Вопрос 3. Системный и ситуационный подходы в менеджменте.
Одним из наиболее сложных и детально проработанных способов анализа организаций и систем управления стал системный подход. Возникновение этого общенаучного подхода связано с именем австрийского биолога Людвига фон Берталанфи, эмигрировавшего в 1930-х гг. в США.
В рамках этого подхода организация рассматривается как система, т.е. некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.
Принято выделять 2 основные категории теории систем:
Закрытые системы, имеющие жесткие фиксированные границы, являются самообеспечивающимися, самодостаточными и (относительно) не зависят от среды, окружающей систему.
Открытые системы, не имеющие жестких границ, находятся в постоянном взаимодействии с внешней средой и, как правило, имеют механизмы адаптации к изменениям в окружении.
В наиболее общем плане модель организации как открытой системы состоит из 3 элементов:
Входы – все, что организация потребляет из внешней среды: материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
Преобразования – комплекс переработки входов, который непосредственно зависит от эффективности управления;
Выходы – результат переработки входов, который может выражаться в конечной продукции (услугах), прибыли, социальном взаимодействии, доле рынка, капитализации, росте и развитии компании, удовлетворенности сотрудников и т.п.
Солидную теоретическую конструкцию(1969) в рамках системного подхода разработали Эрик Трист и Фред Эмери. Согласно их теории организация представляет собой открытую социотехническую систему, т.е. включает как технические (механические), так и социальные подсистемы, и функционирует в контексте своего окружения (внешней среды). Как любая системы, организация характеризуется определенной степенью энтропии. Выживание и развитие организации неразрывно связано со скоростью обновления ее отдельных элементов и подсистем.
Подсистемы – это крупные составляющие сложных организаций, выполняющие определенную функцию.
Интересную системную модель организации разработал профессор Дарденской школы бизнеса Джеймс Клоусон. Он выделяет шесть подсистем, необходимых для выживания и развития открытой системы:
Подсистема управления – орган, формулирующий цели, планы и средства контроля; отражает роль руководителей исполнительного уровня;
Подсистема адаптации – отслеживает экономическую обстановку и обеспечивает соответствие продуктов и услуг фирмы меняющейся ситуации на рынке, а следовательно, выживание. Информация, поступающая от маркетологов, агентов по обслуживанию потребителей и торговых агентов, делает компанию способной к адаптации;
Подсистема контроля поступлений в организацию отслеживает приток ресурсов – того, чем «питается» организация. К функциям этой подсистемы относятся подбор кадров, закупка исходных материалов и мобилизация денежных средств;
Подсистема производства преобразует то, что поступает в организацию, в товары и услуги. В производственной компании эту функцию выполняют производственные мощности;
Подсистема контроля оттоков из организации связана с распределением средств, продуктов и отходов. Маркетинговая группа помогает компании в выпуске товаров и услуг, кадровая служба занимается освобождением организации от работников, которые не отвечают стандартам компании, отдел общественных связей отвечает за положительный имидж компании.
Подсистема поддержки старается обеспечить эффективную совместную работу других подсистем: она поддерживает равновесие в организации, координируя все осуществляемые действия. К средствам, используемым подсистемой поддержки, относятся стимулирование работников, информационные бюллетени компании и т.д.
Подсистемы организации по Дж.Клоусону:
Подсистема контроля поступлений в организацию |
Управляет входящими потоками ресурсов: материалов, людей, денег |
Подсистема производства |
Перерабатывает ресурсы и производит конечный продукт |
Подсистема контроля оттоков из организации |
Распределяет во внешней среде оттоки организации: продукты, людей, деньги |
Подсистема управления |
Формулирует цели, планы, средства контроля |
Подсистема адаптации |
Отслеживает изменения во внешней среде |
Подсистема поддержки |
Поддерживает равновесие всех систем |
Альтернативную модель 6 систем предлагают консультанты по организационным изменениям Синди Адамс и Билл Адамс.
Они выделяют следующие системы:
система коммуникаций – обеспечивает организацию открытым свободным обменом информацией;
система лидерства (стратегического управления) – создает и поддерживает условия процветания организации;
система норм позволяет организации оценивать собственные достижения;
система производства – регулирует средства и методы производства товаров и услуг, востребованных потребителями;
система ответственности – формирует среду, в которой люди чувствуют себя ответственными за эффективность деятельности организации;
система производительности труда – отбирает, поддерживает и развивает сотрудников, соответствующих целям организации.
Следует, однако, помнить, что теория систем, будучи описательной моделью, лишь раскрывает взаимосвязи в организации, но не дает конкретных рекомендаций. Сущность системного подхода заключается в формировании системного мышления (взамен более привычного линейно-событийного), основной принцип которого в том, чтобы видеть:
взаимосвязи, а не линейные цепочки причинно-следственных связей;
процессы изменений, а не статичные состояния.
По словам ведущего теоретика и практика «пятой дисциплины» (т.е. системного мышления) Питера Сенге, оно «позволяет через изолированные события разглядеть более глубокие паттерны и взаимосвязи; тогда как событийное мышление является линейным, системное мышление полагается на постоянную обратную связь».
Важно помнить, что «эффективность всей системы определяется максимальной эффективностью самой слабой подсистемы: «караван идет со скоростью самого медленного верблюда».
В 1948 г. профессор Университета штата Огайо Ральф Стогдилл провел детальное исследование характерных качеств лидеров и их профессиональных умений. Он пришел к выводу, что наличие тех или иных черт и навыков, присущих лидерам, по большей части было обусловлено конкретной ситуацией управления: внешним и внутренним контекстом работы топ-менеджера.
Эти исследования, подкрепленные фундаментальными социально-психологическими теориями Курта Левина, легли в основу ситуационного подхода в управлении организациями. В рамках этого подхода предпринята попытка увязать конкретные практические приемы и научные концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективным способом.
Сторонники ситуационного подхода пытаются осуществить синтез двух идей:
идеи уникальности («каждая ситуация в своем роде неповторима») и
идеи универсальности («существует одно наилучшее решение»).
Таким образом, ситуационные воззрения базируются на следующих предположениях:
организационные феномены укладываются в логические структуры;
в близких по характеру ситуациях менеджеры действуют схожим образом.
Эти идеи заложены в основу четырехшаговой методологии ситуационного подхода:
Руководитель должен знать средства профессионального управления, которые доказали свою эффективность.
Каждая из управленческих методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь просчитать последствия использования каждой из них.
Руководитель должен правильно определять, какие факторы будут наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.
Руководитель должен увязать применение конкретных приемов, которые вызовут минимальный отрицательный эффект, с конкретными ситуациями.
В качестве ситуационных переменных принято рассматривать 2 группы:
Внешние – конкуренты, источники получения техники и технологии, социальные факторы, государственное регулирование и т.д.
Внутренние – люди, цели, задачи, структура, технология и т.д.
Безусловно, описать все переменные, влияющие на организацию невозможно. На практике каждый менеджер сам определяет критерии отбора значимых переменных, сознательно отказываясь от второстепенных.
Задача общего менеджмента – дать наиболее универсальные и в то же время действенные модели организации, систем управления и контекста (ситуации).
Модели организации: модель Ларри Грейнера, теория жизненных циклов организации Ицхака Адизеса, «Алмаз Левитта», модель организации «7-S» томаса Питерса, Роберта Уотерман и Джульен Филлипс, модель шести ячеек Марвина Вайсброда.
Рассматривая систему точек зрения на менеджмент, можно увидеть, что ситуационный подход имеет преимущество как «синтезатор» существующих учений.
Система точек зрения на менеджмент
На рисунке расставлены акценты основных вкладов различных учений о менеджменте. Естественно что, например, структура рассматривается и при системном подходе и при традиционном, но такой взгляд с «птичьего полета» позволяет яснее представить возможности ситуационного подхода.
Приложение 1.
Цепочка ценностей Майкла Портера
Цепочка ценности есть базовый инструмент диагностики конкурентного преимущества и поисков его создания и сохранения (Майкл Портер).
Фирма должна определить своё конкурентное преимущество с позиций 2-х видов деятельности:
Основных
Вспомогательных
Каждый из этих видов деятельности может повлиять на относительную стоимостную позицию фирмы и послужить основой для дифференцирования компании.
Если фирма не ориентирована на рынок, «подключить» не связанные с маркетингом виды деятельности к поиску устойчивого конкурентного преимущества непросто.
Опасность заключается в том, что основой конкурентного преимущества могут стать второстепенные отличия, не представляющие особой ценности для покупателя.
Основные виды деятельности:
Закупки, входящая логистика: качество и надежность материалов и комплектующих;
Производство: бездефектное производство, возможность производства по спецификациям заказчика; быстрое производство;
Хранение и дистрибьюция: быстрая доставка, эффективная обработка заказов, достаточный для выполнения неожиданных заказов объем запасов;
Маркетинг и продажи: большой объем и высокая креативность рекламы, широкий и качественный сбытовой охват, экстенсивное кредитование;
Обслуживание: лучшее обучение покупателей, быстрый и надежный ремонт, наличие запасных частей, финансовая поддержка дилеров, хорошая подготовка дистрибьюторов, кредитование покупателей.
Вспомогательные виды деятельности:
Инфраструктура: корпоративная репутация, восприимчивость к потребностям клиентов, сила торговых марок компании;
Исследования, разработки, проектирование: уникальные особенности товара, быстрая разработка новых товаров, обеспечение надежности и т.д.;
Управление человеческими ресурсами: лучшее обучение персонала, приверженность качественному обслуживанию, стабильная кадровая политика.
Цель – установить источники уникальности в каждом виде деятельности, т.е. переменные и действия, посредством которых фирма может стать уникальной, отличной от конкурентов, и представлять ценность для покупателя.
Приложение 2.
Системный подход
В декабре 1954 г. в г.Сан-Франциско в рамках ежегодного заседания АААS (Американской ассоциации содействия науки) проходила сессия, посвященная проблеме, получившей название «общей теории систем».
Четверо ученых-организаторов сессии, заняли важное место в философии науки, причем каждый из них подчеркивал в обсуждаемой теории свой аспект.
Биолог Людвиг фон Берталанфи рассматривал регистрируемые свойства и процессы в живых организмах, как производные открытых систем, т.е. систем, обменивающихся с окружающей их средой материей и/или энергией.
Физиолог Ральф Джерард изучал пути объединения биологических и социальных наук в единую схему на основе разрабатываемой им общей методологии.
Экономист и философ Кеннет Боулдинг был занят в то время этической проблемой, связанной с влиянием на человечество не только экономической науки, но и наук в целом, а также философии и идеологии.
Математик Анатолий Раппопорт разрабатывал методологию, основанную на изоморфизме математических моделей феноменов и процессов с большим разнообразием их содержания.
Все четверо не были безучастны к результатам прогрессирующей специализации научных дисциплин, проявившейся в формировании коммуникационных барьеров между учеными. Сложилась ситуация, когда множественность в подходах, отсутствие междисциплинарной связи породили непонимание учеными друг друга из-за того, что был неясен технический язык каждого представителя отдельных специализаций, нельзя было единообразно оперировать с системными проблемами.
Была предложена версия общей теории систем в качестве методологических рамок для интеграции биологических и социальных наук на основе исследования аналогий между уровнями организации систем по трем аспектам: структура, функции, эволюция. За основу была взята идея Р.Джерарда создания единой концепции «организма». По его мнению, целостный организм определяется тремя аспектами: структурой, функцией и эволюцией. Структура – это описание пространственных и функциональных связей между составляющими частями или подсистемами описываемой системы, которые сами могут быть системами. Функция проявляется во взаимодействии с внешней средой и в кратковременных обратимых изменениях состояния системы в целях сохранения её целостности. Эволюция или развитие системы – это длительные и обычно необратимые изменения. Схематически свою идею Джерард представил в виде матрицы, чьи ряды обозначают различные уровни обобщения «живых систем», а столбцы – три аспекта системы – структуру, функцию и эволюцию (историю). Схема Джерарда проливает свет на связь между биологическими и социальными дисциплинами. Так структура клетки (её «анатомия») является объектом изучения цитологии, а структура фирм (её организационная схема) представляет интерес для менеджмента.
Кеннета Боулдинга интересовала ограниченность имплицитного взгляда в классической экономике на отдельного человека (в её модели он рассматривается как стремящийся к максимизации своей полезности). Подвергнув сомнению концепцию homo economicus как адекватную человеческой природе, Боулдинг исследовал три разные системы социального контроля в человеческих обществах: угроза, торговля и любовь. Признавая только вторую систему контроля – торговлю, по его мнению, экономисты разорвали связь между экономикой и психологией, как и между экономикой и социологией.
Анатолий Раппопорт в работе «Системный подход в психологии» (1994) пишет, что несомненно, в авторитарных государствах основным инструментом социального контроля является угроза; в обществах с рыночной экономикой таковым является торговля (экономический стимул), а в коллективе – любовь. Эмоциональные значения слова «любовь» не должны умалять всей серьезности общего смысла любви как инструмента социального контроля. Возможно термин «интегративный образ действий», которым Боулдинг стал пользоваться позднее, является более приемлемым. Под ним подразумевается взаимоотношение в счастливой семье и в определенной степени деятельность государства всеобщего благосостояния. А.Раппопорт изучал в то время распространение теорий, основанных на строгой математической дедукции за пределы физической науки. Он также разделял взгляды Боулдинга.
Американская ассоциация содействия науки (АААS) поддержала предложение этих ученых и на сессии ассоциации было создано общество по общим системным исследованиям. Создание общества наряду с другими факторами придало дополнительный стимул к развитию теории систем и, в частности, применению системного подхода в теории организации и менеджменте.
Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.
Т.к. целостность есть результат динамического взаимодействия составных элементов, система представляет собой несколько иное, чем просто сумма её отдельных компонентов.
NB! Не из каждых элементов можно построить требуемую систему!
Системный подход в управлении часто называют «синтетическим» учением об управлении, т.к. при таком подходе управление рассматривается как многоплановое явление, связывающее в органическое единое целое цели, ресурсы и процессы, протекающие в организации и вне её. Иначе говоря, он дает возможность увидеть организацию в единстве составляющих её частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром.
Эта теория также помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.
Одним из основных свойств окружающего нас мира является увеличивающаяся сложность и взаимозависимость его частей. Проблемы, являются ли они социальными или экономическими, не существуют изолированно.
Среда, в которой возникают проблемы, сама по себе не является статической целостностью, она динамична, т.к. всегда изменяется, подвергаясь внутренним и внешним воздействиям.
Сложность – это совокупность огромного числа различных объектов, действующих вместе. Сложность есть взаимодействие и, более того, взаимозависимость, т.е. поведение одного элемента или нескольких воздействует на поведение других элементов.
Управлять сложностью помогает осознание системной философии!!!