Тема 6. Построение сводных таблиц
Цель работы: овладеть навыками создания и обработки сводных таблиц в Excel.
Понятие сводной таблицы
Сводная таблица (или кросс-таблица) является мощным инструментом обработки больших списков данных и представляет собой интерактивную таблицу, в которой подводятся итоги, выполняется сортировка и фильтрация данных списка, при этом все результаты представляются в наглядной и компактной форме. Заголовками столбцов и строк такой таблицы служат не имена полей, а их значения или выражения. В ячейках такой таблицы располагаются сводные результаты, относящиеся к указанным в заголовках строк и столбцов значениям. При работе со сводной таблицей можно использовать различные функции, форматы данных и алгоритмы вычислений.
МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ
Д
ля
построения сводной таблицы используется
Мастер
сводных
таблиц.
Чтобы
его вызвать, необходимо на
вкладке Вставка
группы Таблицы
выбрать последовательно Сводная
таблица
и Сводная
таблица.
Появится диалоговое окно Создание
сводной таблицы.
На первом шаге выбирают источник, откуда будут поступать данные для построения таблиц.
На втором шаге указывают диапазон ячеек базы данных Excel, который нужно использовать для построения сводной таблицы.
На третьем шаге проектируют структуру сводной таблицы. Нужно указать данные, которые будут использоваться в качестве полей строк, полей столбцов и полей страниц, а затем указать данные, которые хотят подытожить в области данных сводной таблицы. В правой части диалогового окна содержатся поля исходного списка. Имена этих полей можно транспортировать в поля Фильтр отчета, Названия строк, Названия столбцов или Сумма значения макета сводной таблицы. Excel автоматически использует для подведения итогов функцию Сумма для числовых данных и функцию Кол-во значения для нечисловых данных.
На четвертом шаге указывают место, куда следует поместить сводную таблицу: на новый лист или существующий лист. В последнем случае следует указать начальную ячейку месторасположения сводной таблицы.
Если исходные данные, по которым строилась сводная таблица, были изменены, то для ее обновления надо установить курсор на поле сводной таблицы, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Обновить данные.
Группировка элементов в сводной таблице
Можно группировать элементы в сводной таблице, например месяцы в кварталы, дни в недели. Существуют различные способы группировки данных в сводной таблице:
группировка нескольких выделенных элементов в поле (Excel создает второе группировочное поле для замены сгруппированных элементов);
автоматическая группировка чисел по интервалам (например, список элементов от 1 до 100 может быть сгруппирован по десяткам);
автоматическая группировка дат и времени по интервалам (например, список месяцев может быть сгруппирован по кварталам или другим периодам; можно также создавать собственные интервалы для группировки).
Для выполнения группировки дат и времени по интервалам нужно:
выделить один элемент, являющийся датой или временем, в поле, которое нужно сгруппировать;
На вкладке Параметры - Группировать -Группировка по выделенному - в окне Группирование выбрать группировка по дням - количество дней - 7;
Выбранные для группировки элементы (дата и время) должны соответствовать форматам Excel.