2.1. Консолидация по формуле
Первый способ наиболее простой. При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей-источника и области-назначения:
все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1.C8;
области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, например
лист1!D1 :лист2!С8;
области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.
Например, Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах. Например, вот такие:
Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям. Для этого необходимо:
- на листе консолидации (итоговом листе) создать (или скопировать) надписи для данных консолидации;
- указать ячейку на листе консолидации, куда следует поместить результат консолидации:
Способ 1. Простые формулы
Самый простой способ. Ввести в ячейку чистого листа формулу
=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3
и скопировать ее на четыре ячейки вправо и на четыре вниз
Способ 2. Трехмерные формулы
Чуть более изящный способ, чем предыдущий. Формула может выглядеть немного иначе:
=СУММ('2001 год:2003 год'!B3)
Фактически – это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003. То есть, в будущем, возможно поместить между этими листами дополнительные листы с данными, которые также станут учитываться при суммировании.
2.2. Консолидация по расположению
Консолидация данных по расположению используется, если консолидируемые данные находятся в одном и том же месте разных листов и размещены в одном и том же порядке. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.
ВНИМАНИЕ: Если консолидируемые данные находятся в разных книгах перед консолидацией их необходимо заранее ОТКРЫТЬ
Технология консолидации следующая:
скопировать заголовки строк и столбцов на лист итогов;
указать левую верхнюю ячейку области размещения консолидируемых данных;
выполнить команду Консолидация меню Данные;
в диалоговом окне Консолидация следует выбрать в списке Функция итоговую функцию для обработки данных, а в поле Ссылка ввести исходную область для консолидации данных (диапазон ячеек), нажать кнопку Добавить. Повторить эти действия для всех диапазонов, данные из которых будут участвовать в консолидации.
Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек).
Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем производить пересчет консолидированного отчета автоматически.
