Класифікація основних документів у діловодстві

N п/п

Ознаки класи­фікації

Види документів

Примітки та приклади

1

2

3

4

1.

Спеціалізація

Загальні Спеціалізовані

3 адміністративних питань.

3 фінансових питань.

3 комерційних питань.

2.

Призначення

Розпорядчі

Організаційні

Інформаційні

Документи, які відображають питання оперативного управління організацією.

Документи, які регламентують діяльність організації, визначаючи п функції та функції її елементів.

Документи, в яких міститься інфо­рмація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її ме­жами.

3.

Місце складання

Внутрішні

Зовнішні

Документи, створені на тому під­приємстві, де вони функціонують.

Документи, що надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам.

4.

Напрям

руху

Вхідні

Вихідні

Документи, створені за межами організації та надіслані в організацію.

Документи, створені в організації, але використовуються за її межами.

5.

Джерела виникнення

Первинні Вторинні

Характеризують стан підприємства (статистична звітність). Отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, що наведені у первинних документах.

6.

Форма

Стандартні

Індивідуальні

Створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не допускаючи відхилень від зразків.

Створюються за довільною формою.

7.

Спосіб виготовлення

Типові Трафаретні

Індивідуальні

Є текст-зразок: Заяви.

Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів тощо. Листи, відгуки, рецензії

8.

Техніка

відтворення

Рукописні

Відтворені меха­нічним способом

На аудіо - та

відеоплівці

На дискетах або СО дисках

Записані від руки.

Надруковані.

Аудіо - або відеозапис якоїсь події.

Створені для роботи на комп'ютері.

9.

Ступінь гласності

Цілком таємні

Таємні

ДСК (для служ­бового користу­вання)

Загальнодоступні

Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах.

Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах.

Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності із за­твердженим керівником списком.

Документи, з якими можуть озна­йомитись усі бажаючі, без обме­жень.

10.

Складність

Односкладні

Складні

Складаються з одного питання.

Містять в собі два або більше пи­тань.

11.

Стадії створення

Оригінал

Копії

Документ, який створено вперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями.

За юридичним значенням оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику аркуша позначку «Копія» і завірена у певному порядку.

Розрізняють три різновиди копій:

Відпуск - копія оригіналу документа, що залишається у відправника;

Витяг - копія, що відтворює частину оригіналу;

Дублікат - другий примірник екземпляр документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу

12.

Термін зберігання

Постійного

зберігання

Тривалого

зберігання

Тимчасового

зберігання

75 років.

Понад 10 років.

До 10 років.

13.

Засоби фіксації

(відбиття)

Письмові

(рукописно- друковані)

Графічні

Фоно-,фото-, кінодокументи

Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і

друкарським способом.

Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю.

Дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або

неможливо. Фонодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують при протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо.

14.

Зміст

Організаційно-розпорядчі; фінансово-облікові; постачальницько-збутові

15.

Найменування

Положення, на­кази, інструкції, звіти, акти, запи­ски, листи

Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є докумен­ти, однакові за назвою, але досип, різні за змістом, наприклад "Заява",

16.

Термін вико­нання

Дуже термінові

Термінові

Звичайні, безстрокові

Вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим ак­том, керівником або підлягають ви­значеному способу відправлення, вручення (телеграми, телефонограми тощо з позначкою "Терміново".

Не вимагають обмеженого часом виконання чи відправлення.

17.

Юридична сила

Справжні

Підробні

Дійсні, тобто такі, які мають юри­дичну силу на даний момент. Недійсні, тобто такі, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад, договір контракту). Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки.

Матеріальні підробки бувають толі, коли до змісту справжнього доку­мента замість правильних вносять неправильні відомості, роблять ви­правлення, підчистки. Інтелектуальні підробки виража­ються у складенні і видачі докумен­та свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку.

18.

Походження

Службові

Особисті

Стосуються інтересів підприємств, установ та організацій.

Стосуються певної особи і є імен­ними.

19.

Ступінь обов'язковості

Директивні Інформаційні

Потребують обов'язкової відповіді.

Виготовляються до відома.