Тема 3.3 Системы управления базами данных

Студент должен:

иметь представление:

• о видах и возможностях типовых систем управления базами дан­ных;

знать:

• режимы работы системы управления базами данных;

• правила создания, заполнения и сохранения базы данных;

• способы сортировки записей;

• режимы поиска;

• методику выполнения запроса и правила применения формул за­проса;

• порядок применения формул и статистических функций; структуру и назначение составных частей отчета;

уметь:

• вводить, редактировать и форматировать данные;

• сохранять созданную или отредактированную базу данных;

• сортировать записи по одному и нескольким полям;

• выполнять поиск информации в базе данных;

• применять формулы запроса для выбора требуемых данных;

• создавать структуру отчета и заполнять его строки;

• просматривать и редактировать отчет;

Основные понятия и функциональные возможности СУБД. Основные элементы базы данных. Режимы работы. Создание формы и заполнение базы данных. Оформление, форматирование и редактирование данных. Сортировка информации. Организация поиска и выполнение запроса в базе данных. Режимы поиска. Формулы запроса. Понятие и структура отчета. Создание и оформление отчета.

Практическое занятие 15 Создание базы данных в СУБД Microsoft Accеss

Практическое занятие 16 Создание запросов и форм в СУБД Microsoft Accеss

База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы, с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

Системы Управления Базой Данных - это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

MS ACCESS — это функционально полная реляционная СУБД.

В основе реляционных баз данных лежит понятие связей (отношений, relationships). Они позволяют разработчикам связывать несколько таблиц в базе посредством общих данных. При помощи взаимосвязей разработчики баз данных моделируют таблицы, отражающие взаимодействие объектов в реальности.

Запустить систему можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в WINDOWS;

• запуск с помощью Проводника;

• запуск с помощью ярлыка; и др.

Основные элементы главного окна Access:

Строка заголовка. В строке заголовка отображается имя активной в данный момент программы.

Пиктограмма системного меню. Такая кнопка имеется в верхнем левом углу главного окна практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, которое позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего приложения и изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного меню работа приложения завершается.

Полоса меню. Полоса меню содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на полосе Access и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов. Панель инструментов — это группа пиктограмм, расположенная непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение — ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструментов тоже могут изме­няться в зависимости от выполняемых операций. Также можно отобразить, спрятать, создать новую панель инструментов или настроить любую панель инструментов.

Строка состояния. В левой части строки состояния отображается информация о том, что вы делаете в настоящее время.

Окно базы данных. Это окно появляется при открытой базе данных. В поле окна сосредоточены все «рычаги управления» базой данных. Окно базы данных используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных, таких, как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных.

Вкладки объектов. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, отчет, форму, макрос и модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда активизируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы данных. Для выбора вкладки других объектов базы данных надо щелкнуть по ней мышью.

Кнопки. Кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных, используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных.

Структура базы данных

Таблицы - объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию в виде записей. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

1. Режим конструктора. Задание структуры таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.

2. Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Форма - объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма — это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения.

1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.

3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впослед­ствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц.

1. Режим предварительного просмотра. Этот режим позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати.

2. Режим конструктора. Данный режим предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета.

Макрос - объект, представляющий структурированное описание одного или не­скольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы вклю­чаются макрокоманды. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд. Макрокоман­ды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т. п.

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Страницы - объект доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Модуль – модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности.

Связывание таблиц Таблицы в базе данных могут быть связаны. В Access используется три типа межтабличных связей:

• один к одному — каждой записи первой таблицы соответствует одна запись из второй связанной таблицы (например, есть две таблицы: Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения, Место рождения, Год_поступления_в_вуз и таблица Сессия с полями Номер, Оценка1, Оценка2, Оценка3; каждому номеру таблицы Студент соответствует один номер в таблице Сессия);

• один ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Библиотека с полями Код, Название_книги, Автор, Год_издания; каждому номеру из таблицы Студент может соответствовать несколько кодов из второй таблицы);

• многие ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и обратно — каждая запись второй таблицы связана с несколькими записями первой таблицы (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Спортивные_секции с полями Код, Вид спорта, каждый студент может посещать несколько секций, и каждую секцию могут посещать несколько студентов);

Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Безопасно выйти из Access можно несколькими способами:

• двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного окна Access; из меню Access выбором команды «Выход» меню «Файл»;

• нажатием комбинации клавиш <ALT +F1>.