboration).

СЕД, орієнтовані на автоматизацію бізнес-процесів (business process EDM), призначені для підтримки повного життєвого циклу роботи з документами, включаючи роботу з образами, керування записами й потоками робіт, керування контентом (вмістом документу).

Корпоративні СЕД (enterprise-centric EDM) призначені для забезпечення інтеграції у корпоративну інфраструктуру підприємства (тобто усім корпоративним користувачам) системи створення та збереження документів, колективної роботи над ними та їх публікації. Вони впроваджуються, як загально корпоративні технології і є складовою частиною систем комплексної автоматизації.

Рисунок 2.1 - Базовий набір функцій СЕД.

Системи керування контентом (Content Management Systems) надають можливість працювати не лише з документами а й з контентом тобто вмістом документу (аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх наступного повторного використання й компіляції). В даному випадку можлива робота з структурою документа, та здійснювати повний контроль за вмістом документу та правилами його оформлення.

Системи керування інформацією (Information Management Systems) або портали забезпечують агрегування інформації, керування інформацією і її доставку через Internet/Intranet/Extranet. З їх допомогою реалізується можливість накопичення (і застосування) досвіду у розподіленому корпоративному середовищі на основі використання бізнес-правил, контексту й метаданих|метаданних|. За допомогою порталів забезпечується доступ через стандартний Web-навігатор до ряду застосувань електронної комерції (звичайно, через інтерфейс ERP-системи).

Системи керування зображеннями/образами (Imaging Systems) здійснюють конвертацію відсканованої з паперових носіїв інформації в електронну форму (зазвичай у форматі TIFF). Подібні системи застосовуються для масового перетворення паперових документів у електронний вигляд.

Системи керування потоками робіт (WorkFlow Management Systems). Системи даного типу призначені для забезпечення маршрутизації потоків робіт будь-якого типу (визначення шляхів маршрутизації файлів) у рамках корпоративних структурованих і неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються для підвищення ефективності й ступеня контрольованості корпоративних бізнес-процесів. Системи керування потоками робіт звичайно здобуваються як частина рішення (наприклад, EDMS - система дистанційного моніторингу або Product Data Management (PDM) - система керування даними про виріб).

Системи, орієнтовані на підтримку спільної роботи співробітників Сollaboration – вони призначенні для забезпечення можливості колективної роботи з документом.