3. Организация и технология работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

3.1 Анализ документопотоков и документооборота

Мировые судьи осуществляют правосудие именем Российской Федерации. Порядок осуществления правосудия мировыми судьями устанавливается ФЗ «О мировых судьях в РФ» [8].

В деятельности Мирового суда г. Добрянки ежедневно создаются документы. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству на судебном участке № 59 мирового судьи Пермского края, учёт документооборота возлагается на Старшего инспектора. В его должностные обязанности входит:

1. Порядок приема и отправление почты - все судебные дела и корреспонденция, поступающие на судебный участок, принимаются, а также отправляются сотрудником канцелярии: старшим инспектором либо в его отсутствие - секретарем суда;

2. Регистрацию и учет уголовных и гражданских дел - все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, поступившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточках;

3. Регистрацию и учет предложений, заявлений и жалоб;

4. Оформление уголовных дел на стадии принятия и назначения к судебному заседанию;

5. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к рассмотрению и после рассмотрения;

6. Прием и учет апелляционных и частных жалоб, представлений, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотра заочного решения;

7. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений;

8. Подшивку материалов в папки;

9. Занимается почтовой корреспонденцией: наклеивает марки на конверты, проставляет штампы;

10. Составляет опись по уголовным делам.

Документооборот на судебном участке № 59 ведет Секретарь Суда, в должностные обязанности которого входит выполнение следующих функций:

1. Ведение статистической отчетности по уголовным, гражданским, административным делам;

2. Ведет номенклатуру дел;

3. Заводит административные дела, присваивает номера, отмечает их в статистических карточках;

4. Отмечает рассмотрение административных дел в алфавитный указатель;

5. Направляет рассмотренные постановления об административных правонарушениях в органы составляющие протоколы об административных правонарушениях: ГИБДД, ОВД, ИФНС г. Добрянки, Федеральную службу судебных приставов;

6. Занимается составлением проектов судебных приказов, исполнительных листов, определение об отмене судебного приказа, определения о прекращении исполнительного производства, постановления об отказе возбуждения уголовных дел, постановления об административных правонарушениях;

7. Присваивает номера гражданских дел, заносит, а алфавитный указатель, заводит по ним статистические карточки;

8. Ведение архива судебного участка мирового судьи.

Кроме того делопроизводством в Мировом суде г. Добрянки занимается секретарь судебного заседания, должностные обязанности которого определены следующим образом:

1. Занимается ведением протоколов судебного заседания;

2. Присутствует на судебных заседаниях;

3. Посылает копии судебных приказов для сведения должникам;

4. Осуществляет телефонные переговоры;

5. Осуществляет порядок выдачи судебных дел и документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [66].

На судебном участке Мирового суда г. Добрянки используются ручные и электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов не использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота на судебном участке относятся следующие функции:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в судебный орган всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из судебного органа, обрабатываются старшим инспектором;

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, исходящие – при создании; регистрация документов в Мировом суде осуществляется старшим инспектором);

- вынесение конкретных дел, поручений, сроков исполнения, повесток, заявлений, писем.

Проводя анализ документооборота судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.

В Мировом суде, как и в любой другой организации, выделяют три основных документопотока:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки другим лицам, другим организациям;

- потоки внутренней документации, в основном это специфическая документация;

Входящие документы Мирового суда г. Добрянки образуют два направления: мировому судье и непосредственно его подчиненным. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен на рисунке 5.

Документы от

вышестоящих

организаций

(Прокуратура,

Добрянский районный суд, Краевой суд, Арбитражный суд)

Документы от

соподчиненных

организаций (Отдел Внутренних Дел, ИФНС, ГИБДД, Пенсионный фонд РФ, ТСЖ и т.д.)

Заявления, жалобы,

ходатайства (Обращения

граждан и иных организаций)

Рис. 5. Состав корреспондентов

В данной таблице, представлен состав входящих документопотоков на судебный участок № 59 Мирового суда г. Добрянки.

Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в мировом суде и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от их назначения и рассмотрения. Исходящие документы готовят специалисты судебного органа. Состав корреспондентов представлен на

рисунке 6.

Управление по обеспечению деятельности Мировых судей Пермского края

ОВД, ГИБДД

(ответы на запросы, судебные

приказы)

Прокуратура

(постановления об отказе)

Наркоконтроль

(судебные приказы, ответы на запросы)

ЗАГС (ответы

на запросы)

Рис. 6. Состав корреспондентов

Внутренний документопоток включает документы судебного участка, которые не выходят за его пределы. К внутренним документам Мирового суда относится в основном специфическая документация. Такая как протокол судебного заседания, выписка из протокола, постановление, решение, определение о назначении дела к судебному разбирательству.

Рассматривая документооборот судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших на судебный участок и созданных им за определенный период.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота учреждения [66].

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Величина документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения [66].

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При исследовании документооборота на судебном участке Мирового суда г. Добрянки нами был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2008 по 2010 года.

При подсчете документооборота отдельно учитываются документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих и исходящих документов. В Мировом суде при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено.

Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об объеме документооборота в Мировом суде занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Рассмотрим объём документооборота за последние три года, то есть с 2008 по 2010 год.

Начнём анализ документооборота судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки с входящих документов.

При подсчете входящих документов за 2008 год, было выявлено около 5000 документов. Из них 300 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это заявления - 860, исковые заявления – 901, статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) – 134, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 93. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступает более 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют уголовные, административные дела. Из них 207 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, заявления о выдаче судебных приказов, также около тысячи – из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. Более 800 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1 тысячи заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей – 300 документов, расторжение брака – 570 заявлений, взыскание за коммунальные услуги- 500, взыскание задолженности по кредитам – 200, взыскание материального ущерба при ДТП – 400.

В 2009 году в судебном органе был зарегистрировано около 4 тысяч документов. Как мы видим, это чуть меньше, чем в прошлом году. Из них 200 от вышестоящей организации, а именно от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому краю. В основном это приказы и заявления - 240 , статистическая информация (показатели по рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел) – 730, справочно-информационные сообщения (изменения и применение нормативных прав) - 172. От соподчинённых организаций: Прокуратура, ГИБДД, ИФНС, Наркоконтроль и т.д. поступило около 1 тысячи документов. Большую часть из них составляют гражданские, административные дела. Из них 790 поступило из Прокуратуры, для вынесений приговоров решений, постановлений по данным делам, около 900 заявлений – из ГИБДД, ОВД, поступают материалы в отношении лиц для вынесения определений и постановлений. 980 заявлений поступают из ИФНС, Пенсионного фонда о взыскании долга по транспортному налогу, налогу на имущество и землю, и недоимки по страховым взносам. А также около 1200 заявлений поступают от граждан, такие как взыскание алиментов на содержание несовершеннолетних детей – 340 заявлений, расторжение брака – 453, взыскание за коммунальные услуги- 120, взыскание задолженности по кредитам – 92, взыскание материального ущерба при ДТП – 200.

Изучив объём входящей документации на судебном участке Мирового суда г. Добрянки за 2010 год было выявлено 5,5 тысяч документов. По-прежнему, большинство входящих документов составляют заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю из ИФНС по г. Добрянке – 3 тысячи. А также дела, материалы, заявления поступающие из Прокуратуры, ОВД и других правоохранительных органов – 1,300 заявлений. Затем идут заявления от граждан – около 1,600 заявлений, о рассмотрении дел о взыскании алиментов – 600, расторжении брака – 440 заявлений, взыскании коммунальных услуг - 200, возмещение убытков при затоплении квартиры - 100, взыскании командировочных расходов - 50, раздел имущества - 30, о привлечении за побои, оскорбления, клевету, унижающие честь и достоинства человека - 40. И наконец, документы от Агентства по обеспечению деятельности мировых судей по Пермскому

краю - 5 .

На рисунке 7 представлена динамика объёма входящей документации в Мировом суде за период 2008-2010 г.г.

Рис. 7. Динамика объёма входящей документации судебного участка

№ 59 Мирового суда г. Добрянки с 2008 года по 2010 года

При подсчете входящих документов судебного участка Мирового суда за последние 3 года, можно сделать вывод, что основную часть, составляют заявления из различных организаций г. Добрянки, а также заявления граждан.

Что касается исходящей документации, то также рассмотрим объём исходящих документов Мирового суда с 2008г. по 2010г.

В 2008 году за пределы судебного участка № 59 Мирового суда было отправлено 3,5 тысячи документов. Из них 2 тысячи – это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам – 1,5 тысячи. Также отправлено 4 отчёта по выполнению плана в головную организацию- Агентство по обеспечению деятельности Мировых судей Пермского края.

За 2009 год исходящая документация судебного участка № 59 Мирового суда составила – 4,300 документов. По-прежнему, большинство составляют ответы на запросы из различных организаций – 2,150 документов, отправка почтовой корреспонденции – 2,100 тысячи. В 2009 году в Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края было отправлено 28 писем и отчётов.

При подсчете исходящего документопотока судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки за 2010 год, мы выявили 4,700 тысячи документов. Из которых, 2,400 документов – это ответы на запросы из различных организаций; отправка почтовой корреспонденции (направление судебных повесток, извещений о рассмотрении дел о назначении времени и место рассмотрения, постановлений, решений, определений, приговоров) в запрашиваемые органы и гражданам – 2,200 документов. Также отправлено 40 отчётов по исполнительным листам, маркам, а также статистические отчеты в головную организацию - Агентство по обеспечению деятельности мировых судей Пермского края.

На рисунке 8 представлена динамика объёма исходящей документации судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки за период

2008-2010 гг.

Рис. 8. Динамика объёма исходящей документации судебного участка № 59 Мирового суда г. Добрянки

При рассмотрении всех входящих и исходящих документопотоков судебного участка № 59 Мирового суда, можно сделать вывод, что практически каждый исходящий документ порождает соответствующий ему входящий документ. На судебном участке № 59 это в основном почтовая корреспонденция.

Динамика объема документооборота на судебном участке № 59 Мирового суда с 2008 по 2010 года представлена на рисунке 9.

Рис. 9. Динамика объёма документооборота на судебном участке № 59 Мирового суда за последние 3 года

Общая схема объема входящих и исходящих документов на судебном участке № 59 Мирового суда с 2008 по 2010года, (по каждому году в отдельности) представлена на рисунке 10.

Рис. 10. Общий объем входящих и исходящих документов на судебном участке № 59 Мирового суда за период с 2008 по 2010 гг. за каждый год в отдельности

Можно сделать вывод, что документооборот Мирового суда г. Добрянки представляет собой три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. При анализе каждого из них, мы сделали вывод о том, что в процессе своей деятельности Мировой суд создаёт и использует документы различного вида и назначения. Что касается входящих и исходящих документов, то в основном это документы, ответы на запросы из различных организаций, заявления о выдаче судебного приказа о взыскании транспортного налога, налога на имущество и землю, а также заявлений поступающих от граждан. А что касается внутренней документации, в основном это специфическая документация. В дальнейшем будут рассмотрены основные технологические этапы работы с документами.