2. Значення нормативно-методичної бази.

Діловодство, як і будь-яка інша діяльність повинна регламентуватись нормативно-правовими актами. Адже основною метою діловодства є організація документів, результатом є документ.

Тому, щоб оформити документ необхідно спиратися на нормативно-методичну базу для відповідності документа усім нормам та вимогам, для набуття ним юридичної сили.

Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», відповідно до цієї інструкції ведуться всі трудові книжки працівників усіх організацій, установ та підприємств. Невідповідність заповнення інформації в трудовій книжці відносно до інструкції може призвести до визначення трудової книжки недійсною.

Також організація діловодства регламентується Національним стандартом України ДСТУ 4163—2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Він є єдиним науково обґрунтованим пра­вилом підготовки та оформлення документів. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації відіграє важливу роль у справі впорядкування роботи з документами в масштабі країни. Для вироблення практичних умінь і навичок документування управлінської Інформації, складання організаційно-розпорядчих документів — поста­нов, розпоряджень, наказів, положень, рішень, які створюються в процесі діяльності.

Упродовж двох останніх століть відбувалося становлення правил офор­млення документів одночасно з виготовленням їх за допомогою друкувальних засобів. Нині такі документи є основним джерелом інформацій­ного ресурсу. Лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки, — стверджується в Методичних рекомендаціях щодо застосування ДСТУ 4163—2003.

Згідно зі ст. 27 Закону України «Про інформацію», документ в інфор­маційній сфері управління є «матеріальною формою одержання, зберіган­ня, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії, стає джерелом офіційної документованої інформації, яка створюється в процесі поточ­ної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місце­вого і регіонального самоврядування, підприємств, організацій, установ різних форм власності». Тому для набуття статусу офіційного документ повинен відповідати правилам закріплення інформації на матеріальному носії.

Основне завдання ДСТУ 4163—2003 — сприяти раціоналізації та уні­фікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Висвітлена у стандарті система уніфікації ви­магає доведення до рівня загальної та обов'язкової для всіх установ норм уже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Створенню ДСТУ 4163—2003 передувало всебічне вивчення систем діловодства в різних ланках державного апарату з метою визначення за­гальних закономірностей у роботі з управлінськими документами, а та­кож виявлення можливостей, меж і масштабів системного впорядкуван­ня однотипних операцій у діловодстві.

Перша частина загальних положень ДСТУ 4163—2003 присвячена ме­тодиці й техніці роботи з документами. В ній сформульовано вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів, здійснення кон­тролю за виконанням документів, групування їх у справи.

Найважливішими в цій частині є положення, що встановлюють поря­док підготовки і видання організаційно-розпорядчих документів; прави­ла організації проходження документів, методику створення карткової форми обліково-довідкового апарату; здійснення контролю за виконан­ням документів.

ДСТУ 4163—2003 вимагає від кожної установи чіткого визначення скла­ду документів, необхідних і достатніх для діяльності цієї установи; вста­новлення основних принципів адміністративної та юридичної необхід­ності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів; уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документа, дотримання вимог ділового сти­лю в документах. Форма ділових паперів, спосіб розміщення реквізитів мають відповідати вимогам стандарту.

Комплекс основних положень ДСТУ 4163—2003, що визначає і регла­ментує організацію процесів діловодства, стосується всіх установ, органі­зацій та підприємств.

Основний елемент діловодства — документ і документування (створен­ня документа).