6. Типи діаграм та їх призначення.

У програмі Excel термін діаграма використовується для позначення всіх видів графічного представлення числових даних. В основі побудови графічного зображення лежить ряд даних.

Ряд даних – це група комірок з даними в межах окремого рядочка чи стовпчика. На одній діаграмі можна відображати декілька рядів даних.

Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм різних типів. Наприклад, таких:

Гістограма

Лінійна

Графік

Кругова

Точкова

З областями

Кільцева

Пелюсткова

Поверхнева

Бульбашкова

Біржова

Циліндрична

Конічна

Пірамідальна.

Це стандартні типи. А є ще цілий ряд нестандартних. Крім того, більшість з цих діаграм можна будувати у об’ємному виконанні. Який тип краще вибрати залежить від поставленої задачі.

7. Технологія створення діаграм та графіків на основі табличних даних. Можливості для редагування та модифікації створених таблиць.

Для того щоб створити діаграму можна скористатися майстром діаграм, який запускається:

• Вставка – Диаграмма або

• клацанням по відповідній кнопці на панелі інструментів.

Порядок створення:

1 Вибрати тип

2 Виділити діапазон даних

3 Задати оформлення діаграми

4 Задати місце розміщення діаграми.

Готову діаграму можна відредагувати. Так як діаграма складається з окремих елементів (ряди даних, осі координат, заголовок діаграми, область побудови), то при клацанні лівою кнопкою миші по відповідному елементу, він виділяється маркерами. Через панель меню формат ці елементи можна змінювати.

8. Технології розв’язування завдань за допомогою табличного процесора ms Excel.

У даному питанні цікаво розглянути деякі прийоми роботи у ТП Excel.

8.1. Виділення комірок або групи комірок:

Мишою – метод протягування;

• клавіатура – комбінації клавіш shift + клавіші із стрілочками.

• введенням необхідного діапазону у вікні із зображенням поточної адреси комірки.

Крім того, можна виділяти несуміжні діапазони комірок, наприклад, мишою з утриманням клавіші Ctrl.

Є ще можливість присвоєння імені блоку комірок.

8.2. Прийоми роботи з робочими книгами:

• виділення групи робочих листів;

• додавання / вилучення робочих листів;

• переміщення робочих листів.

• перейменування робочих листів.

9. Управління даними в Excel, їх аналіз за допомогою зведених таблиць консолідованих даних.

B Excel для управління великими масивами даних використовуються спеціальні програми, призначені для роботи з базами даних – це так звані функції списку. У вигляді списку можна подати таблицю, рядки якої мають різнорідну інформацію. Наприклад, список адрес, в якому вказані назва і адреса різних фірм або прізвища людей.

Список характеризує не вміст таблиці, а спосіб її організації. Структурними компонентами списку або баз є записи, поля і заголовний рядок.

Запис – повний опис конкретного об’єкта: він містить ряд різнотипних, логічно пов’язаних між собою понять.

Наприклад.

Янц Н.А. 1984 студентка КФЕК гр. Ф-22.

Кожний запис це рядок бази даних. Ці записи містять однакову фіксовану довжину, їх кількість не обмежена.

Поле – це певна характеристика об’єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має своє ім’я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного використання операцій над списками доцільно записи розбивати на поля, що містять найдрібніші елементи даних. Наприклад, замість одного поля „Прізвище, ім’я, по батькові” краще задати 3 поля: „Прізвище”, „Ім’я”, „По батькові”.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-опису і містить імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними лаконічними, та розміщуватись в одному ряду.

Основні операції над списками (базами даних.):

• сортування даних:

за зростанням (спаданням) вибраних полів;

за алфавітом і у зворотньому порядку

за 1-м, 2-ма, 3-мя ключами;

за рядами, стовпцями, днями, місяцями тощо.

• пошук даних;

• видалення;

• вставка.

При пошуку даних використовуються символи групових операцій *, ?

Крім того, широко використовують фільтри.

Переваги:

• результат запису можна скопіювати в окрему область таблиці;

• одразу використати в обчисленнях;

• записи не перевпорядковуються;

• результат виконання цієї операції – схов (скрытие) записів, що не відповідають заданому критерію.

Види фільтрів:

• автофільтр Данные – Фильтр – Автофильтр;

• розширений фільтр Данные – Фильтр – Расширенный фильтр

Excel також дозволяє здійснювати аналіз даних. Для цього застосовують так звані надбудови „надстройки” – засоби, які розширюють можливості програми Excel:

Сервис – Надстройки.

Розглянемо деякі з них. Функція консолідації використовується якщо необхідно обчислити підсумки для даних, розміщених в різних областях таблиці.

Діапазони комірок, які мають бути консолідовані можуть розміщуватись як на одному робочому місці, так і на різних і навіть бути в різних книгах. За допомогою консолідації можуть бути зведені в одній таблиці, наприклад, дані про оборот різних філіалів підприємства.

Данные – Консолидация

Створення підсумкового звіту.

Звіт – наочна форма представлення результатів роботи диспетчера сценаріїв. Звіт містить результати обчислень на основі всіх створених сценаріїв поточного робочого місця. Створюється по окремому робочому місці.

Для створення звіту необхідно спочатку представити на екрані вікно „Диспетчер сценариев” і видалити всі непотрібні сценарії. Потім клацнути мишею по кнопці „отчет”. На екрані буде відкрите діалогове вікно, в якому необхідно вказати тип звіту (структура, Сводная таблица), а також (в полі ячейка результата) – адреси комірок, в яких має бути розміщений результат.

Лекція 10.

Тема 3.3. Системи управління базами даних

Мета: Ознайомитись з системами управління базами даних на прикладі СУБД MS Access.

План.

1. Загальні поняття (елементи та структура найпростішої бази даних) та різновиди бази даних; їх безпека.

2. Характеристика реляційних баз даних, типи відношень між ними, типи даних.

3. Загальна характеристика, класифікація та функції системами управління базами даних.

4. Призначення, загальна характеристика та об’єкти системи управління базами даних Ms Access. Графічний інтерфейс, структура вікна, меню, панелі інструментів Ms Access.

5. Технології створення проектів, баз даних, таблиць.

6. Технологія редагування та модифікація структури таблиць, створення міжтабличних зв’язків. Схема даних, засоби їх введення та редагування.

7. Поняття запитів в Ms Access, їх типи. Характеристика та засоби формування запитів відбору, дії.

8. Поняття форми системи управління базами данних Access, її призначення та засоби створення. Технологія побудови екранних форм за допомогою Конструктора форм.

9. Звіти в Ms Access поняття засоби створення, призначення і застосування у фаховій діяльності.

1. Загальні поняття (елементи та структура найпростішої бази даних) та різновиди баз даних; їх безпека.

Основні визначення.

База даних (БД) – це файл (документ), в якому зберігається інформація (дані)в спеціальному форматі. (Електронна таблиця).

Система управління базою даних (СУБД) – це пакет програм, за допомогою яких інформація в базу вводиться, переглядається, розшукується, спостерігається (переводиться у формати інших СУБД), або, навпаки імпортується, тощо.

Синонім (БД) – це комп’ютерна система зберігання даних і Диспетчер бази даних. Різниця між БД і СУБД як між магнітною касетою і магнітофоном.

Банк даних – це БД і СУБД.

Поняття бази даних було введено в кінці 60-х років ХХ століття в зв’язку з тим, що виникла необхідність для розв’язання різних задач, використовуючи однакові дані. Наприклад , список працюючих викладачів вузу можна використовувати для: нарахування зарплати; складання розкладу; атестації тощо.

БД дає можливість уникнути дублювання даних, тобто зайвих витрат пам’яті комп’ютера, дає можливість проводити однакові зміни в базі даних для розв’язання різних задач (при зміні педагогічного навантаження змінюється зарплата). Навести приклад про собівартість і ціну виробів.

Приклади баз даних: телефонний довідник, список працюючих, номенклатура виробів, список клієнтів банку, список абонентів бібліотеки, список пожильців в ЖЕУ. Бібліотечний каталог, записна книжка, журнал групи.

Таким чином, база даних містить інформацію, яку можна використовувати для різних цілей (програм).

БД має такі переваги:

1) Кожна програма вибирає із БД тільки ту інформацію, яка їй необхідна;

2) При використанні БД забезпечується незалежність прикладних програм від даних, тобто зміни в даних не викликають необхідності зміни механізму доступу до них.

3) БД може поповнюватися новими даними.

4) Раніше введені дані можуть змінюватися або видалятися.

5) Зміни в БД не вимагають змін в прикладній програмі.

Таким чином, підсумовуючи, можна сказати, що основні переваги БД, це – компактність, швидкість, широке поле застосування, трудовитрати.

Для кого ж створюються бази даних?

Користувачі поділяються на три великі групи:

• прикладні програмісти.

Вони відповідають за створення прикладних програм, які використовують БД. Для цього можна застосовувати моделі COBOL, PL\1, або більш сучасні C або Pascal.

• кінцеві користувачі.

Працюють з СУБД, використовуючи або операційні додатки, або інтегрований інтерфейс самої СУБД.

• адміністратори баз даних, або АБД.

Адміністратор баз даних – це ідеолог і конструктор баз даних. Тільки він планує структуру бази даних і тільки він, може її змінювати.

В банках даних необхідно передбачити захист певних даних від несанкціонованого доступу.

З точки зору кінцевого користувача банк даних повинен :

• видавати повну і вірогідну інформацію на запити;

• мати можливість поповнення, розширення і оновлення БД;

• забезпечити високу надійність зберігання інформації;

• забезпечити захист БД від несанкціонованого доступу.