6. Прийоми і засоби автоматизації розробки документів.

До засобів автоматизації введення і редагування тексту відносяться:

• автотекст,

• автозаміна,

• засоби перевірки правопису,

• розстановки переносів,

• засоби пошуку і заміни фрагментів тексту.

До засобів автоматизації розробки і оформлення документів можна віднести:

• стилі оформлення абзаців,

• шаблони документів,

• у більш сучасних версіях Word – теми оформлення.

Стиль оформлення – це сукупність налагоджень параметрів шрифту, абзацу, мови і деяких елементів оформлення абзаців (ліній і рамок) під одним іменем.

Word підтримує 2 типи стилів:

• стиль абзацу;

• стилі шрифтів (знакові стилі).

Робота зі стилями полягає у:

• створенні;

• налагодженні;

• використанні стилів.

Використовувати стилі можна зі списку, що розкривається на Панелі інструментів – Форматирование.

Налагодження стилю виконується у діалоговому вікні Формат – Стиль – Изменить. При налагодженні стилю важливо правильно вибрати вихідний стиль. Він має бути найбільш подібним до бажаного, щоб зменшити кількість необхідних налагоджень.

Створення стилю відбувається у діалоговому вікні, яке відкривається Формат – Стиль – Создать.

Важлива риса даного засобу – це принцип наслідування стилів, який полягає в тому, що будь-який стиль може бути заснований на якомусь з існуючих стилів. Це дозволить:

Скоротити до мінімуму налагодження стилю, зосередившись лише на його відмінностях від базового.

Забезпечити принцип єдності оформлення всього документу.

Так, якщо змінити базовий стиль, то автоматично зміняться успадковані елементи в стилях, створених на його основі.

Стиль наступного абзацу необхідно зазначити у діалоговому вікні для забезпечення автоматичного застосування стилю до наступного абзацу, після того, як попередній буде закритий натисненням клавіатури Enter.

Хочеться зазначити, що розробка нових стилів і їх налагодження – досить складні технологічні операції, які вимагають ретельного планування, уваги і акуратності. Особливо у зв’язку з тим, що відповідно до принципу наслідування властивостей стилів бажані зміни в одному стилі можуть призводити до небажаних змін в інших.

На початку знайомства з методами роботи з програмою Word стилі, як правило, не використовуються. Так, при розробці невеликих документів (1 – 2 сторінки) можна обійтись без налагодження і використання стилів, виконавши все необхідне форматування вручну засобами пункту меню Формат. Але при розробці документів великого обсягу, вручну важко забезпечити єдність оформлення. Тому правильне і раціональне використання даного засобу є гарантією високої ефективності роботи з даним програмним продуктом і високої якості документів, які ви розроблятимете.

Шаблони – це “заготовки” майбутніх документів. Від звичайних документів відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні міри, які захищають їх від пошкодження.

Відкриваючи шаблон, ми починаємо новий документ і вносимо зміни у зміст шаблону. А коли зберігаємо, записуємо новий документ, а шаблон, що використовувався в якості його основи, залишається у незмінному вигляді і придатний для подальшого використання.

Розглянемо деякі прийоми роботи з шаблонами.

Використання шаблону для створення документу. Команда Файл – Создать відкриває діалогове вікно “Создание документа”, в якому можна вибрати шаблон на базі якого документ буде розроблятись. У цьому випадку документ відразу отримує кілька готових стилів оформлення, які містяться у шаблоні.

Створення шаблону на базі шаблону. По команді Файл – Создать відкривається діалогове вікно “Создание документа”, в якому слід ввімкнути перемикач  Шаблон і вибрати стандартний шаблон, на базі якого він створюється. Після налагодження стилів і редагування змісту виконується зберігання шаблону командою Сохранить как з ввімкненням пункту “Шаблон документа” у полі “Тип файла”.

Створення нового шаблону на базі документу. Якщо готовий документ може бути використаний в якості заготовки для створення інших документів, його доцільно зберегти як шаблон. Командою Файл– Открытьвідкрити готовий документ, у ньому правлять зміст і налагоджують стилі, а потім зберігають документ як шаблон командою Сохранить как, вибираючи у полі “Тип файла” рядок “Шаблон документа”.

Лекція 9.

Тема 3.2. Системи табличної обробки даних

Мета: Ознайомитись з системами табличної обробки даних на прикладі табличного процесора MS Excel.

План.

1. Загальна характеристика систем табличної обробки даних, можливості їх застосування в економіці для виконання розрахунків і створення документів.

2. Поняття електронної таблиці ( ЕТ ), основні її елементи. Типи даних в ЕТ.

3. Можливості табличного процесора MS Excel.

4. Елементи вікна програми Excel 97.

5. Класифікація та характеристика стандартних функцій.

6. Типи діаграм та їх призначення.

7. Технологія створення діаграм та графіків на основі табличних даних. Можливості для редагування та модифікації створених таблиць.

8. Технології розв’язування завдань за допомогою табличного процесора Місrosoft Еxcel.

9. Управління даними в ЕТ, їх аналіз за допомогою зведених таблиць, консолідованих даних.

Сьогодні ми продовжимо знайомство з пакетом програм MS Office. І познайомимось ближче з іншим її представником – програмою – табличним процесором MS Excel. Трохи забігаючи наперед, скажу, що це не буде складно, бо програми пакету Office мають схожі інтерфейси, тобто зовнішній вигляд і всі їх об’єднують загальні принципи роботи.

Нагадаю, що текстовий редактор, який ми вивчили, і табличний процесор, до вивчення якого приступаємо, і бази даних, які вивчатимемо у майбутньому, у першу чергу, призначені для обробки даних. Основні операції, які ми виконуємо над даними це:

• введення

• редагування

• копіювання

• переміщення

• знищення.

І потрібно відмітити, що всі ці операції у різних програмах пакету MS Office виконуються аналогічно. Тому більшість команд із пунктів головного меню, як і пункти головного меню будуть однакові.