Создание сложных фильтров с помощью Конструктора фильтров

В Access для разработки сложных фильтров можно воспользоваться Конструктором. Когда Вы вписываете в одну вкладку несколько условий одновременно, то создаете И-фильтр. Он отображает только записи, удовлетворяющие всем заданным во вкладке критериям. Записи, удовлетворяющие одному из нескольких условий, просматривают с помощью ИЛИ-фильтра. При его применении отображаются все записи, соответствующие любому из условий, заданных во вкладке Найти или в любой из активных вкладок Или.

Создание и-фильтра:

1. Отобразите отфильтрованную таблицу в Режиме таблицы.

1. Щелкните кнопку Изменить фильтр (2 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

2. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр.

3. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.

4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля, по которому будет проведено фильтрование. Чтобы фильтр работал правильно, текст, вводимый в ячейку бланка конструктора фильтра, заключите в кавычки.

5. Выполните аналогичные действия для каждого поля, задаваемого для фильтрования.

6. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр.

Создание или-фильтра:

1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы.

2. Щелкните кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

3. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр.

4. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.

5. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля.

6. Выполните аналогичные действия для каждого поля, заданного для фильтрования. Любое из них задает дополнительные критерии отбора записей.

7. Для задания дополнительных условий фильтрования щелкните вкладку Или внизу окна Конструктора.

8. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр.

Сортировка данных (в режиме таблицы)

Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т.е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок:

А Я

Я А

С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту, а числовых - по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.

Фильтрация данных (в режиме таблицы)

Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи базы данных (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определенным условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.

Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует:

1. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр.

2. Щелкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора.

3. Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр.

На экране появится таблица, которая будет содержать строки, данные которых отвечают указанному условию. Чтобы вновь увидеть всю таблицу целиком, следует выполнить команду Записи, Удалить фильтр.

В условиях помимо математических равенств и неравенств можно использовать знак «*», который заменяет собой любую последовательность символов, или знак «?», заменяющий один символ.