Сортировка данных

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду «Сортировка» меню «Данные».

В поле списка «Сортировать по» выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

• по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

• по убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка «Затем по» указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле «Затем по» указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Печать документов Excel

Экранное представление электронной таблицы в Excel значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Элементы оформления рабочего окна программы: номера строк и столбцов, условные границы ячеек — обычно не отображаются при печати.

Перед печатью рабочего листа следует перейти в режим предварительного просмотра (кнопка «Предварительный просмотр» на стандартной панели инструментов).

Выбор области печати. Область печати — эта часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа.

Чтобы вставить разрыв страницы, надо сделать текущей ячейку, которая будет располагаться в левом верхнем углу печатной страницы, и дать команду «Вставка» - «Разрыв страницы».

Применение электронных таблиц для расчетов

В научно-технической деятельности программу Excel можно рассматривать как основной вычислительный инструмент.

Итоговые вычисления

Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка «Автосумма»).

Функции для итоговых вычислений. Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории «Статистические». В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие.

Построение диаграмм и графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке «Стандартные». На вкладке «Нестандартные» отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием.

Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для адресовки отдельных рядов данных задают на вкладке «Ряд».

Третий этап работы мастера состоит в выборе оформления диаграммы.

На последнем этапе работы мастера указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Этот выбор важен только для последующей печати документа.

Готовую диаграмму можно изменить. Форматировать элементы диаграммы можно через меню «Формат» (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда «Формат»). Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Удалить диаграмму можно, удалив рабочий лист, на котором она расположена («Правка» - «Удалить лист»), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу «DELETE».