Сурядні сполучники

єднальні не тільки...а й, і (й), ні...ні, теж, також, як...так,

протиставні а, але, зате, проте, однак, все ж

розділові або...або, то...то, чи то...чи то, поки не, з того часу як, або, чи

Підрядні сполучники

часові як, доки, щойно, поки, перш ніж, коли, з того часу як, поки, поки не

умовні якби, якщо, як, коли б

мети щоб, для того щоб, аби

допустові незважаючи на те що, дарма що, хоч, , хай

наслідкові так що, так що аж, так що й

порівняльні мов, як, немов, наче, неначе, немовби, начебто

причинові бо, тому що, через те що, оскільки, завдяки тому що

№15 Норми пунктуації

№16 Культура усного ділового спілкування

Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її орієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим, мовлення має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що існують у мовній системі (орфоепічним, орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне та повне розкриття теми, уникнення зайвого;

послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок;

багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. І виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш відповідають висловлюваному змісту;

виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;

доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника, і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.

Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.

Культура мовлення — це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. Неабияке значення має й тон розмови, вміння вислухати іншого, вчасно й доречно підтримати тему. Уважність, чемність і ввічливість — основні вимоги мовного етикету.

Без мови неможливе існування будь-якого людського колективу, виробництва, трудової діяльності, творчої праці. Головна складність в обладнання усним мовленням полягає у необхідності визначати на слух, інтуїтивно доцільності чи недоцільності того чи іншого слова, звороту, інтонації, манери мови у кожному конкретному випадку.

До усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:

• точність у формулюванні думки, не двозначність;

• логічність;

• стильність;

• відповідність між змістом і мовними засобами;

• відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення;

• відповідність між мовними засобами та стилем викладу;

• вживання сталих словосполучень;

• різноманітність мовних засобів;

• нашаблонність у побутові висловлювання;

• доречність;

• виразність дикції;

• відповідність інтонації мовлене вій ситуації

Необхідно, щоб ці вимоги базувалися на знанні літературної норми і чутті мови. Усне ділове мовлення – це розмовно-літературне мовлення, воно наближається до мовлення писемного.

№17 Синтаксис ділових паперів

Враження стрункості викладу, чіткості й логічності документа досягається за рахунок синтаксису, точніше - через бездоганне дотримання тих правил, які для ділового стилю є обов'язковими. У діловому мовленні використовуються речення розповідного характеру. Питальні й окличні речення в ділових документах зустрічаються досить рідко. У чому ж особливості синтаксису ділового тексту. В реченнях переважає прямий порядок слів. Це виражається:1. Підмет стоїть перед присудком: Запоріжці відчули переміни...; Дирекція просить...2. Узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене - одразу після нього: Пайовий внесок оплачується на підставі...; Генератор змінного струму перетворює механічну енергію в електричну.3. Вставні слова ставляться на початок речення. Вони вказують на висловлене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел та ін.: Як зазначалося раніше, треба виходити із інтересів акціонерів; Відомо, що право на додаткову житлову площу мають особи, які страждають хворобами... Використання непрямого порядку слів у діловому тексті виправдане, коли треба наголосити на певному слові: у повідомленні «Завтра відбудеться засідання ревізійної комісії наголошується на часі проведення заходу. Типовими для ділових текстів є дієприкметникові та дієприслівникові звороти.

Вони даються змогу чітко виявити логічне підпорядкування частин висловлюваної думки, а водночас і економніше висловлювати її, беручи на себе функції підрядного речення. Тому дієприслівникові та дієприкметникові звороти ставляться на початок речення: Зважаючи па викладене вище, хочемо... Для передачі часового, причинового, умовного значення дієприслівникові звороти замінюють підрядним реченням: Як вказувалося (говорилося) вище, треба... Не бажано розпочинати кожне речення чи абзац документа дієприслівниковим зворотом, їх варто заміняти підрядним реченням: Будучи директором фірми... -Як директор фірми... У документах присудок переважно має форму теперішнього часу: Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад...згідно з умовами договору. Поширені пасивні конструкції із дієсловами на - ться, які вказують на позачасовість дії: виплати нараховуються, проект обговорюється, відділ підпорядковується, ректорат клопочеться. У ролі присудка вживаються інфінітивні конструкції: зробити, включити, сприяти, відзначити, затвердити, зобов'язати, попередити.

Це насамперед стосується розпорядчої документації. Вживання наказової форми дієслів: наказую, пропоную, оголосити застосовується лише в першій особі однини в тих документах, які показують принцип єдиноначальності. Документ лише тоді логічно бездоганний, коли в ньому витримано ієрархію підпорядкування понять. Тому до однорідних членів речення в ньому ставляться досить жорсткі вимоги.1. У ролі однорідних не виступають слова, що виражають родові (ширші) та видові (вужчі) поняття. Наприклад: В цьому році було посіяно зернових 500 га, ячменю З0 га, кукурудзи 400. Треба було б: В цьому році було посіяно зернових 500 га, у тому числі ячменю З0 га, кукурудзи 40. 2. Не можна будувати однорідного ряду зі слів, близьких за значенням або тотожних: Інфляція, знецінення грошей призвели до скрутних наслідків в економіці.3. Не слід вживати як однорідні ті слова, що виражають різнопланові, тематично не пов'язані поняття: У резолюції висловлені висновки і побажання, які ми повинні врахувати. Побажання можна висловити, висновки - зробити. Моє враження і ставлення до цієї особи неоднозначне. Моє враження від цієї особи і ставлення до неї...4. Якщо при однорідних членах є узагальнююче слово, то воно повинне стояти в тому ж відмінку, що й однорідні члени речення. Порівняймо: База одержала такі товари (кого, що): паперову тару, кольорову фарбу - На базу надійшли такі товари: паперова тара, кольорова фарба. В нардах України с багато корисних копалин: кам 'яного вугілля, залізної руди, кам 'яної солі - Україна багата корисними копалинами: кам 'яним вугіллям, залізною рудою, кам 'яною сіллю.

№18 Особливості використання іменників у ділових паперах

Особливості використання іменників у ділових паперах

Слід пам'ятати, що ОДС вимагає:

1. Перевагу віддавати абстрактним, неемоційним, однознач­ним іменникам книжного походження: автор, біографія, варі­ант, габарит, гарант, довідка, екзотика, екскурсія, ємність, єство, журі, звершення, зона, інгредієнт, компрометація, кон'юнктура, лабораторія, маркетинґ, номенклатура, об'єктивність, побор­ник, прецедент та ін.

неправильно правильно

анонімка анонімний лист

Отже, треба уникати вживання іменників із розмовного сти­лю, із суфіксами збільшеності чи зменшеності, з усіченою осно­вою тощо й заміняти їх нейтральними, книжними іменниками або іншими частинами мови чи розгорнутими пояснювальни­ми конструкціями.

2. Написання іменників на означення статусу, професії, поса­ди, звання (у більшості випадків) у чоловічому роді, наприклад: неправильно правильно

викладачка хімії викладач хімії

Слова (прикметник, дієслово), залежні від найменування посади чи звання, узгоджуються із цим найменуванням лише в чоловічому роді, наприклад: бухгалтер фірми виявив, старший інспектор комісії записав, висококваліфікований кухар ресторану переміг.

Форми жіночого роду набувають лише залежні займенни­ки та дієслова, узгоджуючись із прізвищем, посадою, фахом тощо, наприклад: завідувач кафедри української мови доцент Креч Тетяна Василівна зазначила, що...

Слід звертати увагу на контекст уживання професії чи ста­тусу, наприклад: До кабінету було запрошено секретарку ди­ректора Полякову Л. О. і До кабінету було запрошено секре­таря комісії Полякову Л. О.

У конкурсі перемогла відмінниця 8-А класу Гур'єва Л. Г. й У конкурсі перемогла відмінник народної освіти викладач СШ № 8 Гур'єва Л. Г.

Зарахувати на посаду друкаря офсетного друку Козоріну Р. Ю. й Зарахувати на посаду друкарки-референта Козоріну Р. Ю.

Жіночий рід мають слова: авторка, аспірантка, вихованка, дипломантка, дисертантка, кравчиха, поетеса, студентка, уче­ниця та ін.

Примітки

1. Лише жіночий рід мають такі слова: друкарка, по­коївка, праля, швачка (на відміну від шевця, який шиє лише взуття).

2. Рахівниця — прилад для лічби (не фах).

3. Збірні іменники, що позначають:

а) сукупність однакових або подібних понять, істот, тва­рин, предметів тощо заміняти іменниками у формі множини, наприклад: неправильно правильно

студентство студенти

професура професори

б) сукупні поняття професійної діяльності, назви осіб за фахом і місцем роботи, проживання та національною приналежністю треба передавати за допомогою додат­кових слів, що пояснюють узагальнення, наприклад:

неправильно правильно

акторство гра на кону театру та в кіно

друкарство виготовлення друкарської продукції

поштарі працівники пошти

4. Уживати форму Кл. відмінка тільки у звертанні до осіб, називаючи:

статус — знавцю, колего, товаришу

посаду — директоре, завідувачу, голово

звання — професоре, капітане, академіку

професію — лаборанте, перекладачу, секретарю

родича — батьку, мати, сестре, тітко

ім'я — Ігоре (Ігорю), Олеже, Миколо, Юрію, Маріє, Ольго, Наталю, Любове

ім'я по батькові — Іллічу, Анатолійовичу, Євгеновичу Іллівно, Анатоліївно, Євгенівно

прізвище — Сороко, Каркачу, Багалію, Бондаре

Наприклад: Шановний пане полковнику! Дорога пані Валеріє! Колего Дмитре! Добродію Чорноволе!

Увага! Прізвища у звертаннях іноді можуть мати також форму Н. відмінка.

5. Уникати двозначності та багатозначності іменників без додаткового пояснення.

Неправильно правильно

Голова Костюк О. П. Голова зборів Костюк О. П.

зауважила. зробила зауваження.

До 10.07.2002 бригаді До 10.07.2002 бригаді

Куця В. Г. треба побілити Куця В. Г. треба побілити

актову залу стелю в актовій залі.

На сходах стояв дипломат. На сходах стояв невеликий

металевий дипломат.

На сходах стояв сивий

дипломат.

Іноді двозначність можлива у випадку збігу Р. та Д. відмінків:

Своєчасне фінансування адміністрації. Для уточнення слід доповнити вираз: Своєчасне фінансування з боку адмініст­рації або Своєчасне фінансування адміністрації іноземними інвесторами.

6. Указуючи час за роком, узгоджувати іменник із числів­ником, займенником чи прикметником не в М. відмінку з при­йменником у (в), а в Р. відмінку без прийменника, наприклад:

неправильно правильно

У 2001 р. (році) ... 2001 р. (року) ...

У першому році.... Першого року ...

У цьому (тому) році... Цього (того) року ...

У наступному році... Наступного року...

Але: у четвер, у неділю, у грудні, у липні (без слова місяці).

7. Нульового закінчення для іменників чоловічого роду II відміни у 3. відмінку однини:

підписали акт, отримав лист, узяв олівець, видав наказ і под.

8. Уживати іменник, дотримуючись унормованих форм числа, наприклад:

неправильно правильно

придбали нову шкіряну Мемель придбали нові шкіряні меблі

зробили позначки різними зробили позначки різним

чорнилами чорнилом

похорони призначили на ... похорон призначили на ...

9. Пам'ятати, що:

— кількісний іменник раз у сполученні із числівником та іменником половина має форму рази: Продук­тивність підприємства збільшилась у два з полови­ною рази. Якщо дробовий числівник виражений десят­ковим дробом, то маємо форму раза. Продуктивність підприємства збільшилась у два й чотири десятих раза;

— в Ор. відмінку множини іменників II відміни та мно­жинних іменників слід використовувати лише закін­чення -ами (-еми), -има, наприклад:

неправильно правильно

з п'ятьма колісьми із п'ятьма колесами

літак з іноземними гістьми літак з іноземними гостями

повернулись з грішми повернулись із грошима

— одиниці виміру мають паралельну форму в Р. відмінку множини: децибелів і децибел, ватів і ват, але лише бітів, Гаусів, джоулів, ергів, мілібарів, байтів. Форма множини може позначати не саму речовину, а її конкретні види, сорти, типи: Залізницею прибува­ли мінеральні добрива, машинні масла, грузинські вина. Але Наприкінці XX й на початку XXI cm. (століття, а не століть), бо однорідними членами є не числів­ники, а іменники кінець, початок;

— однина є засобом узагальнення, коли вказує на нероз­членованість, цілісність однорідних іменників: Пере­везено ввесь урожай соняшнику. Та коли невизначе-ну кількість однорідних іменників можна порахувати чи виміряти, слід уживати форму множини: Завчас­но було придбано комплекти спортивних костюмів;

— не можна відмінювати неживі предмети як живі істо­ти, наприклад:

неправильно Для транспортування будматеріалів використовували потужних КрАЗів і МАЗів.

правильно Для транспортування будматеріалів використовували потужні КрАЗи й МАЗи.

10. Надавати перевагу не дієссловам, а віддієслівним імен­никам, які забезпечують однозначність і водночас узагальненість змісту, наприклад:

неправильно допомагати доручити змагатися наїхати оглянути переговорити

правильно надати допомогу дати доручення провести змагання зробити наїзд здійснити огляд вести переговори

Хоча в наказах, розпорядженнях та інших документах при­пускається форма наказового способу дієслова {доручити, огля­нути та под.).

11. Іменник (додаток) після дієслів повідомляти, сповіщати ставити в 3. відмінку, а не в Д., наприклад:

неправильно повідомити студентові сповістити інженерові Карпенку Б.Т.

правильно повідомити студента сповістити інженера Карпенка Б. Т.

12. Уживання низки дієслів пов'язано з іменником, який повинен стояти в P., а не в 3. чи Д. відмінку, наприклад:

неправильно зазнати біду завдати шкоду пильнувати чистоту шкодувати гроші на освіту радіти перемозі

правильно зазнати біди завдати шкоди пильнувати чистоти шкодувати грошей на освіту радіти з перемоги

Та це правило не варто застосовувати до іменників II відміни чоловічого роду однини, які мають закінчення -у, -ю, оскільки воно (закінчення) збігається з Д. відмінком, наприклад:

неправильно правильно

запобігти вибуху було запобігти вибухові було

неможливо неможливо

рейтинґу не варто рейтингові не варто

довіряти довіряти

ремонту передувала ремонтові передувала

інвентаризація інвентаризація

Але якщо буде зв'язок присудка, висловленого заперечним дієсловом, й додатка — іменника (предмета чи об'єкта), об'єкт ставиться переважно в Р. відмінку, наприклад:

неправильно інструкція не гарантує безпеку делегати не можуть висловити свої погляди не варто починати оранку ми не припинимо боротьбу відповідь на це не знаходили півроку

правильно інструкція не гарантує безпеки делегати не можуть висловити своїх поглядів не варто починати оранки ми не припинимо боротьби відповіді на це не знаходили півроку

13. Іменники з дієсловами уживати в Р. відмінку з прийменниками, наприклад:

неправильно правильно

ухилятися навчання ухилятися від навчання

відмовлятися подорожі відмовлятися від подорожі

14. Прізвища, що дорівнюють назвам істот, предметів або явищ, слід уживати в поєднанні з ім'ям, назвою посади тощо: Викли­кати водія Зайця; Завершити дослід лаборантові Комарю.

Географічні назви

Географічні назви так само бувають іменникового або прик­метникового типу, що й визначає характер їхніх граматичних форм.

Особливості узгодження географічних та інших назв з означувальним словом в офіційно-діловому мовленні

Для уникнення можливих неточностей і непорозумінь в офі­ційних документах, повідомленнях, військовій та географічній літе­ратурі не узгоджуються з пояснюваною родовою назвою у формі непрямого відмінка прикладки, що означають назви:

— міст (м.) — Народився в місті Житомир;

— станцій (ст.) — Під'їхали до станції Мерефа;

— селищ міського типу (смт) — За селищем міського типу Зіньки;

— сіл (с.) — Родом із села Муровані Кирилгвці;

— висілків — У висілку Грушівка;

— аулів — Виїхав з аулу Агарак;

— озер (оз.) — Відпочивав на озері Свитязь;

— бухт — Корабель вийшов із бухти Золотий Ріг;

— застав — Під заставою Тиха;

— гір (г.) — Зупинилися табором на горі Говерла;

— рік (р.) — Користувалися водою з річки Сейм;

— островів (о-в) — на острові Ява;

— пустель, вулканів — У пустелі Каракум, поблизу вулка­на Везувій;

— республік — (країн, держав) Учора повернувся з Рес­публіки Ємен.

За відсутності слів місто, село, озеро й под. назви відміню­ються: Надійшли вітання від колеґ із Одеси.

Це правило поширюється також на назви планет, комет, ас­тероїдів: Ракета досягла поверхні планети Сатурн; Ведуться спостереження за кометою Когоутека.

Не узгоджується також перша частина складних географіч­них назв при творенні прикметникових форм. Це стосується складних назв, у яких

а) друга частина є прикметником: Білгород-Дністровсь­кий — Білгород-Дністровського р-ну;

б) друга частина є числівником: Знам'янка Друга — Знам 'янкодругий;

в) друга частина є іменником: Біла Церква — Білоцерків­ський р-н, Талди-Курган — Талди-Курганський р-н; друга частина є іменником, що вказує на місце розташування насе­леного пункту: Калач-на-Дону — Калачдонському р-ну;

г) перша і друга частини є іменниками: Кзил-Орда — Кзил-Ординська обл., Комиш-Зоря — Комиш-Зорянський р-н.

Не узгоджується друга частина складних географічних назв при творенні прикметникових форм. Це стосується складних назв, у яких обидві частини є іменниками, а друга вказує на місце роз­ташування населеного пункту: Яр-під-Зайчиком, але ярський-під-зайчиком; Франкфурт-ш-Майні, але франкфуртський-ш-Майні.

Не узгоджуються назви вулиць, якщо вони мають форму чоловічого роду або являють собою складну назву: вулиця Хре­щатик; на розі вулиці Ярославів Вал, але вулицею Сретенкою.

№19 Дієслово в ОДС

Дієсловом називається частина мови, що означає дію або стан предмета як прцес.

У сисему дієслова входять такі форми:

а) неозначена форма (інфінітив): прочитати, затвердити, сплатити;

б) форми у дійсному, умовному та наказовому способах: підписав, передплатимо, підписав би, передплатив би, підпиши, передплати;

в) безособові форми на -но, -то: підписано, передплачено, відкрито;

г) дієприкметник: підписаний, передплачений, відкритий;

д) дієприслівник: підписуючи, передплачуючи, відкриваючи.

1. Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх форми: активізувати, дезінформувати, знаменувати, подається, символізувати, формулюючи й т. ін.

неправильно	правильно
балакати слабувати договорюватися поспівати пришедші відчитуватися повідати тикати сидя сипонути	говорити хворіти домовлятися устигати які (що) прийшли звітувати розповідати, повідомляти говорити "ти" сидячи насипати

2. Уникати умовного способу:

неправильно	правильно
Підприємства змогли б виконати заповлення, якби... Виконавець повідомив би Вас завчасно, коли б...	Підприємства виконають (зможуть виконати) замовлення, якщо... Завчасне повідомлення виконавця можливе лише за умов...

3. Форми наказового способу використовуються в ділових паперах дещо своєрідно. Форми власне наказові (іди, пиши, робіть) вживаються лише в усному мовлені. В писемному мовленні переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Саме інфінітив у наказах та розпорядженнях надає висловленню категоричності (доручити, звільнити, призначити, а не доручить, звільнить, призначить).

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).

Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть (говорити, запроваджувати, виконквати).

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи олнини, але неприпустиме використання коротких форм (допомагає, а не допомога; оббігає, а не оббіга)

1. Треба надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про наслідки якихось заходів чи подій у момент мовлення:

неправильно	правильно
Завдання було достроково виконане нашою групою Головна увага ним приділяється... Інспектори, які призначаються комісією... Випробування проводяться у запланованому режимі	Наша група достроково виконала завдання Головну увагу він приділив... Інспектори, яких призначає комісія... Випробування проводять (проведено) у запланованому режимі

7. Найпоширенішою дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке вживається у першій або третій особі множини: (ми вимагаємо, дирекція звертається, рівень інфляції становить).

Теперішній час може вживатися у значенні майбутнього, коли треба підкреслити обов'язковість виконання дії (нарада розпочинається о 10-й годині, мітинг розпочинається завтра об 11.00).

8. Треба уникати форм давноминулого часу:

9. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Надавати перевагу слід складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі:

10. Не порушувати норми вживання форм залежного слова:

11. Форми нема – немає вживаються паралельно: у нас нема таких документів – у нас немає таких документів або ми не маємо таких документів.

12 Форми 2-ї особи однини, 1,2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї неможливо й за допомогою додаткових слів.

13. Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.

Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невербальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.

14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія – пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія – кожен пішов окремо).

15. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники -і-, -й-, -та-: Адміністрація заводу та профком розглянули...

16. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:

17. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся-, -сь-: слід писати Роботу аналізують за такими вимогам, а не Робота аналізується за такими вимогами.

18. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:

19. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.

№20 Числівник у діловому мовленні

Здебільшого в ділових паперах не обходяться без цифрових даних. Вони вимагають спеціального оформлення. Так, однозначні числа, що не мають посилань на одиниці виміру, в ділових паперах записуються словами. Наприклад: Акціонерне товариство «Нікос» планує закупити не більше двадцяти автомобілів. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами. Наприклад: До магазину терміново завезли 150 центнерів картоплі, 40 центнерів яблук.

Складні чи складені числівники записуються цифрами. Наприклад: На історичний факультет прийнято 156 студентів.

Порядкові числівники вводяться в документи з відповідним відмінковим закінченням. Наприклад: Сьогодні ми виконали своє перше виробниче завдання.

Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км.

Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови.

Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів теж обстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну.

Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад: / вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо.

Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів.

Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери.

Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку.

Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять.

№21 Конструкції з прийменником в російській та українській мовах

№22 Словник як джерело підвищення мовної культури. Типи словників.

Основні типи і види словників.

Залежно від змісту матеріалу і способу його опрацювання розрізняють два типи словників : енциклопедичні словники і філологічні.

Енциклопедичні словники пояснюють не реєстрові слова, а позначувані ними відомості з різних сфер життя, науки, виробництва, мистецтва та характеризують відомих осіб, визначні історичні постаті. В енциклопедичному словнику, дивлячись слово Київ, можна знайти всі відомості про столицю України. Є загальні енциклопедичні словники, в яких подаються відомості з різних галузей науки, техніки, культури тощо, і спеціальні, присвячені певній галузі науки: економіці, математиці, медицині тощо.

В філологічних (лінгвістичні) словниках предметом пояснення є слово. Залежно від того, з якої точки зору воно розглядається, лінгвістичні словники бувають різних типів.

1. Тлумачні словники, в яких дається пояснення значень слів з точки зору їх вживання в сучасній мові.

2. Перекладні словники , в яких подається переклад слів з однієї мови на іншу.Бувають двомовними, чотиримовними та ін.

3. Термінологічні , в яких пояснюються терміни з тієї чи іншої галузі науки. Вони бувають одно- і двомовні, перекладні.

4. Етимологічні словники, в яких пояснюється походження, розвиток і первинне значення слова.

5. Орфографічний словник подає правильний правопис, правильний наголос і правильні граматичні форми вміщених у ньому слів.

6. Орфоепічні словники дають одночасно і властиву слову правильну вимову, і наголос.

7. Словники іншомовних слів , які пояснюють слова і терміни, засвоєні з інших мов.

8. Історичні словники , в яких подаються і пояснюються слова, що вживалися раніше.

9. Діалектологічні словники , в яких дається лексика, вживана в певній місцевості, на певній території.

10. Фразеологічні словники , в яких дається пояснення значень фразеологічних зворотів або подається їх переклад з однієї мови на іншу.

11. Синонімічні словники , в яких подаються синонімічні ряди, або гнізда, повнозначних слів даної мови

12. Частотні словники , в яких фіксується частота вживання слів і словоформ на підставі обстеження текстів або записаних уривків усного мовлення

13. Словники власних імен , в яких фіксуються вживані в даній мові власні імена

14. Обернені або зворотні словники , в яких слова розміщуються за алфавітом у зворотному порядку літер: не з початку слова, а з кінця.

15. Топонімічні словники , в яких описуються назви географічних об”єктів

16. Словники мови окремих письменників , в яких подаються й пояснюються всі вживані в творах того чи іншргр письменника слова.

Різноманітні типи словників розробляються залежно від того, для кого вони призначені. Так, наприклад, існують академічні словники, які містять найповнішу інформацію про слово, та навчальні, які мають на меті навчити людину, яка оволодіває мовою, правильно використовувати слово. Є словники, адресовані усім, розраховані на будь-якого читача (наприклад, «Тлумачний словник української мови»), та словники-довідники, призначені для людей певних професій (наприклад, «Словник наголосів для працівників радіо та телебачення»). Особливий тип складають словники для різних технічних, прикладних цілей: наприклад, для машинного перекладу і т. ін.

Місце і значення словників у житті сучасників

Словники відіграють велику роль у сучасній культурі, у них відбиваються знання, накопичені суспільством протягом століть. Вони служать цілям опису і нормалізації мови, сприяють підвищенню правильності і виразності мови його носіїв.

Особливо важливе місце посідають словники у житті сучасної людини. Чим далі рухається людство у різних сферах, тим більше зявляються нові терміни. Для прикладу достатньо тільки згадати такі слова з сучасної людської галузі як Інтернет: "сервер", "трафік", "мова запитів", "хіти", "хости" тощо. Без використання сучасного словника ком'ютерного адміністратора важко з'ясувати про що йдеться.

Особливо важливе місце посідають словники у тих професіях, де є багато іншомовних запозичень. Для прикладу: медицина, юриспруденція, точні науки. Без знання термінології просто неможливо діяти, розуміти хід бесіди тощо.

Для професій, де слово є основним знаряддям праці (філологія, журналістика, письменницька та літературна діяльність, радіо і телебачення), правильне використовування слів та словосполучень, зворотів є вкрай необхідним завданням, інакше в цих сферах краще не працювати, оскільки представники цих професій є носіями мовної культури.

Словники не тільки дозволяють краще зрозуміти складні терміни та напрямки їх застосування, тлумачать значення слів інших мов, але й дозволяють дотримуватися основних законів логіки, серед яких є закон тотожності.

Тобто, знаючи точне визначення того чи іношого поняття (терміна) людина легко може порозумітися з іншою людиною, яка знає значення цього слова. І навпаки, не знаючи визначення конкретного терміну, або розгляд одного і того ж слова з використанням різних значень (різних областей використання) може призвести до непорозумінь, хибності міркування.

Також словники велике значення відіграють в систематизації та класифікації словесного багатоманіття сучасної людини. Так, в перекладацькій справі одне і те ж слово може перекладатися, в залежності від ситуації, по-різному, або знання слів-синонімів робить переклад більш художнім та цікавим для сприйняття.

Без енциклопедичних словників ми довго б не могли відшукати потрібних відомостей про окремі країни, народи, про природні явища тощо. Так з допомогою енциклопедія, як загальних, так і тематичних, можна під рукою тримати велику кількість зведених відомостей, які потрібні як для загального розвитку, так і для професійної діяльності.

Так, словник мови HTML полегшує написання web-сторінок, більше того, даний словник, як і ряд інших, може бути представлений у електронному вигляді, тому можна просто використовувати цілі заготовки (шаблони) даного словника і включати їх до своєї роботи. Це економить і час і сили людині, яка займається подібною справою.

Оскільки були згадані електронні можливості словників, які якнайбільше характеризують сучасний прогрес лексикографії, то варто зазначити, що на основі словників-перекладачів існує вже чимало спеціалізованих автоматичних програм для перекладу з однієї мови на іншу. Якщо раніше на переклад однієї сторінки спеціаліст міг затрачати від 5 до 10 хвилин (наприклад, переклад з англійської на українську мову), то комп'ютерна програма робить це за лічені секунди, а людині залишається тільки підкорегувати результат автоматичного перекладача.

Більшість словників (не тільки вузькоспеціалізованих для системних адміністраторів та перекладачів) переведені в електронні форми. Так, можна швидко знайти відомості по конкретному історичному персонажу, переглянути його фотографію чи навіть почути запис його голосу тощо. Мультимедійні словники, які сьогодні все більше і більше оточують сучасну людину економлять час і місце. Сучасний комп'ютер тепер легко може вміщувати у собі не один десяток Бібліотек імені Т.Шевченка, при чому пошук потрібної інформації настільки швидкий, що років 10-20 тому ці темпи видавалися б фантастикою.

Сучасна людина ніяк не може обійтися без словників. Якщо вона позбавляє себе цього джерела знань, вона одразу ж приречена бути відкинутою на задвірки мовного суржика, професійної некомпетентності, кар'єрного занепаду та деградації.

Висновки

З вищесказаного можна зробити наступні висновки:

Словник - довідкова книга, яка містить зібрання слів (чи морфем, словосполучень, ідіом і т.д.), розташованих по визначеному принципу, і яка дає відомості про їхні значення, вживання, походження, переклад на іншу мову і т.п. (лінгвістичні словники) чи інформацію про поняття і предмети, ними що позначаються, про діячів у яких-небудь областях науки, культури й ін.

Словники відіграють велику роль у сучасній культурі, у них відбиваються знання, накопичені суспільством протягом століть. Вони служать цілям опису і нормалізації мови, сприяють підвищенню правильності і виразності мови його носіїв.

Використовуючи різноманітні словники, людина може не тільки орієнтуватися в наукових та технічних спеціалізованих термінах, але за допомогою словників слів-синонімів збагачувати свою мову, робити її більш досконалою та цікавою для сприймання.

Для промовців, телевізійних чи радіо дикторів багатство мови - вимога номер один, без словників не обходяться навіть маститі майстри пера. Особливо велике значення відіграють "осучаснені" форми словників - електронні словники, які також є різноманітними за своєю професійною спрямованістю. Такі словники дозволяють знаходити потрібні знання за лічені секунди, що підвищує продуктивність праці.

Шкода, що в наш час, коли значення словників є настільки очевидним, так мало приділяється уваги для навчання школярів та студентів правильно користуватися різними видами словників. Це б так стало їм у пригоді, більше того - слугувало б росту їх мовної та пізнавальної культури!

№23 Терміни. Їх роль у діловому мовленні.

Спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.

Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф, фототелетайп) тощо.

Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа.

Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

Кожна галузь науки, техніки, виробництва, мистеїггва має свою термінологію.

Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики:

математичну (множення, кут, дільник, квадрат);

фізичну (молекула, електрон, калорія, енергія, вольт);

електротехнічну (контакт, струм, заземлення, ізоляція);

радіотехнічну (антена, радіоцентр, радіоприймач);

літературознавчу (драма, поема, анапест, сюжет, персонаж);

лінгвістичну (фонема, фонологія, афікс, іменник, сполучник, синтаксис, лексикологія, пароніми, діалект, метатеза, гіпотаксис, парадигма);

філософську (метафізика, базис, діалектика);

фінансову (банк, кредит, дебет, баланс, фінансувати);

хімічну (азот, водень, кисень, іонізація, хімічна реакція, оксиди);

біологічну (рецептор, клітина, тичинка);

медичну (хірургія, ін'єкція, пеніцилін, грип, термометр);

музичну (соло, тріо, квінтет, октава, балалайка);

морську (катер, боцман, кубрик, капітан);

залізничну (купе, експрес, провідник, тамбур, начальник тяги);

спортивну (футбол, тайм, гол, аут, шахи, гросмейстер, шах, ферзевий гамбіт) та ін.

№24 Роль професіоналізмів у діловодстві

Професіоналізми — слова й мовленнєві звороти, характерні для мови людей певних професій. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише у сфері тієї чи іншої професії, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (а отже, експресивно забарвлені) синоніми до термінів.

З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жарґонні. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.

На відміну від термінів, професіоналізми не мають чіткого наукового визначення й не становлять цілісної системи. Якщо терміни — це, як правило, абстрактні поняття, то професіоналізми — конкретні, тому що детально диференціюють ті предмети, дії, якості, що безпосередньо пов'язані зі сферою діяльності відповідної професії, наприклад:

1. Слова та словосполучення, притаманні мові моряків: кок — кухар; камбуз — кухня; кубрик — кімната відпочинку екіпажу; бак — носова частина корабля; чалитися — приставати до берега; ходити в море — плавати; компас, Мурманськ, рапорт тощо.

2. Професіоналізми працівників банківсько-фінансової, торговельної та подібних сфер: зняти касу, підбити, прикинути баланс.

3. Назви фіґур вищого пілотажу в льотчиків: штопор, бочка, петля, піке та ін.

4. Професіоналізми користувачів ПК: мама — материнська плата; клава — клавіатура; скинути інформацію — переписати; вінт — вінчестер (жорсткий диск накопичення інформації).

5. Професіоналізми музикантів: фанера — фонограма; ремікс — стара мелодія з новою обробкою; розкрутити (пісню, ім'я) — розрекламувати.

Здебільшого професіоналізми застосовуються в усному неофіційному мовленні людей певного фаху. Виконуючи важливу номінативно-комунікативну функцію, вони точно називають деталь виробу, ланку технологічного процесу чи певне поняття й у такий спосіб сприяють кращому взаєморозумінню. У писемній мові професіоналізми вживаються у виданнях, призначених для фахівців (буклетах, інструкціях, порадах).

Професіоналізми використовують також літератори з метою створення професійного колориту, відтворення життєдіяльності певного професійного середовища у своїх творах.

В ОДС професіоналізми використовують із певними застереженнями.

Канцеляризми — слова й мовленнєві звороти, що позбавляють образності, емоційності та індивідуальності стилю, надають йому нейтрального, офіційного та шаблонного значення, наприклад:

восени й узимку — в осінньо-зимовий період

хвилюватися — переживати стан занепокоєння

зголодніти — відчувати потребу в харчуванні.

Отже, професіоналізми — слова, що їх уживають люди, об'єд¬нані певною виробничою діяльністю, тобто слова, прита¬манні мовленню представників певної професії: забій, вруб¬машина, на-гора (шахтарі); сталеплавильна груша, мар¬тен, плавка, проба, болванка, вагранка, затискач (стале¬вари); оранка, косовиця, скирдування, силосування (сіль¬ські трудівники); курсив, петит, набір, гранки (праців¬ники поліграфії), перкусія, пальпація, ремісія, кома (ме¬дики).

Правда, не всі професіоналізми можна віднести до високої лексики. Зрозуміло, що такі вирази, як крутити бублика чи рос. мотор барахлит, мотор чихает належать не до високої, а низької лексики.

№25 Абревіатура у діловому мовленні

Кодифікація абревіатур — складний процес, на який постійно впливає мовна політика і свідоме втручання суспільства. Вживання абревіатур в українській мові підлягає певним нормам як в загальнолітературній мові так і в окремих термінологічних системах. Словотвір складноскорочених слів, буквених, буквено-звукових і звукових абревіатур також має свої закономірності.

Більшість скорочених основ стандартизувалася в мові: своєю стійкістю, смисловим наповненням, зрозумілістю і функціями вони не відрізняються від звичайних продуктивних морфем української мови.

В способі скорочення, тобто у виборі того чи іншого структурного типу абревіатур, також виявляється нормалізація. У діловому мовленні, яке значною мірою охоплює і галузеві терміни, усталилися у вжитку абревіатури звукового типу на приголосний (ЦУМ), абревіатури, утворені з алфавітних назв початкових літер словосполучення (КПРС) та ін. У скорочених назвах машин, механізмів, виробів теж застосовуються назви початкових літер слова: а-електродвигун — асинхронний електродвигун. Скорочуватися можуть мовні одиниці різної структури: непохідні і похідні слова, складні слова, складноскорочені слова тощо.

Серед абревіатур (в широкому значенні цього терміна) можна виділити такі основні типи, які вживаються в текстах ділових документів:

1. Абревіатури, утворені з початкових літер лексичних компонентів словосполучення. Ці абревіатури належать до абревіатур буквених, тобто утворених з алфавітних назв початкових літер вихідного словосполучення, або до абревіатур звукових, які теж утворені з початкових літер елементів певного словосполучення, але читаються не за алфавітними назвами літер, а як звичайне слово: ТЛРС, РЛТЛУ, Г ЕС, ТЕЦ, ЦСУ, УВЧ, ЗП, пор. у тексті: «Південному відділенню В АСГНІЛ протягом 1971 року розробити і подати Держплану УРСР нормативи строків освоєння виробничих потужностей» (Збірник _________постанов і розпоряджень Уряду УРСР

№26 Документ як основний вид ділового мовлення. Класифікація документів.

Види документів визначаються за багатьма ознаками.

v За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

v За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

v За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

v За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.

v За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.

v За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

v За строками виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є тер­міновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".

v За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секрет­но". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

v За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й ус­тановами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

v За складністю документи поділяються на прості (односкладові) та складні.

v За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

v За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.

За сферами використання:

1. Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.

2. Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.

3. Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.

4. Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.

Основним видом писемного ділового мовлення є документ.

Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій).

Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства).

Будь-який документ є складовою частиною системи документації.

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Документація містить такі складові частини: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована нізаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності, напр., документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.

№27 Заява: типи, реквізити, правила оформлення.

Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

зовнішні:

особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

студента Київського національного

університету ім. Т. Г. Шевченка

Глинця Олега Ігоровича

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата. (ліворуч)

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то споч слід писати ініціали, потім прізв). (праворуч)

№28 Автобіографія. Правила її оформлення.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

№29 Резюме та правила його оформлення.

Резюме – дуже важлива річ при вирішенні питань, пов’язаних з працевлаштуванням. Резюме є вашим коротким професійним портретом. Дуже важливо, щоб ви склали його правильно.

Написавши гарне резюме, ви можете сподіватися, що вас приймуть на роботу. Якщо ви склали погане резюме – будьте впевнені, що роботодавець ніколи вам не зателефонує.

Через руки роботодавця проходять сотні резюме. Ваше резюме будуть читати не більше 2-3 хвилин, і вам потрібно його скласти так, щоб дати в цей короткий проміжок часу найбільш точну й потрібну інформацію про ваші професійні якості.

Отже, як правильно скласти резюме?

Перше, що завжди привертає увагу – оформлення резюме. Аркуш паперу формату А4, обов’язково друкований текст (резюме, написане від руки, ніхто не буде читати). Бажано, щоб текст резюме поміщувався на 1 сторінці. Розмір шрифту такий, щоб текст резюме міг нормально читатись.

Стиль резюме повинен відповідати таким критеріям:

– стислість, – конкретність, – вибірковість (не пишіть зайвого), – чесність.

Що потрібно вказати в резюме

1. Особисті дані: Прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, сімейний стан, адреса, телефон, факс, e-mail.

2. Мета: вакансія, на яку ви претендуєте.

3. Освіта основна. Вказуєте навчальні заклади, які ви закінчили, у зворотному порядку. Середню школу можете не вказувати (якщо це тільки не спецшкола). Вказуєте назву навчального закладу, факультет, спеціальність за дипломом. Якщо у вас диплом з відзнакою, обов’язково вкажіть це.

4. Освіта додаткова. У цю графу вносяться назви курсів, стажувань, тренінгів, семінарів і т. ін. Вказуйте тільки ті курси, які мають відношення до обраної вами вакансії.

5. Досвід роботи. Тут вказуються відомості про попередні місця роботи. Дані вказуйте в зворотному порядку, спочатку вкажіть останнє місце роботи, потім передостаннє і т. д. Вкажіть місяць і рік влаштування на роботу, місяць і рік звільнення, назву компанії, сферу її діяльності та вашу посаду.

6. Додаткова інформація. В цю рубрику ви можете включити все, що підвищує вашу цінність в очах роботодавця. Знання іноземних мов (вкажіть іноземну мову, ступінь володіння), навички роботи на персональному комп’ютері (вказавши програмні засоби, з якими можете працювати), наявність прав водія, особистого автомобіля, закордонного паспорта. Можливо, ви готові до поїздок у відрядження, до ненормованих робочих днів. Можете включити в цей розділ коротку характеристику своїх особистісних якостей, наприклад: енергійний, вимогливий до себе й інших, гарний організатор і т. ін. Тільки не забувайте: вам доведеться підтверджувати дану собі ж самому характеристику.

7. Дата складання резюме.

Що не обов’язково вказувати в резюме:

– всю вашу трудову біографію, – ваші фізичні дані, – фотографію, – причини звільнення з попередніх місць роботи, – особисті вимоги до зарплати.

Отже, ціль резюме – показати, що ви собою являєте і чим ви кращі від інших.

Головний принцип резюме – підкреслити всі ваші достоїнства, і скрасити (приховати) ваші недоліки.

Прогляньте і спробуйте оцінити своє резюме, перш ніж надсилати його на розгляд роботодавцям.

З даної статті ви зрозуміли, що резюме потрібно писати стандартно, за правилами. Але насправді іноді і це не обов’язково.

№30 Характеристика. Правила її написання.

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керівником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6. Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру, відомості про стягнення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характеристика;

- місце, куди подається характеристика.

№31 Доповіді та пояснювальні записки. Правила їх оформлення.

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Доповідь — один з видів монологічного мовлення: публічне, розгорнуте, офіційне повідомлення з певного питання, засноване на залученні документальних даних.

Вміст доповіді — це представлена інформація, що відображає суть питання або дослідження стосовно до даної ситуації. Часто складається з інформації про службову справу, що спрямовується керівництву або вищій посадовій особі.

Мета доповіді — інформування кого-небудь про що-небудь. Тим не менше, доповіді можуть включати в себе такі елементи як рекомендації, пропозиції або інші мотиваційні пропозиції. Доповідь часто має структуру наукового дослідження: вступ, методи, результати та обговорення.

Доповіді, як і звіти, можуть бути усними або письмовими. Формат доповіді може бути як простим, із заголовками за темами, так і складнішим — в нього можуть включатися: діаграми, таблиці, малюнки, фотографії, реферати, резюме, додатки, виноски, посилання, гіперпосилання.

№32 Ділове листування. Види листів.

Ділове листування

Cлужбове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним - це ціле мистецтво і, деколи, нелегка праця. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв'язки різних служб, встановити міцні зв'язки із споживачами.

Спробуємо позначити найбільш істотні моменти ділового листування: