Текстова складова документа: вступ, основна частина (доказ), закінчення

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, вис­новки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі за­значається причина написання документа. В основній час­тині викладається суть питання, наводяться докази, пояс­нення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Таблиця 5

Правила складання тексту документа

 

Правила	Приклади
1. Текст документа викладається від третьої особи.	Комісія ухвалила… Ректорат клопочеться… Університет просить…
2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та  синтаксичні конструкції.	Давитися сміхом… Ловити головастіків… Від “а” до “я”…
3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення.	Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для …
4. Уживають синтаксичні конструкції.	Доводимо до Вашого відома, що… У порядку надання матеріальної допомоги… У зв’язку зі вказівкою… Підтверджуємо з вдячністю.. У порядку надання ма­теріальної допомоги… У порядку обміну досвідом… У ув'язку зі вказівкою… Відповідно до попередньої домов­леності… Відповідно до Вашого прохання...
5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення.	Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши…
6. Уживають прямий порядок слів у реченнях.	У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок…
7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну.	Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…)
8. Уживають інфінітивні конструкції.	Створить комісію… Відкликати працівників…
1.     У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу.	Наказую… Пропоную…
2.     Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури	р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во…
11. Надається перевага простим реченням.	Пан Куценко В.І.  працює інженером дощувальних установок…
12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів:	Шановний… Вельмишановний… Високоповажний…

§ 45. Заява. Автобіографія

Пригадаймо

Готуючи документ (заяву, автобіографію, довідку, розписку, пам'ятку, план, протокол, службовий лист тощо) використовують офіційно-діловий стиль.

Ділові папери (документи) як ознака офіційно-ділового стилю відповідають певним стандартам. Існують стандартні правила написання заяви, оформлення розписки, доручення, складання оголошення, автобіографії, характеристики тощо.

405.

1. Правила складання яких із перерахованих у рубриці «Пригадаймо» документів ви вже вивчали на уроках української мови? Дайте визначення цих документів.

2. Складіть і запишіть один з таких документів (на вибір).

3. Для якого офіційного документа характерні вислови: відбудеться о... годині; усі, хто бажає; дискусія на тему...?

406.   

Виберіть правильний варіант оформлення підпису та дати під документом.

а) підпис дата	б) підпис дата	в) дата підпис
г) дата підпис	ґ) дата підпис	д) підпис дата

Запам'ятаймо

Заява — це висловлене в стандартній офіційній формі прохання.

Реквізити в заяві рекомендують розташовувати в такій послідовності:

1. Адресат (з великої літери праворуч) — посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові(-еві, -єві)з -у(-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) — посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

407.  

І. Прочитайте зразок заяви.

                                                                                                                                                                           Генеральному директорові                                                                                                                                                                            «Офіс-центр» Олійник В. П.                                                                                                                                                                            Пашко Ольги Іванівни

                                                                                                   Заява

Прошу зарахувати мене слухачем програми «Менеджмент» з 01 вересня 2009 року на денну форму навчання.

З умовами вступу та навчання ознайомлена.

23.08.2009                                                                                                                                                                               Підпис

ІІ. Ви хочете стати слухачем курсів з вивчення іноземної мови. Набір на такі курси оголошено в одному з навчальних закладів вашого міста. Складіть відповідну заяву.

408.

І. Прочитайте зразок заяви про прийняття на роботу.                                                                                                                                                                            Директорові                                                                                                                                                                            видавництва «Людина і Всесвіт»                                                                                                                                                                            Проць Т. К.                                                                                                                                                                            Конопенко Галини Іванівни,                                                                                                                                                                            що проживає за адресою:                                                                                                                                                                            вул. Вишнева, 8, кв. 14                                                                                                                                                                            м.Київ, 01118

                                                                                                    Заява

Прошу призначити мене на посаду редактора у відділ навчальної літератури з 04 січня 2010 року.

До заяви додаю:

1) трудову книжку; 2) копію диплома; 3) автобіографію.

02.01.2010                                                                                                                                                                               Підпис

ІІ. Після закінчення педагогічного університету ваш брат (сестра чи хтось із інших родичів) — учитель української мови та літератури — влаштовується на роботу в школу, де ви навчаєтеся. Який текст заяви про прийняття на роботу має написати ваш родич?

409.

Напишіть заяву на ім'я директора школи про зарахування вас із 15 вересня до групи факультативних занять «Ділова українська мова».

410.  

І. Складіть перелік життєвих ситуацій, у яких потрібно написати заяву. Підготуйте і проведіть на основі цього переліку жеребкування.

ІІ. Складіть заяву відповідно до жереба, який вам дістався.

Вчимося культури мови

Прийменники в діловому спілкуванні

У ділових документах прийменники вживаються в усіх видах документів, окрім телеграм.

Найчастіше вживані конструкції з прийменниками:

— за: за свідченням, за власним бажанням, за наказом, за вказівкою; — з: з питань комерційного навчання, з ініціативи, з багатьох причин, з нагоди чогось; — на: на замовлення, на вимогу, на пропозицію; — для: для курсів, для вивчення, комісія для складання іспитів; — після: після одержання посвідчення, після повернення, після розгляду; — у(в): викликати в службових справах, у всіх напрямах; — по: черговий по школі, наказ по відділенню.

Уживаються в діловій мові і безсполучникові конструкції: повідомити телефоном, надіслати факсом тощо.

Прийменники завдяки, всупереч вимагають давального відмінка: завдяки сумлінній праці, всупереч прогнозам.

411.   

Знайдіть у кожному рядку правильну форму й складіть з нею речення.

а) поставити у приклад — поставити за приклад; б) заслуговувати увагу — заслуговувати на увагу — заслуговувати уваги; в) узятися за роботу — узятися до роботи; г) наслідуючи директора — наслідуючи директорові; г) виконати по всіх правилах — виконати за всіма правилами; д) працювати по сумісництву — працювати за сумісництвом; є) по багатьох причинах — з багатьох причин; є) протягом кількох років — на протязі кількох років.

Запам'ятаймо

Автобіографія — це опис свого життя.

Автобіографію складають у довільній формі, однак деякі складові частини та реквізити в ній обов'язкові.

Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи поступають на навчання. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Розрізняють такі види автобіографій:

— автобіографія-розповідь, яку складають в описові формі;

— автобіографія-документ, у якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові автора; число, місяць, рік народження, місце народження; соціальне походження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни, дати народження, смерті, якщо померли; де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії), освіта й спеціальність за дипломом, трудова діяльність, останнє місце роботи (місце навчання), посада; нагороди й заохочення, участь у громадському житті; сімейний стан і склад сім'ї; паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Зразок автобіографії:

Автобіографія

Я, Максименко Тарас В'ячеславович, народився 13 грудня 1971 року в м. Києві.

У 1978 році пішов до першого класу середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Юридичного ліцею м. Києва, який закінчив у 1987 році із золотою медаллю.

У 1988 році вступив на юридичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1993 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Правознавство». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію юриста. З вересня 1993 року працюю юристом у Міжнародному фонді «Відродження» м. Києва.

Склад сім'ї:

дружина — Максименко Надія Іванівна, 1973 року народження, учителька української мови та літератури середньої школи № 38 м. Києва;

дочка — Максименко Олеся Тарасівна, 1992 року народження.

18 листопада 2009 р.                                                                                                                                                                               Підпис

412.   

Виконайте тестові завдання.

І. Автобіографія — це:

А розпорядчий документ Б статутний документ В інформаційний документ Г виконавчий документ

ІІ. Автобіографію треба починати:

А Я, Перевійченко С. І., ... Б Я, Степан Іванович Перевійченко, ... В Я, С. І. Перевійченко, ... Г Я, Перевійченко Степан Іванович, ...

ІІІ. В автобіографії треба писати:

А ...народився 21.02.1995 року Б ...народився 21 лютого 1995 року В ...народився двадцять першого лютого 1995 року Г ...народився двадцять першого лютого тисяча дев'ятсот дев'яносто п'ятого року

IV. В автобіографії треба писати:

А ...народився в Павлограді на Дніпропетровщині... Б ...народився в м. Павлограді на Дніпропетровщині... В ...народився в м. Павлограді Дніпропетровської області... Г ...народився в Павлограді Дніпропетровської області...

413.   

І. Прочитайте автобіографію. Знайдіть помилки. Запишіть правильний варіант.

Моя автобіографія

Я, Гнатишин Ганна Леонідівна, народилась у місті Кривому Розі шістнадцятого 09.1995 року в сім'ї службовців.

Батько, Гнатишин Петро Васил., 1977 р. народження працює інженером заводу «Криворігсталь» по вул. О. Засядько у Кривому Рогу.

Мати, Гнатишин Ольга Теодозіївна, 1975 р. народж. тимчасово не працює (відпустка по уходу за дитиною).

Брат, Гнатишин Михайло Леонідович, 2005 р. нар.

У 2000 році я поступила у 1 клас Криворожської школи № 408, де навчаюся й зараз. Одночасно я вчуся в музшколі по фортепіано. Приймаю участь у олімпіадах по фізиці та математиці, про що свідчать дипломи.

Свою автобіографію пишу для вступу в художню школу.

20 травня 2008 року

Гнатишин Г.

ІІ. Чи потрібно фізикам, математикам, археологам, хімікам, біологам тощо досконало володіти українською мовою? Чому?

414.

І. Прочитайте уривки з автобіографії М. Амосова. До якого виду вона належить? Випишіть фрагмент тексту, що сподобався вам. Запишіть нотатки для розповіді про цю видатну людину.

Автобіографія

Усі мої предки були селяни. Народився 6 грудня 1913 року. Мама була акушеркою в північному селі, неподалік від Череповця. Батько пішов на війну в 1914, а коли повернувся, то незабаром пішов із сім'ї. Жили дуже бідно: мама не брала подарунків від пацієнток. Так вона і залишилася для мене прикладом на все життя. Бабуся навчила молитися, селянське господарство — працювати, а самотність — читати книжки. Коли став піонером, перестав вірити в Бога і дізнався про соціалізм (проте партійна кар'єра на піонерах закінчилася — ні в комсомолі, ні в партії не був). Життя північного села пізнав із дитинства...

Що в житті було найголовніше? Напевно — хірургія. Операції на стравоході, легенях, серці робив хворим при загрозі швидкої смерті, часто в умовах, коли ніхто інший їх зробити не міг; особисто врятував тисячі життів. Працював чесно. Не брав грошей. Звичайно, у мене були помилки, іноді вони закінчувалися смертю хворих, але ніколи не були наслідком легкодумства або недбалості. Я навчив десятки хірургів, створив клініку, потім інститут, у яких прооперовано понад 80 тисяч тільки серцевих хворих. А до того були ще тисячі з іншими хворобами, не кажучи вже про поранених на війні. Хірургія була моїм стражданням і щастям.

Усі інші заняття були не настільки ефективні. Хіба що пропаганда «Режиму обмежень і навантажень» принесла користь людям. Книга «Роздуми про здоров'я» розійшлася в декількох мільйонах примірників. Те ж стосується і повісті «Думки і серце», яка була видана тридцятьма мовами. Напевно тому, що вона була про хірургію. Про страждання.

Кібернетика служила лише задоволенню цікавості, якщо не вважати двох десятків підготовлених кандидатів і докторів наук.

Мої статті й лекції мали успіх, і це якось лестило мені, подобалося, а участь у Верховній Раді була скоріше вимушеною, проте допомагала підтримати престиж клініки. Шкоди людям вона не принесла, та й користі — теж. Я не кривив душею, не славословии влади, але і проти не виступав, хоча й не любив комуністів-начальників. Проте вірив у «соціалізм із людським обличчям», доки не переконався, що ця ідеологія утопічна, а лад неефективний.

В особистому житті я намагався бути чесним і добре ставився до людей. Вони мені платили тим же. Проте свої душевні якості не перебільшую: не герой і не борець за правду.

Якби можна було б почати жити спочатку — я вибрав би те саме: хірургію і на додаток — роздуми над «вічними питаннями» філософії: істина, розум, людина, суспільство, майбутнє людства.

415.   

І. Знайдіть (у бібліотеці, Інтернеті) автобіографію Остапа Вишні. У якому стилі вона написана? Образно перекажіть її, дотримуючись стилю автора.

ІІ. Складіть автобіографію від імені когось із своїх батьків (на вибір) у гумористичному стилі.

416.

Прочитайте фрагмент автобіографії учня-випускника. Поміркуйте, чому цей фрагмент потрапив у рубрику «Усміхнімось».

Усміхнімось

 *** Народився я, Олег Васильович, як і всі нормальні люди, у пологовому будинку, бо деяких геніїв находять у колодязях, капусті, наприклад Остапа Вишню або нашого однокласника Місюрака. Побачивши цей світ, я настільки був здивований, що півроку не говорив ні слова...

417.

Складіть автобіографію-розповідь і автобіографію-документ. Запишіть їх.

Вчимося культури мови

Неправильно	Правильно
всеохоплюючий гальмуючий деформуючий друкуючий життєстверджуючий знеболюючий координуючий літаючий незгасаючий переважаючий приваблюючий руйнуючий спадаючий узагальнюючий чаруючий	всеохопний гальмівний деформувальний друкувальний життєствердний знеболювальний координаційний літальний незгасний переважний привабливий руйнівний спадний узагальнювальний чарівний, чарівливий

Розпорядчі документи

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

Констатуюча частина складається зі вступу, де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (виклада­ються основні факти) та висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, вико­навці, відповідальні тощо).

У текстах наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки то­що) слід указувати такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті на­казу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписан­ня наказу керівником установи.

4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

5. Особливі умови (скорочений робочий день, непов­ний робочий тиждень, матеріальна відповідаль­ність тощо).

6. Форма оплати праці (відповідно до штатного роз­кладу, погодинна тощо).

У таких наказах після тексту обов’язково вказується підстава:

1. Для зарахування на посаду — заява особи, яка за­раховується на посаду, згода керівника структурно­го підрозділу тощо.

2. Для звільнення з посади — заява особи, яку звільняють (за власним бажанням, у зв’язку з виходом на пенсію, ліквідація, реорганізація установи тощо з посиланням на відповідні статті КЗпП чи/та інші закони).

3. Для переведення з, однієї посади на іншу — заява особи, яку переводять, або відповідні статті КЗпП тощо.

4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайом­лення з документом.

ІЗЮМСЬКИЙ ЗАВОД ОПТИЧНИХ ПРИЛАДІВ

Наказ № 27-к

22.03.2009 р.                                                                                                                             м. Ізюм

Про зарахування на посаду.

Аркадьїна Сергія Кузьмича зарахувати на посаду старшо­го інженера відділу капітального будівництва з 01.04.2009 р. з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Аркадьїна С.К., згода начальника відділу капітального будівництва Семенцова Б.Ю.

Захар’їну Тетяну Геннадіївну зарахувати на посаду інс­пектора відділу кадрів з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Захар’їної Т.Г., згода начальника відділу кадрів Чалої Т.М.

Директор                                               (підпис)                                                   Г.Ф.Зав’ялов

Витяг з наказу

Витяг з наказу — це копія будь-якої частини оригіналу документа.

Витяги з наказів оформляються для вирішення питань виробничої діяльності установ.

ХАРКІВСЬКИЙ ЗАВОД ТОЧНИХ ПРИЛАДІВ

ВИТЯГ З НАКАЗУ № 76-к

22.04.2009                                                                                                                                 м. Харків

Про створення експертної групи.

З метою своєчасного і якісного виконання замовлення відповідно до умов контракту № 32 від 15.04.2009 р. між ХЗТП та компанією «Торн» (Швеція)

НАКАЗУЮ:

Керівником експертної групи призначити провідного ін­женера відділу технічного контролю Китаєнка О. Л.

Експертній групі завершити роботу над технічною доку­ментацією до 29.10.2009 р.

Директор                                                               (підпис)                                           Г.К.Коробцов

З оригіналом згідно: Секретар                                                             (підпис)                                            Т.І.Афанасьєва

(печатка)

Популярность: 43%

Рубрика: - Адміністративне діловодство · Запись имеет метки: розпорядчі документи  

Рекомендую прочитати: Вказівка

Розпорядчі документи Вказівка — це розпорядчий документ керівників єди­ноначальних органів державного управління переваж­но інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та

Довідка

Довідково-інформаційні документи Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов'язаних з діяльністю

Розписка

Особисті офіційні документи Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної

Доручення

Особисті офіційні документи Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації

Розпорядження

Розпорядчі документи Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов'язкову