1.2 Технико – экономическая характеристика предприятия
Мебельная компания ООО «Строймебель» основана в 2003 году для разработки и построения эффективного офисного пространства, обеспечения организаций качественной и удобной офисной мебелью, офисными перегородками, офисными креслами и офисными аксессуарами. ООО «Строймебель» это молодая прогрессивная компания, которая видит свое предназначение в создании оптимальных пространственных решений в офисах своих клиентов, сопровождаемом максимумом позитивных эмоций. Компания сохраняет высокий уровень сервиса, поддерживает достаточный уровень ресурсов и возможностей, всегда готова к выполнению заказов сколь угодно большого объема.
ООО «Строймебель» постоянно работает над своим ассортиментом. Компания старается предлагать клиентам наиболее популярные серии офисной мебели для офиса по наилучшим ценам. Для этого компания постоянно оптимизирует свои взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками, проводит еженедельные мониторинги рынка офисной мебели и прислушивается к отзывам своих клиентов и сотрудников. Естественно, качество мебели для офиса, её безопасность, эргономика, функциональность стоят для компании при этом на первом месте.
Качество продукции компании складывается из двух частей: качество изделий и качество проведения работ при исполнении заказа. Качество офисной мебели обеспечивается гарантиями компаний-производителей, составляющими от одного до семи лет и тщательной отработкой ассортиментной группы. В случае поступления клиенту бракованных элементов, замена некачественного товара производится в кратчайшие сроки без какой-либо бюрократической волокиты. Высокий уровень проведения работ, начиная от приема заказа, составления дизайн-проекта и, заканчивая сборкой, обеспечивается высокой технологической дисциплиной.
Помимо поставки продукции лучших производителей компания открыла направление по собственному производству офисной мебели.
Внутренняя организационная структура предприятия представлена на рис. 1.1.
Отдел продаж
Рис. 1.1. Организационная структура предприятия
Система управления предприятием построена в соответствии с линейно-иерархическим принципом. На каждом уровне четко определены зоны ответственности и зоны подчинения.
Генеральный директор полностью отвечает за работу фирмы. На Генеральном директоре (наемный работник) лежит обязанность проведения основных переговоров с внешними поставщиками и в ряде случаев – с внешними заказчиками (когда предлагается особо значимый для фирмы заказ).
Главный бухгалтер отвечает за бухгалтерскую и финансовую деятельность компании. Основные функции бухгалтерии – контроль расчетов с поставщиками и клиентами, начисление заработной платы и премий сотрудникам с перечислением необходимых сумм в пенсионный фонд, в налоговые организации. Через бухгалтерию проходят платежи за оказанные компанией услуги и выполненные работы. Через бухгалтерию же оплачиваются приобретаемые компанией комплектующие, материалы, техника, оплачивается аренда офиса и производственно-складских помещений.
Основная обязанность коммерческого директора – привлечение клиентов и организация работы с ними. Коммерческий директор руководит отделом продаж и отделом заказов.
Менеджеры отдела продаж организуют поставки продукции сторонних производителей по запросам клиентов.
Менеджеры отдела заказов принимают заказы на изготовление мебели, распределяют заказы между работниками, определяют срок исполнения заказа, отслеживают ход выполнения заказа, оповещают клиентов о выполнении заказа. Менеджеры ведут документарное сопровождение заказа, фиксируют основные сведения о заказчике и заказе. Каждый заказ оформляется на одного из работников, который несет ответственность за его своевременное и качественное исполнение. На менеджеров возлагаются также функции анализа запасов аксессуаров (по информации службы материально-технического снабжения), которые клиенты приобретают вместе с изготавливаемой мебелью, и формирования совместно с этой службой заказа на приобретение аксессуаров.
Технический директор отвечает за собственно производственную деятельность компании. На него ложится ответственность за успешную работу работников и службы материально-технического снабжения. Технический директор визирует заказы поставщику, а уже согласованный заказ подписывается Генеральным директором и оплачивается бухгалтерией. Он несет ответственность по возможным рекламациям от заказчиков на качество выполненных работ.
Служба материально-технического снабжения ведет учет комплектующих и материалов, необходимых для изготовления мебели. Через нее материалы выписываются со склада. Эта служба формирует заказ поставщику на приобретение необходимых комплектующих и материалов, а также готовых аксессуаров.
Схема информационных потоков в методологии DFD в рамках работы отдела заказов и взаимодействующих с ним подразделений представлена на рис. 1.2 и 1.3.
Рис. 1.2. Диаграмма потоков данных верхнего уровня
Рис. 1.3 Диаграмма потоков данных на уровне подсистем
К участникам бизнес-процесса относятся:
клиенты;
поставщики;
менеджеры отдела заказов;
бухгалтерия;
отдел материально-технического снабжения (МТС);
работники.
Взаимодействия участников бизнес-процесса и их функции отображены в табл. 1.1.
Таблица 1.1
Информационные связи компонентов системы
Участники бизнес-процесса |
Функции |
Куда передается |
Что передается |
Отдел МТС |
Учет наличия аксессуаров на складе |
Поставщики |
Заказ поставщику |
Бухгалтерия |
Информация о наличии аксессаров на складе |
||
Работники |
Выполнение работ |
Менеджеры отдела заказов |
Отчет о выполненных работах |
Менеджеры отдела заказов
|
Оформление документов для клиента, подготовка и контроль выполнения заказа |
Клиент |
Договор, Заказ (приложение к договору), приемо-сдаточный акт; счет, счет-фактура. |
Отдел МТС |
Заказ на закупку аксессуаров; заказ на перемещение материальных ценностей. |
||
Бухгалтерия |
Журнал заказов поставщику, журнал заказов, журнал прочих счетов |
||
Клиенты |
Заказ работ и аксессуаров |
Менеджеры отдела заказов |
|
В рамках данного проекта планируется автоматизация работы отдела заказов компании. Процесс приема и выполнения заказа на изготовление мебели можно вкратце описать по следующим шагам:
определение, является ли клиент постоянным заказчиком компании (постоянные заказчики получают скидки);
предварительное определение сущности заказа (заказов). В зависимости от потребности клиента менеджер обращается к работникам;
определение исполнителя заказа. Менеджер при этом руководствуется журналом заказов. Он обращается к тому работнику, который выполняет основную часть работ по изготовлению мебели по заказу. Однако в случае фактической занятости этого работника, менеджер переадресует заказ другому работнику;
анализ работником необходимых работ, предварительная оценка продолжительности работ и их стоимости, а также наличия необходимых аксессуаров на складе. Менеджер участвует в проверке наличия на складе необходимых аксессуаров;
оформление договора и заказа по заданной форме, фиксация получения предоплаты, заполнение журнала заказов клиентов и журнала заказов поставщику;
сдача заказа, оформление менеджером приемо-сдаточного акта, счета и счета-фактуры.