2. Робота відповідального виконавця з касовими журналами

В основу технології обробки інформації в підсистемі “КАСА” покладено введення касових документів відповідальними виконавцями безпосередньо в касові журнали

Основною процедурою в роботі відповідального виконавця з касовими журналами є введення документів у режимах “Оприбуткування”, “Видатки”. Кожний документ задається в екранній формі з подальшим переліком реквізитів: Після запуску програма пропонує користувачу екран для вибору варіанта роботи з касовим журналом:

• робота з вже існуючими журналами поточного дня;

• створення нового касового журналу і робота з ним.

При записі касового документа і при коректуванні виконуються перевірки:

• наявності особового рахунка в базі даних,

• ознак особового рахунка – закритий / заблокований,

• наявність коштів на рахунку,

• наявність значення символу касової операції в довіднику бази даних.

Касові документи можуть бути одиночними і зведеними. Під час запису касового документа в журнал зміни на особових рахунках не відбуваються, розрахункові документи не породжуються. Скорегувати і видалити можна тільки не проведені документи. Оплачені касові документи можна сторнувати протягом операційного дня.

1.3. Робота касира з касовими документами.

Робота касира з касовими документами виконується в режимах “Прибуткова каса” або “Видаткова каса” за допомогою процедури “Оплата документа”. Касиру пропонується екран із списком ще не сплачених касових документів поточного дня, введеними всіма відповідальними виконавцями на поточний момент часу. Обслуговуючи клієнта, касир вибирає рядок, тобто необхідний документ, і натисканням відповідного клавіша запускає програму оплати документа чи відмови від оплати. Підпрограма оплати документа виконує бухгалтерське проведення згідно з кодам рахунків і видів операцій з готівкою, також фіксує ці зміни у відповідних машинних реєстрах бази даних аналітичного обліку банківських операцій. У разі відмови касира оплатити документ в полі “Бухгалтерське проведення” в журналі відповідального виконавця з’явиться відповідна відмітка. Виконавши процедуру “Оплата документа”, касир видає клієнтові готівку, якщо операція видаткова, або квитанцію, якщо операція прибуткова. Касир повторює процедури оплати документів доти, доки на екрані не з’явиться повідомлення “Відсутні документи для оплати”.

1.4. Робота з новим касовим журналом.

Уведення нового касового журналу виконується в режимі "Оприбуткування" або "Видатки" по клавішу <Ins>. При цьому програма виконує наступні дії:

• установлює поточну системну дату як дату касового журналу;

• формує поточний номер журналу;

• якщо особовий рахунок каси один, то він вибирається автоматично; якщо таких рахунків декілька, то програма відображає вікно вибору, у якому перераховані номери рахунків і їхня коротка характеристика. Виконавець може вибрати потрібний рахунок каси - у поле номера рахунка каси заноситься обране значення. У поле "залишок" поміщає поточний залишок на обраному особовому рахунку каси.

Після визначення всіх полів заголовка касового журналу програма переходить до циклу введення касових документів. Введення касового документа полягає в заповненні полів на основній робочій області екрана:

• Номер документа: пропонується номер у виді N_журналу/поточний_номер_ документа;

• Номер МФО: пропонується Ваше МФО.

• Номер особового рахунка по Дт:

-- в режимі "Оприбуткування" у цьому полі автоматично проставлений рахунок каси;

-- в режимі "Видатки" у цьому полі вказується рахунок клієнта банку. Це поле повинне бути заповнене при введенні всіх одиночних документів і першого з окремих у зведеному.

• Код держpеєстрації - код ЄДРПОУ каси (для режиму "Оприбуткування") або клієнта (для режиму «Видатки»); (для режиму "Витрата");

Номер особового рахунка по Кт:

-- в режимі "Оприбуткування" у цьому полі вказується рахунок клієнта нашого банку;

-- в режимі "Видатки" у цьому полі автоматично проставлений рахунок каси;

• Код держpеєстрації - код ЄДРПОУ клієнта (для режиму "Оприбуткування") або каси (для режиму "Видатки");

• Тип рядка (цифра). Це поле має бути заповнено при введенні всіх документів. У це поле може бути введено одне із значень:

1 - одиночний документ,

2 - окремий документ у складі зведеного,

3 - підсумковий рядок зведеного документа.

Код типу рядка 4 (для документа плати за послуги) породжується автоматично.

• Символ касової операції (двозначне число).

При введенні і при коректуванні виконується перевірка: для зазначеного значення повинен існувати запис у довіднику символів касових операцій. При позитивному результаті перевірки праворуч від поля символу касової операції відображається найменування касової операції. Якщо в довіднику касових операцій немає такого запису, програма відображає вікно вибору, у якому для кожного рядка зазначені:

- символ касової операції,

- найменування касової операції.

Виконавець може вибрати потрібний рядок.

• Сума операції : не повинна дорівнювати нулю.

• Плата за касове обслуговування. У цьому полі вибираєте спосіб стягнення плати за послуги: “безготівковими / готівковими”. Далі програма автоматично формує поле із сумою плати за послуги і відповідний документ, який можна побачити на екрані перегляду списку документів даного касового журналу.

• Обґрунтування платежу (текст довжиною до 280 знаків).

Далі пропонується до заповнення вікно "Прізвище Ім'я По батькові Документ" для введення інформації про фізичну особу, що робить платіж або одержує гроші.

Після завершення введення контролер-бухгалтер записує по <F8> введений документ у БД без оплати. Потім касир у режимах "Прибуткова каса" / "Видаткова каса" ставить відмітку про оплату в касовому журналі і виконує бухгалтерське проведення.

В нижній частині екрана відображений поточний стан по даному касовому журналу:

• у полі "Документ" - кількість сформованих документів та їхня сума,

• у полі "Проведена" - кількість проведених документів та їхня сума.