Тема 3. Работа с несколькими взаимосвязанными таблицами

Цель работы: научиться связывать таблицы в Excel и выполнять консолидацию данных.

Создание связанных таблиц

Во многих случаях исходные данные и результаты расчетов удобнее оформлять в виде не одной, а нескольких взаимосвязанных таблиц. Excel 2007 обеспечивает возможность совместной обработки таких таблиц и их хранение в одном файле. Для этого каждая таблица размещается на отдельном рабочем листе. Можно связывать таблицы, расположенные на разных рабочих листах, таким образом, чтобы в результате ввода значения в одну таблицу изменялось содержимое другой.

Каждый рабочий лист имеет имя, допускает форматирование и адресацию данных, выделение ячеек независимо от других листов. В новой электронной таблице может содержаться несколько листов; один из них отображается в окне Excel 2007 в виде пустографки, от остальных видны только ярлычки с именами во второй снизу строке окна.

Выбор, создание, удаление и переименование рабочего листа

Чтобы выбрать требуемый лист, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на его ярлычке. Если ярлычок требуемого листа не виден, используют расположенные рядом кнопки .

Чтобы вставить новый лист, следует перейти на лист, слева от которого необходимо расположить новый, и выполнить команду - Вставить лист или ПКМ (правая кнопка мыши) - Вставить лист.

Для удаления рабочего листа используется команда ПКМ - Удалить лист..

Примечание. Эта операция не может быть отменена посредством кнопки на панели инструментов , поэтому ее выполнение требует особой осторожности.

Чтобы переименовать рабочий лист, следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на его ярлычке и ввести новое имя листа.

Рекомендуется присваивать листам имена, состоящие только из русских и латинских букв (любого регистра), цифр и знаков подчеркивания.

Адресация ячеек, расположенных на другом листе

Если в формуле требуется указать адрес ячейки, расположенной на другом листе, поступают следующим образом: записывают имя этого листа, ставят восклицательный знак, а затем указывают адрес ячейки. Например, ТаблицаЗ!АЕ56, где ТаблицаЗ - имя листа, символ ! - разделитель, АЕ56 — адрес ячейки.

Перед именем столбца или номером строки допускается использование символа $ для обеспечения абсолютной адресации, например, ТаблицаЗ!АЕ$5б. Перед именем листа знак $ не используется, адресация листов всегда является абсолютной. Excel никогда не корректирует имена листов при копировании формул.

Пример записи адреса интервала, расположенного на другом листе: ТаблицаЗ!$V50:$АЕ$56; охватывающего данные нескольких смежных листов: Таблица2:Таблица5!$В5:$В10.

При переименовании листа все ссылки на него автоматически корректируются. Удаление листа при вычислении формул, содержавших ссылки на него, приводит к сообщению об ошибке.

Консолидация данных

Консолидация данных - средство, позволяющее объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, определения максимального и минимального значений и т. п.

Для выполнения консолидации следует:

• выделить область назначения;

• задать Данные - Консолидация ;

• в диалоговом окне Консолидация в поле Ссылка: задать области-источники, которые нужно консолидировать (для этого необходимо выделить интервал ячеек для консолидации на соответствующем листе ЭТ и нажать в окне Консолидация кнопку Добавить. Затем повторить те же действия для других интервалов ячеек других листов , которые необходимо консолидировать);

• в списке Функция: выбрать нужную функцию;

• нажать кнопку ОК.

Консолидацию можно выполнять без создания связей с исходными данными или с созданием связей. Во втором случае Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах-источниках. Для установления связей следует включить переключатель Создавать связи с исходными данными.