7.3. Використання Web-конференцій

Майбутнє представляється "світлим" тільки компаніям, які здатні швидко вписатися в світ Internet, перейшовши до використання інтерактивні мультимедіа-технології для перетворення способів виробництва і маркетингу своїх продуктів і послуг, так само як і всієї структури і цілей підприємства. Першим кроком, поза сумнівом, повинне стати визнання того факту, що матеріальний потік інформації (чеки, рахунки, особисті зустрічі) буде витиснений потоком цифровим.

Щоб відповідати вимогам нового цифрового економічного простору, необхідно змінити самі бізнес-моделі. Майбутнє виявиться прихильним до тих керівників, які зуміють зрозуміти значення цього нового простору.

Але не слід змішувати дане зрушення з ідеями створення безпаперових офісних систем в результаті застосування технологій цифрового представлення складних даних. Ефект повсюдного застосування цифрових технологій значно ширший, ніж просто прискорення взаємодії. Одним з найважливіших наслідків стане виникнення абсолютно нових способів співпраці.

Якщо при укладенні оборудок ви звикли розраховувати тільки на свою чарівливість, то, можливо, ніколи не визнаєте достоїнств Web-конференцій. Інші, швидше за все, вже упевнені в тому, що ця технологія виправдовує себе як розумний спосіб укріпити співпрацю і скоротити витрати.

Оборот служб, що пропонують підтримку Web-конференцій, в 2003-му році досяг 315 млн. дол. Таке блискуче майбутнє експерти обіцяють Web-конференціям, тому що ці технології можуть допомогти ИТ-МЕНЕДЖЕРАМ скоротити витрати, в той же час пропонуючи широкий вибір різних цінових моделей. Правда, для фірм, які ще не пробували працювати з Web-конференціями, різноманітність можливостей може показатися надмірним. Існує якийсь стандартний список служб для організації спільної роботи, в який входять аудіо- і відеоконференції, сумісне використання додатків і дошки оголошень. Але технології і підходи до реалізації цих служб вельми різноманітні. Є так звані сервіс-провайдери. Є компанії, що пропонують послуги хостингу програмного забезпечення. Нарешті, є Microsoft, IBM і ряд інших фірм, які розробляють власне програмне забезпечення для спільної роботи в корпоративних системах.

Відеоконференц–зв'язок все ще залишається недешевою технологією і використовується в основному менеджерами вищої ланки. Тим часом конференції через Web, завдяки своїй опорі на Internet, можуть стати доступним робочим інструментом для ширшого круга фахівців.

Запрошення на конференцію, нагадування, реєстрація, підтвердження, включення в роботу, знайомі і незнайомі обличчя, вітання, доповіді, екран з презентацією, дошка для пояснень, реакція залу, сесія питань і відповідей — все як завжди, за тим лише виключенням, що для участі в заході не треба нікуди їхати і навіть покидати своє робоче місце. Мова йде про технологію проведення віртуальних конференцій, під якими розуміються три основні напрями:

1) аудіоконференц-зв'язок

2) відеоконференц-зв'язок (ВКЗ) і

3) Web-конференції.

Щоб команда працювала ефективно, людям потрібно тісно спілкуватися. Враховуючи цей факт, а також цінність такого ресурсу, як час, організації все частіше вдаються до використання конференц-зв'язку. Тій ролі, яку в утриманні уваги співбесідника грають невербальні елементи, — міміка, жести, поза, інтонація, тембр голосу, — присвячено багато психологічних досліджень. Їх результати свідчать про наступний: під час телефонної розмови сприймається в середньому близько 20% інформації, в ході сеансу відеоконференц-зв'язку — 60%, в процесі живого спілкування — 80%. Судячи по цих даних, відеоконференц-зв'язок хоч і не є повною заміною особистої зустрічі, але вельми до неї близька з погляду плідності спілкування.

У всьому світі віртуальні конференції стали комфортним засобом обговорення що вимагають негайного рішення питань бізнесу (особливо в компаніях з територіально розгалуженою мережею офісів). Коли приводять доводи про необхідність впровадження конференц-зв'язку, часто як аргумент посилаються на економію командировочного фонду, проте фахівці з ВКЗ відзначають його другорядне значення. Визначальним чинником при вибиранні засобів зв'язку виявляється потреба в терміновому ухваленні стратегічного рішення: у бізнесі, політиці, економіці, медицині.

При масі достоїнств відеоконференц-зв'язок володіє одним істотним недоліком — не дивлячись на падіння цін на крайове устаткування, яке відбулося в основному за рахунок відмови від модулів ISDN, дана технологія все ще залишається недешевою, особливо з урахуванням витрат на експлуатацію, де основний внесок вносить оренда виділених широкосмугових каналів. З цієї причини ВКЗ як і раніше користуються менеджери вищого рівня. А ось конференції через Web, організація яких вимагає менших витрат, відкриває шлях для вирішення ширшого круга завдань. Що відрізняє Web - конференц-зв'язок? Головний акцент в Web-конференціях зроблений на спільну роботу з даними. Для організації зустрічі через Internet не потрібно виділяти спеціальне приміщення, її учасники можуть знаходитися в різних містах — головне, щоб у кожного був у розпорядженні ПК, вхід в загальнодоступну мережу, гарнітура і, за бажанням, недорога Web-камера.

Інтеграція технології конференц-зв'язку на базі Web в корпоративну інфраструктуру дозволяє використовувати її в крупних організаціях як інструмент колегіального спілкування середньої ланки, що управляє, і здатна якісно змінити стиль його роботи. Важливо, що подібні технічні рішення цілком по засобах компаніям практично будь-якого масштабу самого різного напряму діяльності.

За допомогою Web-конференції співробітники віртуального конструкторського бюро, наприклад, можуть спільно працювати над реальним ескізним проектом, швидше погоджувати рішення, простіше усувати розбіжності і різні тлумачення, із-за яких виникають помилки в проектуванні, — завдяки тому що всі учасники бачать один і той же об'єкт одночасно.

Віртуальні зустрічі при умілому використанні можуть стати ефективним елементом маркетингу, що різко підвищує об'єм продажів. Так, виведення нового продукту на ринок припускає тісну взаємодію представників замовників, партнерів, аналітиків, преси, а проведення презентацій в режимі конференц-зв'язку дозволяє зробити це з мінімальними витратами.

Одне з найбільш ефективних застосувань конференц-зв'язку на базі Web — їх інтеграція в систему управління дистанційним навчанням. Інша не менш перспективна область застосування даної технології — відділи по роботі з персоналом і кадрові агентства. За кордоном конференц-зв'язок на базі Web виявилася надзвичайно затребуваним сервісом в службах технічної підтримки HelpDesk.

ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ

У всьому світі послуги і продукти Web-конференц-зв'язку останні декілька років мають стабільний попит. Як указується в звіті WebMetric компанії Wainhouse Research, протягом 2005 р. сумарна тривалість Web-конференцій зросла на 75,5%. Різні за своїм розміром і напрямом діяльності компанії віддають перевагу цій технології завдяки її загальній ефективності, простоті розгортання і швидкої окупності.

Фахівці Wainhouse Research прогнозують, що об'єм продажів продуктів і послуг конференц-зв'язку на базі Web досягне понад 1 млрд доларів в 2008 р. Ринок серверів Web-конференцій, систем оперативної пересилки повідомлень і визначення статусу присутності (Instant Messaging, IM/ Presence), а також серверів аудіоконференцій відвоює певну частку ринку відеоконференцій. За їх оцінками, впродовж чотирьох років, з 2003 р. до 2006 р., щорічні темпи зростання ринку серверів Web-конференцій і IM/ Presence складатимуть в середньому не меншого 13%.

Додатки колективної роботи на базі Web поставляють багато виробників, серед яких Citrix, IBM, Microsoft, Oracle, Polycom, а послуги конференц-зв'язку через Web пропонують AT&T, Deutsche Telecom, Centra Software, Cisco Systems, InterCall, MCI, NTT, WebEx Communications і деякі інші. Ряд виробників – Alcatel, Avaya, Cisco Systems, Nortel, Siemens, 3COM – випускають рішення для голосової і Web-конференц-зв'язки як частина лінійки своїх продуктів для телефонії. Cisco придбала Latitude Communications, Avaya – Spectel, Alcatel – eDial, Inter-Tel – Lanktivity.

Зарубіжні оператори зв'язку встановлюють сервери Web- конференцсвязи, підключають їх до системи биллинга і надають платні послуги, як правило, по кредитній картці або по передоплаті. WebEx, один з найбільш відомих на цьому ринку провайдерів, надає послуги на базі однойменної системи і з кварталу в квартал демонструє стабільно високі показники зростання прибули. Так, в III кварталі 2004 р. оборот компанії склав 64 млн. доларів, збільшившись в порівнянні з відповідним періодом 2003 р. на 31,2%.

Як вважають експерти, 2005 рік відносно послуг Web-конференц-зв'язку може став переломним і для вітчизняних провайдерів. Поки ж більшість з тих, хто спеціалізується на постачанні устаткування і впровадженні мереж ВКЗ, відзначають украй низький попит на технологію конференц-зв'язку на базі Web в нашій країні, хоч і пов'язують з нею певні очікування. Стиль роботи з використанням конференц-зв'язку характерніший для західних підприємств — саме їх представництва в Україні стали першими замовниками на впровадження таких технологій. Серед організацій, зацікавлених в застосуванні подібних систем, він виділив в першу чергу нафтогазову галузь.

Впровадження технології Web-конференц-зв'язку в нашій країні може підняти загальну корпоративну культуру будь-якої організації на якісно новий рівень. Корпоративне середовище ИТ через свою роз'єднану природу (кожен на своєму робочому місці зайнятий виконанням професійних обов'язків) не сприяє плідним контактам і сумісному використанню інформації. Участь же в Web-конференції, колегіальне обговорення проблем і виробітку загального рішення можуть різко підвищити ефективність бизнес-процесів усередині самої компанії і повинні сприятливо позначитися на формуванні ділового клімату.

Потреба в Web-конференціях може виникнути у сфері маркетингу і продажів, в області дистанційного навчання, а також у сфері науково-технічних розробок — у міру відродження науки, промисловості, конструкторських бюро.

Хоча Web-конференції поки в Росії менш затребувані в порівнянні з видео- і аудіоконференціями, попит на дану технологію з'явиться неодмінно. Тому вона упевнена, що недалекоглядно набувати рішення для розгортання конференц-зв'язку, в якому не закладені такі перспективні можливості.

Одне з найбільш популярних застосувань технології конференц-зв'язку — доповіді або планерки з одним головуючим, декількома що звітують і виправдовуються (умовна назва — голови, що «говорять»). До цих пір багато керівників віддають перевагу селекторному зв'язку з використанням каналів тональної частоти. Вони не потребують спільної роботи над документами, їм більш важливо просто поглянути на співбесідника. У більшості проектів по впровадженню мережі ВКЗ основний акцент робиться на реалізацію видео- або аудіопотоків, без підтримки спільної роботи над даними.

Проте в деяких крупних проектах по впровадженню мережі ВКЗ системи Web-конференц-зв'язку встановлюють як додатковий засіб спільної роботи над документами. Так, система Polycom WebOffice в повному об'ємі розгорнена в рамках проекту по впровадженню територіально розподіленої мережі ВКЗ для Газпрому і його філіалів — це ключові дочірні організації Газпрому: «Сургут Газпром», «Астрахань Газпром», «Оренгбург Газпром» і т.д. Проект реалізується компанією «Два ключі», устаткування поставляється компанією AVICON.

Про проект побудови мережі ВКЗ в компанії ОАО «Центртелеком» для організації багатобічних конференцій, що включають обмін даними, розповідається у врізанні «Озброєння для оператора зв'язку».

ЯК ОРГАНІЗУВАТИ МІТИНГ

Web-конференції, миттєвий обмін повідомленнями, визначення статусу присутності (Instant Messaging/Presence), потокові мультимедійні засоби (Streaming media) — всі ці технології демонструють високі темпи зростання завдяки простоті використання і прийнятному рівню витрат.

Різноманітність сервісів Web-конференцзв’язку виявляється можливою багато в чому завдяки інтеграції із засобами визначення статусу присутності і потоковими мультимедійними засобами (IM/Presence і Streaming). Ці системи використовують дані учасників із статусом присутності («доступний», «не доступний» — on-line, off-line) при відображенні на екрані списку персональних контактів, і таким чином ще до спроби встановлення зв'язку можна оцінити можливість успішного з'єднання. Передбачувані учасники оповіщаються за допомогою асинхронного листування (e-mail) або за допомогою інтерактивного текстового режиму (чату). Якщо спілкування в чаті переростає в потребу організувати конференцію, то це можна зробити динамічно, прямо з чату. Механізм визначення статусу присутності користувача, обмін текстовими повідомленнями і деякі інші форми колективної роботи в режимі реального часу забезпечують програмні сервери IM&Presence Servers.

За наявності у користувача підключеного до мережі комп'ютера і Web-браузера мультимедійні конференції можуть бути представлені за допомогою потокових мультимедійних засобів. Наприклад, виступ може бути проілюстрований за допомогою презентації, яка передається за допомогою розрахованої на багато користувачів розсилки. У такому разі ресурси мережі задіюються радикальніше за рахунок односпрямованої передачі аудио-потока і змін даних від виступаючого до слухачів. При цьому зворотний зв'язок з аудиторією обмежується текстовим діалогом, опитом або «індикатором настрою».

Відмінність конференції на базі Web від традиційної відеоконференції полягає в тому, що її учасники можуть обмінюватися графічною інформацією великого об'єму і отримувати практично синхронні голосові коментарі при обговоренні документа, а сам обмін здійснюється за допомогою загальнодоступної мережі Internet і не дуже вимогливий до ресурсів мережі, як, наприклад, трафік відеоконференц-зв'язку. (Як відомо, вимоги до пропускної спроможності сучасних мереж ВКЗ на базі IP складають від 384 до 2048 Мбит/с. Реалізація таких проектів можлива лише при забезпеченні відповідної якості і класу послуг QOS, що надаються. По загальнодоступній мережі Internet відеоконференція якісно працювати не буде, для неї необхідна пропускна спроможність зазвичай гарантується шляхом створення віртуальної приватної мережі IP VPN.)

При бажанні Web-конференція може підтримувати і передачу відеозображення — тоді на робочому місці користувача доведеться встановити невелику Web-камеру, а провайдер повинен поклопотатися про відеосервер багатоточкового зв'язку (MCU). Комутованого з'єднання для отримання відео прийнятної якості недостатньо, за наявності такої потреби краще підключатися до Internet по виділеному каналу, оскільки пропускна спроможність каналу при прогляданні відео, наприклад, з частотою до 30 кадрів в секунду повинна бути не меншого 128 Кбит/с, а клієнтський ПК мати достатньо могутній процесор для стиснення відеосигналу.

Голос може бути переданий з високою якістю за наявності невеликої пропускної спроможності: кожному індивідуальному потоку буде потрібно смугу менше 8 Кбит/с (а зовсім недавно модемне з'єднання 28 Кбит/с вважалося недостатнім для аудіопотоку). Сьогодні потокова передача голосу успішно співіснує з пересилкою оновлень графічних даних і доставляється кожному учасникові Web-конференції, підключеному за допомогою модему.

Дуже важлива функція, підтримувана більшістю розвинених систем конференц-зв'язку, зокрема через Web — контроль пропускної спроможності як телефонних, так і відеовикликів. Система дозволяє визначити для кожного учасника індивідуальну швидкість передачі з відповідною якістю зображення. Наприклад, може взагалі заборонити підключення нового абонента або використання відео, вирішити з'єднання з вказівкою максимально допустимої ширини смуги, якщо ресурс пропускної спроможності близький до вичерпання.

Обмін графічною інформацією великого об'єму відбувається дуже поволі, із швидкістю 34 Кбіт/с. Додатково можна встановити документ-камеру для прочитування тексту або малюнка, що транслюється як відеопотік, проте зображення документа передаватиметься натомість, а не на додаток до зображення виступаючого.

Так чим же привертають послуги Web-конференц-зв'язку? Перш за все, простотою і доступністю. Через звичайний браузер Web можна отримати презентацію, розміщену на чиємусь сервері за тисячі кілометрів, і, набравши телефонний номер, почути до неї коментар. На відміну від відеоконференцій, які завжди плануються наперед (scheduled), до Web-конференції можна підключитися динамічно, на льоту (ad-hoc). Крім того, в деяких системах зустріч організовується шляхом дзвінка на виділений номер. Такі конференції можуть бути заплановані або організовані без резервування ресурсів (reservationless).

Якщо конференція планується наперед, то її ключові ресурси резервуються за допомогою планувальника. Як правило, системи Web-конференцій інтегруються з відомими корпоративними поштовими системами на зразок Microsoft Exchange і Lotus Notes, чий календар і корпоративний довідник дозволить створити новий захід і розіслати запрошення з автоматичним повідомленням. При резервуванні ресурсів конференції можна наперед вказати час її початку і тривалість, можливість продовження або переривання, необхідність запису для подальшого відтворення. Для попереднього ознайомлення може бути наданий короткий зміст конференції і наперед підготовлені документи для попереднього перегляду. Як правило, для аудио-, видео-, Web-учасників може бути завчасно виділена певна кількість портів для аудио- і відеозв'язків на сервері MCU, в результаті в єдиному реєстрі учасників (buddy list) статус цих персон буде помічений спеціальним значком (наприклад, екран або навушники).

Планувальник визначає права доступу кожного учасника, при необхідності видаючи пароль. Ходом конференції зазвичай управляє модератор, функції якого може узяти на себе основний доповідач. Завдяки цьому учасники зустрічі не стануть перебивати один одного. Наприклад, будучи обмеженими режимом «слухати», вони не почнуть говорити, поки цього не дозволить модератор. При бажанні можна скористатися функцією «прошу надати слово» шляхом набору комбінації цифр — у модератора з'являється на екрані відповідне повідомлення. Ведучий завжди бачить список учасників, при необхідності може їх видалити або запросити до бесіди.

Ряд функцій надає додаткові зручності для роботи з документами. Анотування дозволяє додавати письмові коментарі до документів, підпису до зображень. Учасникові конференції може бути передане право на редагування: виділення кольором фрази, закреслення, виправлення, малювання на інтерактивній «білій дошці», використання указки — всі його дії будуть видні решті учасників зустрічі. Деякі системи — наприклад функція «переговорною» (meeting room) в Cisco Meeting Place — дозволяють організувати підлеглі конференції: склад учасників ділиться на групи, кожна з яких протягом певного часу займається власною проблемою, а потім всі повертаються до обговорення загальних питань. Функція «постійної присутності» (continuous presence) передбачає розділення екрану на декілька вікон різної конфігурації. Ряд систем пропонує анімаційні вікна для демонстрації відео усередині презентацій PowerPoint.

При обговоренні можна провести голосування (функція polling). В результаті у ведучого відразу ж з'являється зведена статистична інформація, наприклад у вигляді діаграми. Ці функції зручні для контролю студентів, соціологічного або маркетингового опиту, коли перед ухваленням рішення необхідно з'ясувати спектр думок. Якщо з яких-небудь причин хтось не зміг взяти участь в конференції — всі дані, включаючи аудіо і відео, можна архівувати і згодом відтворити з використанням потокових засобів.

АРХІТЕКТУРА СИСТЕМИ КОЛЕКТИВНОЇ РОБОТИ

Більшість систем Web-конференц-зв'язку побудована на базі клиент-серверной архітектура для здійснення синхронного обміну аудио- і графічним контентом. Як правило, Web-конференція складається з двох паралельних потоків — на аудіоконференцію накладається конференція для роботи з даними, в рамках якої для доступу до даних використовуються браузеры Web (див. Малюнок 4).

Кожна система Web-конференц-зв'язку припускає використання локального програмного клієнта на комп'ютері учасника у форматі стандартного браузера Web. Як правило, коли користувач заходить на портал з послугою «конференц-зв'язок», система пропонує один раз викачати і інсталювати на ПК клієнтську частину (з можливістю оновлення клієнта згодом).

Метод введення і перетворення графічної інформації, що передається учасникам конференції, може варіюватися. У більшості Web-конференцій звичайною практикою є пересилка презентації PowerPoint з клієнтського місця доповідача на сервер Web-конференції (хоча деякі системи, наприклад WebEx, обробляють і розподіляють презентації прямо з клієнтської машини). Базові системи Web-конференцій лише транслюють слайди PowerPoint в статичні растрові зображення форматів GIF і JPEG з втратою анімації і дозволу. Складніші застосовують мову опису об'єкту або DHTML для трансляції слайдів PowerPoint в графічні об'єкти із збереженням високого дозволу і представлених рухомих об'єктів. Графічні об'єктно-орієнтовані системи дозволяють масштабувати дозвіл слайдів, чим досягається зручність настройки індивідуального браузера учасника і ефективне використання пропускної спроможності.

Спільна робота з додатками заснована на тих же принципах: базові системи прочитують і пересилають образ екрану виступаючого, а розвиненіші підтримують одночасне звернення до додатків відразу декількох користувачів.

Специфіка роботи Web-конференц-зв'язку по мережі Internet вимагає застосування засобів захисту, тому такі системи працюють спільно з міжмережевими екранами, установка і настройка яких — завдання нетривіальне. Якщо в бесіді беруть участь абоненти з різних корпоративних локальних мереж, то у аудиторії, яка знаходиться за міжмережевим екраном конкретної локальної мережі, можуть виникнути складнощі з доступом до неї. Розвиненіші технології Web-конференц-зв'язку забезпечені різними механізмами, для динамічного визначення того, яка політика найбільш оптимальна для доступу через конкретний міжмережевий екран.

Постачальники додатків Web-конференц-зв'язку витрачають значні зусилля на від лагодження своїх клієнтів, щоб вони могли працювати з кожною новою версією браузерів провідних виробників. Проте в більшості реалізацій систем Web-конференцій розробники відносяться до стандартів не дуже строго. Тому згодом, коли користувачі стануть споживачами різних сервісів Web-конференцій, на їх комп'ютерах може з'явитися велика різноманітність клієнтів Java.

Розповсюдженню сервісів Web-конференц-зв'язку перешкоджає цілий ряд чинників, один з яких — психологічний. Він пов'язаний з неприйняттям нововведень з боку частини персоналу, невмінням працювати з інтерфейсом, який часом виявляється недостатньо дружнім і ставить в безвихідь потенційного учасника віртуальної зустрічі. Розробники знайомі з цією проблемою і прагнуть зробити функції максимально простими і зрозумілими. Враховуючи, як швидко інтерфейсом стільникового телефону опанували широкі маси населення, можна сподіватися, що психологічний бар'єр звернення до недорогих сервісів віртуальних зустрічей незабаром також буде подоланий, тим більше що необхідне технічне середовище вже є в наявності.

Дуже ефективно технологія Web-конференцій проявляє собі при отриманні освітніх послуг. Система Web-конференцій забезпечує оперативну присутність на видалених лекціях і навчання після занять в режимі без використання інтерактивного доступу, надає повноцінні засоби для адміністрування денного навчання і створення структури повчальної системи. Інтерактивні можливості дозволяють вести дискусії, транслювати питання і відповіді студентів і викладача, виконувати роботи в класі і здійснювати їх контроль, керувати учбовим процесом.

Ключова технологія інтерактивної відеопідсистеми — відеоконференція. Цей телекомунікаційний компонент навчання в реальному часі включає конференцію з використанням відео, аудіо і даних. Як канали задіюються E-1, супутникові канали, мережі ISDN і IP. Широкомовна розсилка із застосуванням супутникових каналів припускає підтримку протоколу H.331. Ширина каналу варіюється від 64 до 1920 Кбит/c, а швидкість передачі — від 7 до 30 кадров/с.

В якості програмне забезпечення можливе використання системи Microsoft NetMeeting, яка забезпечує повнофункціональну конференцію на базі протоколу T.120 з можливістю сумісного використання додатків, електронної «білої дошки», засобів передачі файлів, аудіокоментарів і відеозображень.