Лекція № 12

Тема. Текст як основний реквізит документу

План

1. Значення тексту документа.

2. Вимоги до текстів.

1, 2. Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Од­нак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовуються до текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він повинен бути достовірним, точним, повним, пере­конливим, ясним та лаконічним.

Для того, щоб задовольнити перераховані вище вимоги, текст документа умовно поділяють на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Найчастіше тексти складаються з трьох складових частин: вступ, основна частина, закінчення. Окрім того, компонування цих складових частин може бути як прямим, так і зворотним. При прямому способі викладення застосовують таку послідовність: вступ - основна частина -закінчення. При зворотному - навпаки: закінчення – основна частина - вступ.

Вступ містить безпосередній привід для створення документа. Інакше кажучи, у вступі вказується причина появи на світ даного документа.

В основній частині, яку ще називають доказом, викладаєть­ся суть питання, застосовуються пояснення, наводяться розрахунки, посилання на законодавчі акти та інші матеріали.

У закінченні, яке називається ще висновком, формулюєть­ся мета, задля якої створений документ. Може мати вигляд прохання, пропозиції, відмови, згоди. Висновок може бути, в свою чергу, пасивним та активним.

Активний прямий висновок наштовхує адресата на певні дії. Цей вид висновку застосовується в наказах, протоколах, дея­ких видах листів, телеграмах. У договорах, угодах, інструкціях, правилах, положеннях, де дія очікується або передбачається, застосовується активний непрямий висновок.

Мета пасивного висновку - повідомити адресата про якийсь факт, подію, обставини і та ін.

Текст, який складається з одного висновку, називається простим, а той, що має інші логічні елементи, - складним. В залежності від змісту документів застосовується прямий поря­док розташування логічних елементів. Як правило, при зворотному порядку розташування елементів текст складається з вис­новку і доказів.

Це - традиційно усталений порядок складання документів. Психологи вважають, що найкраще засвоюється початок доку­мента, тому пропонують починати його з основної частини, з викладу суті справи (пропозиції, прохання), а вже потім вказа­ти, що було причиною (підставою) для створення документа. У тому випадку, коли основою складання документа є інший документ, у тексті створюваного на це робиться посилання з вказівкою назви виду документа, дати і порядкового номера, наприклад: " У зв'язку з Постановою Кабінету Міністрів від...". Написання тексту - найбільш трудомісткий процес при складанні документа. Тому необхідно знати раціональні прийо­ми складання текстів і найбільш вживані звороти.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту чи шляхом комбінації цих форм.

Текст типу анкети застосовується при викладенні цифро­вої чи словесної інформації про один об'єкт за певною сумою показників. Анкетні тексти найчастіше застосовуються в доку­ментах з особового складу, з маркетингу та ін.

Тексти у вигляді таблиць застосовуються при викладенні досить великої кількості цифрових даних, особливо по кількох об'єктах та ряду ознак, що притаманні їм на даний момент. Таблиці викорис­товуються в планових, звітних, довідкових та інших документах.

Зв'язний текст може бути складений довільно чи на основі трафарету, що містить постійну інформацію, вільні місця запов­нюються при потребі для внесення змінної інформації. При складанні листів, факсів, контрактів, актів, довідок та інших документів з однотипною інформацією широко використову­ються трафаретні тексти. Особливо вигідно застосовувати тра­фарети при складанні документів на ЕОМ.

У документах групи ОРД використовуються такі форми викладу тексту:

• від першої особи однини: "наказую", "пропоную", "зобов­'язую", "прошу" (в наказах, розпорядженнях, заявах, до­повідних і пояснювальних записках);

• від третьої особи однини: "вирішило" (в рішеннях); під першої особи множини: "вирішили", "постановили", "ухвалили", "пропонуємо" (в спільному рішенні). У службових листах використовують форму викладу від першої або від третьої особи однини: "прошу не відмовити...", колектив пропонує...".

Такий спосіб викладення доцільний, оскільки документи оформляються від імені юридичної особи (установи чи структурного підрозділу.

Часто використовуються безособові форми з неозначеною формою дієслова: "затвердити запропонований кошторис витрат...", "контроль за виконанням покласти на..."

При створенні документа зазвичай дотримуються такої логічної послідовності дій: обдумування, викладення, аранжування, редагування.

В залежності від ступеня формалізації та стандартизації текст документа може бути написаний у вигляді звичайного лінійного запису.

Всі способи викладення, призначені для службового вико­ристання, повинні бути оформлені друкарським способом.

Повна об'єктивність викладення досягається високим сту­пенем безособовості, відсутністю суб'єктивізму.

Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного основного смислового аспекту. Формулювати заголовок документа лід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.

Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені піл меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту

починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа.