Документальное оформление поступления и выбытия основных средств

Независимо от организационно-правовой формы организации учет основных средств строится в бухгалтерии по классификаци­онным группам в разрезе инвентарных объектов.

Под инвентарным объектом понимается законченное устрой­ство, предмет или комплекс конструктивно сочлененных предме­тов, представляющий собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер. Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения в данной организации. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона. Нанесен краской или иным способом. В случае выбытия объек­та его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам в течение пяти лет по окончании года списания.

Поступление основных средств от поставщика (торговой организации или производителя) на склад оформляется товаро-сопроводительными документами и счетом-фактурой (для принятия к вычету налога на добавленную стоимость).

Принятие к учету имущества в качестве объекта основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) после того, как будут сформированы все затраты, связанные с приобре­тением. Акт составляется на каждый объект или группу объектов, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки (типовая форма № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) передается в соответствующее подразделение организации по месту эксплуатации.

Перемещение основных средств из одних подразделений в дру­гие в пределах одной организации осуществляется по распоряже­нию соответствующего отдела организации (главного механика, главного технолога) и оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (типовая форма № ОС-2). Накладная выписывается в двух экземплярах. Бухгалтерия на основе первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту но­вого нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основе второго эк­земпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

Выбытие основных средств оформляют актом на списание основных средств (типовая форма № ОС-4, ОС-4а, ОС-4б) и отражают в инвентарной карточке, а затем ее изымают из картотеки. В акте фиксируется первоначальная стоимость объекта и сумма начисленных амортизационных отчислений.

Выбытие объектов основных средств может быть осуществлено в виду физического износа, морального износа, аварии, стихийных бедствий, строительства, расширения, реконструкции и технического перевооружения цехов, предприятия, реализации, безвозмездной передачи и др.

Акт на списание основных средств является основой для сдачи на склад остав­шихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома по рыночным ценам. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте.

Аналитический учет основных средств организуется с помощью инвентарных карточек. Заполняются инвентарные карточки на основе первичных документов-актов, технических паспортов и прочей документации. Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по классификационным группам, а внутри групп - по местам нахождения, эксплуатации. Карточки недействующих и законсервированных объектов основных средств группируют отдельно.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри организации основные средства после соответству­ющих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо потому, что на основе некоторых из них ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств. Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и вы­бытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.