1.3 Обоснование необходимости создания информационной системы

В процессе исследования существующей системы обработки заказов в компании ООО «Строймебель» был выявлен ряд недостатков.

Рассмотрим организационные недостатки:

 в организации не рационально используется персональный компьютер. Менеджеры отдела заказов, отдела продаж и отдела МТС используют в своей деятельности в основном приложения пакета Microsoft Office, в частности электронные таблицы Excel для ведения простых однотабличных баз учета и поиска информации по этим базам;

 неэффективное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени;

 отсутствие специальных программных средств для автоматизации основных операций;

 низкий уровень использования информационных технологий;

 недостаточная квалификация сотрудников.

Среди технических недостатков следует отметить отсутствие единой информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, сквозного учета заказов, материалов и комплектующих и автоматизированной подготовки всех необходимых печатных документов.

Проведенный анализ показал, что компания не проводит единой продуманной организационно-технической политики, связанной с использованием компьютерной техники и оргтехники. Имеющиеся компьютеры не объединены в локальную сеть.

Дисциплина резервного хранения не установлена корпоративными правилами, поэтому резервное хранение осуществляется путем записи файлов на лазерный диск по усмотрению руководителя подразделения. Обмен информацией между отделами (а в отдельных случаях и резервное хранение) осуществляется с помощью флэш-памяти.

Представляется, что техническое оснащение в ближайшее время не является критическим для исследуемого предприятия, за исключением отсутствия полномасштабной локальной сети с ее администрированием, выделенным сервером и оговоренной корпоративной дисциплиной.

Потребность в разработке автоматизированной информационной отдела заказов на производство мебели ООО «Строймебель» обусловлена острой конкуренцией на мебельном рынке и необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность, а также максимально оперативное и с высоким качеством выполнение заказов клиентов.

Исследование существующей системы обработки информации выявило необходимость совершенствования существующей обработки данных, причем анализ ситуации позволил определить следующие потенциальные направления совершенствования существующей системы обработки информации:

 устранение выявленных организационных и технических недостатков позволило бы перевести существующую обработку информации на значительно более высокий уровень;

 внедрение автоматизированной информационной системы даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме;

 внедрение индивидуальной АИС устраняет такие недостатки стороннего программного обеспечения, предназначенного для автоматизации «любого» предприятия как необходимость достаточно крупных вложений финансовых средств и необходимость настройки приобретаемого ПО на конкретные условия работы, а также наличие множества лишних и неиспользуемых функций, мешающее оперативной работе пользователя.

С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:

 сокращение времени обработки и получения данных;

 повышение достоверности данных;

 повышение производительности труда;

 снижение рисков потери информации;

 автоматизированная подготовка всех необходимых документов;

 повышение степени защищенности информации;

 повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений;

 повышение уровня работы с клиентами и, как следствие,  конкурентоспособности предприятия.

С точки зрения косвенного эффекта преследуются следующие цели:

 снижение косвенных затрат и, как следствие, увеличение прибыли компании;

 улучшение качества взаимодействия с отделом МТС, бухгалтерией и работниками.