№9 Вимоги до первинних документів

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

1) назву документа (форми);

2) дату і місце складання;

3) назву підприємства, від імені якого складено документ;

4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Порядок проведення перевірок на підприємстві давно урегульований відповідними інструкціями і положеннями. Чітке їх дотримання представниками обох сторін дозволить не перетворити звичайну процедуру в надзвичайну подію або стихійне лихо (якщо, звичайно, за вами немає великих "гріхів").

Здійснення перевірки

1 Перевіряючі мають право на одержання від посадових осіб пояснень у письмовій формі, довідок і відомостей з питань, що виникають під час перевірок.

2 Перевіряючі мають право на одержання письмових пояснень, довідок та копій документів.

Вилучення документів

Порядок вилучення документів врегульовано "Інструкцією про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів", затвердженою наказом ДПА України від 08.11.2005р. № 493 (зареєстровано Міністерсвом юстиції України від 25.11.2005р. за № 1427\11707). Дана інструкція регулює порядок вилучення документів лише податковими органами, але на наш погляд таким чином вилучення повинно здійснюватися і іншими контролюючими органами.

Підстави для вилучення.

Якщо під час перевірки встановлено факт приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплати податків та інших платежів, то вилучення документів у підприємств провадиться на підставі письмово вмотивованої постанови органу державної податкової служби (далі - ДПС).

Які документи вилучаються.

Вилученню у підприємств підлягають первинні документи (тобто письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення), грошові документи, облікові регістри (тобто носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації первинних документів, що прийняті до обліку), кошториси, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов’язкових платежів до бюджету, а також інші довідкові матеріали та розрахунки, за винятком документів, що містять відомості, визначені в законодавчому порядку такими, що становлять державну таємницю.

Вилученню (із залишенням копій на підприємстві) підлягають лише оригінали тих документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, інших платежів чи приховування інших об’єктів від оподаткування.

Особи, які мають бути присутніми під час вилучення документів.

Вилучення документів здійснюється в присутності тих посадових осіб підприємства, в яких вилучають документи. При цьому зазначені особи мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб органу державної податкової служби. Такі заяви підлягають занесенню до Протоколу вилучення документів (надалі - Протокол).

Порядок вилучання документів.

При проведенні вилучення документів посадова особа ДПС подає керівникам підприємства Постанову, складену тією посадовою особою ДПС, яка здійснює вилучення на підставі виявлених фактів. Перед вилученням посадова особа ДПС, яка проводить вилучення документів, здійснює ретельний перегляд документів, що підлягають вилученню, в місцях їхнього зберігання. У випадках їхньої непридатності для подальшого огляду або у разі недооформлення томів документів (непідшиті, непронумеровані, непідписані тощо) в присутності такої посадової особи ДПС ці документи дооформлюються посадовими особами підприємства у відповідності до вимог щодо оформлення документів і документообігу в бухгалтерському та податковому обліку.

Посадова особа ДПС, яка здійснює вилучення документів, одночасно складає Опис оригіналів документів (далі - Опис), що вилучені зі справ та проводить фіксацію їхнього змісту, про що робиться запис у Протоколі.

У присутності посадової особи підприємства, посадова особа ДПС, яка здійснює вилучення, знімає копії з документів, що вилучаються, на яких зазначаються підстава та дата їх вилучення. Саме вилучення оформляється Протоколом.

Якщо під час перевірки керівники підприємства сповістили особу, яка проводить перевірку, про втрату або знищення документів, то за пропозицією посадової особи ДПС, яка здійснює вилучення документів, керівник підприємства письмовим наказом (аби усним розпорядженням) призначає комісію з розслідування причин втрати або знищення документів. Проведену комісією роботу оформляють актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта повинна бути подана посадовій особі ДПС, яка здійснює вилучення документів. У разі потреби для участі в роботі комісії посадова особа ДПС, яка здійснює вилучення документів, може запросити представників правоохоронних органів та державного пожежного нагляду системи органів внутрішніх справ.

Замість вилучених документів у справах підприємств залишаються їхні копії та Опис документів або, у відповідних випадках, лише Опис документів. Останній засвідчується підписами посадової особи органу державної податкової служби та головного бухгалтера чи інших відповідальних посадових осіб підприємства. Якщо на підприємстві залишився лише Опис документів, то копії тих документів, що були вилучені, посадовими особами ДПС повинні бути надані підприємству не пізніше трьох діб з дня вилучення.

Вилучені документи повертаються підприємствам за рішенням керівників ДПС, під розписку про одержання документів, кур’єром або пересиланням поштою. У випадках, коли за рішенням керівників ДПС вилучені документи підприємств передаються підрозділам податкової міліції або у випадках, передбачених законодавством - іншим правоохоронним органам, в Протоколі і Описі документів проставляється відповідний запис.

На наш погляд на всіх копіях, що залишилися на підприємстві перевіряючий повинен поставити свій підпис і здійснити напис "З оригіналом звірено".

У випадках відмови від добровільного видання документів останні вилучаються посадовою особою органу ДПС за участю представників податкової міліції.

Копія відповіного протоколу вручається під розпис посадовим особам підприємства, у яких було здійснено вилучення документів.

На вилучених документах забороняється робити будь-які відмітки та написи. Тому при прийнятті документів важливо ще раз звірити їх з копіями, що залишилися на підприємстві.