26. Организация и методология учета топлива на железных дорогах

Организацию учета топлива определяет установленный порядок снабжения и расчетов за него с поставщиками и потребителями.

Снабжение железной дороги топливом и смазочными материалами находится в ведении топливного отдела локомотивной службы и осуществляется через филиал «Росжелдорснаб». От поставщиков топливо поступает на базы отделений дороги (локомотивных депо) или направляется сторонним потребителям.

Поскольку снабжение топливом на дорогах централизованное, учет операций по его заготовке сосредоточен в топливно-расчетной конторе (ТРК), которая находится ведении локомотивной службы. ТРК ведет учет:

- расчетов с поставщиками топлива, отделениями дороги и сторонними потребителями в соответствии с заключенными с ними договорами;

- расчетов с предприятиями и организациями за топливо, отцепленное в пути следования;

- предъявляемых претензий за недостачу топлива по вине поставщиков или транспортных организаций;

- расчетов за повышенное и пониженное качество топлива.

Поставщики отгружают топливо до пунктов распыления. В зависимости от условий договора на поставку топлива тариф до этих пунктов оплачивается из средств поставщика или железной дороги. Пункты распыления находятся на определенных станциях и имеют диспетчерский аппарат, который на основании указаний топливного отдела локомотивной службы направляет топливо в адреса отделений дороги или сторонних потребителей: ремонтных заводов и др. Плату за провоз от пункта распыления до станций назначения (базы топлива) оплачивает получатель топлива (ж/д или отделение дороги).

Поставщики после отгрузки топлива предъявляют счета службе бух. и нал. учета для оплаты. Служба передает их в ТРК для акцепта и контроля за доставкой топлива отделениям дороги.

На основании счетов поставщиков ТРК отражает приобретение топлива на счете 15.03 «Заготовление и приобретение топлива», по дебету которого учитывают стоимость топлива по счетам поставщиков и надбавку за качество топлива, а по кредиту – стоимость топлива, поступившего на базы топлива отделений дороги (локом.депо), топлива, направленного сторонним потребителям топлива, отцепленного в пути следования другими дорогами – на сумму по счетам поставщиков.

Следовательно, по дебету и кредиту счета 15.03 отражают, с одной стороны фактическую (для ТРК) себестоимость, приобретенного топлива, а с другой стороны (по той же стоимости) – поступление на базы топлива отделений дороги, реализацию топлива сторонним организациям и отцепку его в пути следования в размере счетов поставщиков. К счету 15 ведут субсчета второго порядка по видам заготовляемого топлива и смазочных материалов.

Стоимость топлива, поступившего на базы отделений дороги, ТРК записывает в кредит счета 15.03 на основании приемных актов, накладных и извещений, а топливо, направленное сторонним потребителям (другим филиалам) – на основании извещений, счетов –фактур.

Один экземпляр счета вместе с удостоверениями качества и квитанциями о приемке груза поставщик присылает в ТРК. На основании этих документов ТРК указывает объем отгруженного в адрес дороги топлива, а также увеличение задолженности поставщику, дебетуя счет 15.03 и кредитуя счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Включенные в счет поставщика транспортные расходы ТРК учитывает на дебете счета 16.03 «Отклонение в стоимости топлива».

Так как ТРК не имеет своего расчетного счета, счета поставщиков за топливо оплачивают службы бух. и нал. Учета. Поэтому ТРК отражает погашение задолженности поставщику по дебету счета 60 и кредиту счета 79.09 «По прочим операциям» - со службой бух. и нал.учета.

По поступлении топлива на базу отделения дороги обязательно составляют приемный акт. Периодически отделения дороги высылают ТРК извещения о полученном топливе с приложенными к ним приемными актами и ж/д накладными. ТРК проверяют правильность записей в этих документах и таксы на стоимость топлива, после чего стоимость топлива по фактической себестоимости заготовления записывают в дебет счета 79.09 –с отделением дороги, и в кредит счета 15.03, а сумму ж/д тарифа от пункта распыления, включенную в извещение, отражают в кредите счета 16.03 и дебете счета 79.09 с отделением дороги.

По окончании месяца ТРК закрывает расчеты за топливо с каждым отделением и передает его для погашения в централизованном порядке в службу бух. и нал. учета. ТРК для закрытия расчетов по топливу ведет накопительные ведомости по каждому отделению. Ведомости составляются на основании извещений ТРК и отделений. В конце месяца ТРК сверяет с сальдо исчисленные сальдо, указанными в извещениях отделений, после чего закрывает накопительную ведомость. При этом в ведомости делают запись: дебет счета 79.09 – со службой бух.и нал.учета, и кредит счета 79.09 – с отделением дороги. Затем ТРК выписывает извещение службе бух.учета, указывая в нем сумму сальдо расчетов с каждым отделением дороги.

Часть топлива по указаниям топливного отдела локомотивной службы с пунктов распыления направляют непосредственно в адрес сторонних потребителей. На стоимость этого топлива ТРК выписывает счет и вместе с платежным требованием предъявляет его покупателю для оплаты. Основанием для выписки счета служит диспетчерская книга, в которой регистрируют количество отправленного покупателю топлива. В счете кроме стоимости топлива по ценам поставщика и транспортных расходов включают наценку, необходимую для покрытия расходов дороги по организации снабжения.

Поскольку в данном случае топливо отпускают сторонним потребителям, ТРК учитывает этот процесс как продажу, используя счет 91 «Прочие доходы и расходы». На сумму предъявленных счетов ТРК составляет запись: дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредит счетов: 91.01 «Прочие доходы» и 16.03 «Отклонение в стоимости топлива» - соответствующая доля.

Платежи за топливо, причитающиеся ТРК от сторонних потребителей, поступают на расчетный счет службы бух.и налог.учета. Последняя на основании выписки банка и приложенных к ней документов составляет извещение топливно-расчетной конторе с указанием суммы, зачисленной на расчетный счет за топливо, которое продано сторонним потребителям. На основании этого извещения ТРК делает запись: дебет счета 79.09 «По прочим операциям» и кредит счета 62. Эта операция отражается в ведомости реализации топлива.

ТРК списывает проданное топливо по цене поставщика путем записи по дебету счета 91.01 «Прочие расходы» и кредиту счета 15.03.

Учет топлива в структурных подразделениях

Структурные подразделения различные виды потребляемого топлива получают преимущественно с баз отделений дороги. При этом топливо для локомотивов как производственные запасы не учитывают. Его стоимость депо на основании извещения отделения дороги относит на бете счета 20 «Основное производство», поскольку это топливо поступает непосредственно в производственное потребление.

На счет 20 депо относит также суммы, полученные от отделения дороги за повышенное качество топлива. В тех случаях когда топливная база находится в ведении локомотивного депо, отпуск топлива на локомотивы своей приписки учитывают по дебету счета 20 в корреспонденции с кредитом субсчета 10.03 «Топливо».

Если в процессе работы локомотива топливо использовано не полностью, оно сгружается или сливается с локомотива, и бухгалтерия депо на основании накладной оприходует его по дебету счета 10.03 «Топливо» с кредита счета 20. Накладную выписывает машинист локомотива в двух экземплярах и передает второй экземпляр вместе с маршрутом машиниста в контору оперативно-технического учета для определения количества топлива, использованного локомотивом при выполнении работ по перевозкам.

На производственные нужды помимо тяги поездов, а также на хозяйственные цели локомотивное депо и другие структурные подразделения получают и приходуют топливо по требованиям и товарно-транспортным накладным. Формирование фактической себестоимости топлива отражается по дебету счета 10.03 «Топливо» и кредиту счета 79.09 – с отделением дороги. Регистром, в котором отражается поступление топлива на склад подразделения, является ведомость учета прихода топлива по учетным ценам, составляемая при компьютерной обработке информации.

Топливо для производственного и хозяйственного потребления отпускают по требованиям и лимитно-заборным картам, на основании которых его списывают по учетным ценам на соответствующие счетов учета издержек: 20,23 «Вспомогательные производства»,25 «Общепроизводственные расходы», и тд.