Обновление связей

Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, нужно знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматом, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в лишь в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге меняются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит от вас доказательство на обновление данных. Чтоб обновить все связанные данные в рабочей книге, выберите ответ Да. Если у вас есть связи, которые обновляются вручную, либо вы желаете сами обновить связи, выберите ответ Нет.

Для удаления листа выберите команду Удалить из контекстно-зависимого меню для ярлычков. Для удаления сходу нескольких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише Ctrl.

7. Диаграммы

Диаграммы и графики служат для визуализации изменений числовых данных. Excel дает возможность построить диаграмму в виде гистограммы, столбиков, пирамид, конусов, цилиндров и т.д. К любой диаграмме можно добавить пояснительный текст, заголовки. Для облегчения процедуры построения диаграммы служит Мастер диаграмм. Он разбивает процесс создания диаграммы на несколько шагов.  Для построения диаграммы необходимо выделить диапазон ячеек, для которых будет построена диаграмма. Чтобы отобразить на диаграмме названия столбцов и строк, включите их в выделенный диапазон ячеек. Диаграмма для выделенных данных строится по команде «Вставка > Диаграмма» или по клику на значке  . Выберите тип диаграммы и нажмите «Готово». Простейшая диаграмма будет создана.    На рисунке наглядно показан пример выделения данных для диаграммы. Обратите внимание, что выделены не только числовые значения, но и названия столбцов и строк. Они будут использованы для комментариев и создания названий осей координат. Для более точной настройки диаграммы «Мастер диаграмм» делит процесс создания диаграммы на несколько этапов, позволяя настроить дизайн диаграммы по потребностям. Рассмотрим эти этапы.

«Мастер диаграмм», шаг 1. Выбор типа и вида диаграммы

Каждый тип диаграммы имеет несколько вариантов представления. Так, например, стандартная гистограмма представлена в 7 вариантах, а линейчатая диаграмма - в 6 вариантах.  Чтобы увидеть, как ваши данные будут выглядеть при выборе различных типов диаграмм, нажмите и не отпускайте кнопку «Просмотр результата». Поле «Вид» при этом будет заменено полем «Образец», в котором будет отображена диаграмма.  Excel предлагает 14 типов диаграмм, каждый из которых подходит для эффективного представления данных определенного класса. Их область применения приведена в таблице

Область применения диаграмм различных типов

Гистограмма Удобна для отображения изменения данных на протяжении отрезка времени. Для наглядного сравнения различных величин используются вертикальные столбцы, которые могут быть объемными и плоскими. Высота столбца пропорциональна значению, представленному в таблице.

Линейчатая Дает возможность сравнивать значения различных показателей. Внешне напоминают повернутые на 90 градусов гистограммы. Такой поворот позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время.

График Показывает, как меняется один из показателей (Y) при изменении другого показателя (X) с заданным шагом. Excel позволяет построить объемные графики и ленточные диаграммы. Удобен для отображения математических функций.

Круговая диаграмма Показывает соотношения между различными «Частями одного ряда данных, составляющего в сумме 100%». Обычно используется в докладах и презентациях, когда необходимо выделить главный элемент и для отображения вклада в процентах каждого источника.

Точечная диаграмма Показывает изменение численных значений нескольких рядов данных (ось Y) через неравные промежутки (ось X), или отображает две группы чисел как один ряд координат х и у. Располагая данные, поместите значения х в один столбец или одну строку, а соответствующие значения у в соседние строки или столбцы. Обычно используется для научных данных.

Диаграмма с областями Показывает изменения, происходящие с течением времени. Отличается от графиков тем, что позволяет показать изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда.

Кольцевая диаграмма Позволяет показать отношение частей к целому. Может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо кольцевой диаграмме соответствует одному ряду данных.

Лепестковая диаграмма Вводит для каждой категории собственные оси координат, расходящиеся лучами из начала координат. Линии соединяют значения, относящиеся к одному ряду. Позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных. Например, при сопоставлении количества витаминов в разных соках образец, охватывающий наибольшую площадь, содержит максимальное количество витаминов.

Поверхность Используется для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Отображает натянутую на точки поверхность, зависящую от двух переменных. Как на топографической карте, области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором. Диаграмму можно поворачивать и оценивать с разных точек зрения.

Пузырьковая диаграмма Отображает на плоскости наборы из трех значений. Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных показывает значение третьей переменной. Значения, которые откладываются по оси X, должны располагаться в одной строке или в одном столбце. Соответствующие значения оси Y и значения, которые определяют размеры маркеров данных, располагаются в соседних строках или столбцах.

Биржевая диаграмма Обычно применяется для демонстрации цен на акции. Диаграмму можно использовать для демонстрации научных данных, например для отображения изменений температуры. Биржевая диаграмма, которая измеряет объемы, имеет две оси значений: одну для столбцов, которые измеряют объем, и другую - для цен на акции. Для построения биржевых диаграмм необходимо расположить данные в правильном порядке.

Цилиндрическая, коническая и пирамидальная диаграммы Имеют вид гистограммы со столбцами цилиндрической, конической и пирамидальной формы. Позволяют существенно улучшить внешний вид и наглядность объемной диаграммы.

«Мастер диаграмм», шаг 2. Корректирование интервала данных для диаграммы

На втором шаге построения диаграммы Мастер диаграмм дает возможность коррекции размеров выделенного диапазона с данными.  На вкладке «Диапазон данных» можно уточнить диапазоны ячеек и определить какие данные на диаграмме будут строками, а какие - столбцами.  Большинство типов диаграмм может быть представлено несколькими рядами данных. Исключение составляет круговая диаграмма, отображающая только один ряд данных.  Названия рядов можно изменить на вкладке «Ряд», в поле «Имя», не изменяя при этом текст на листе.

«Мастер диаграмм», шаг 3. Оформление диаграммы

На третьем шаге построения диаграммы пользователь заполняет поля шести вкладок, определяющих тип оформление диаграммы. Например, открыв вкладку «Заголовки», можно ввести в соответствующие поля название диаграммы и названия осей координат.  При построении карт и графиков «легендой» называют описание условных обозначений. Условное обозначение может состоять из знака и цвета, назначенных ряду данных или категорий. При построении диаграммы Excel помещает в легенду выделенный крайний левый ряд.

«Мастер диаграмм», шаг 4. Выбор места расположения диаграммы

На последнем шаге Мастер диаграмм предлагает определить место размещения диаграммы. Это может быть либо отдельный лист, либо диаграмма будет расположена непосредственно на листе с данными. По умолчанию Excel помещает диаграмму на лист с данными. Она сохраняется вместе с данными и печатается вместе с этим листом.

Построение графиков, отображающих связь между X и У

Если использовать таблицу, состоящую из двух столбцов, в которых представлены значения двух взаимосвязанных переменных, например, X и У, то большинство типов диаграмм Excel создаст два независимых графика на одной диаграмме: один для X, другой - для У.  Чтобы построить кривую, отображающую связь между X и У, нужно выполнить следующие действия:

выделить столбец, в котором представлены значения переменной У;

нажать кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов;

в диалоговом окне «Мастер диаграмм» на первом шаге открыть вкладку «Нестандартные», выбрать тип: «Гладкие графики» и нажать кнопку «Далее».

На втором шаге построения диаграммы нужно открыть вкладку «Ряд», установить курсор в поле «Подписи по оси X», наать на кнопку свертывания диалогового окна справа от этого поля и выделить значения, которые будут отложены по оси абсцисс.

Редактирование диаграммы

Если выделить диаграмму, то ее можно перемещать, добавлять в нее данные, можно выделять, форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него элементов.  Можно даже изменить тип уже созданной диаграммы. Для изменения типа диаграммы выделите ее. В контекстном меню выберите пункт «Тип диаграммы». Если лист диаграммы активен, то в него можно добавлять данные и форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него объектов. При перемещении указателя мыши по диаграмме отображаются всплывающие подсказки, с названием элемента диаграммы. Чтобы выбрать элемент диаграммы с помощью клавиатуры, используйте клавиши со стрелками.  Ряды данных, подписи значений и легенды можно изменять поэлементно. Например, чтобы выбрать отдельный маркер данных в ряде данных, выберите нужный ряд данных и укажите маркер данных. Каждый из элементов диаграммы можно форматировать отдельно. Имя элемента диаграммы выводится в подсказке в случае, если установлен флажок «Показывать имена» на вкладке «Диаграмма» диалогового окна «Параметры». Чтобы перейти в режим форматирования какого-либо элемента: координатной оси, названия диаграммы, отдельных рядов данных, щелкните на этом элементе. Вокруг выделенного элемента появится штриховая рамка. Имя графического объекта отобразится в поле строки формул. Выделенный элемент можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши. Двойной щелчок по элементу диаграммы вызывает меню для его форматирования. Меню позволяет менять цвета фона и линий, тексты подписей, расположение элементов. Меню различно для разных типов элементов. Так, длякоординатных осей мы можем задать шкалу, и способы отображения делений. Для области диаграммы возможно изменить ее размер, формат шрифтов, тип рамки и толщину. Для области диаграммы возможно задать даже цвет фона и узор заливки.  Для Легенды диаграммы можно задать цвет и рамку, узор на ее поверхности. Вкладка «Размещение» позволяет задать расположение легенды на диаграмме: внизу, вверху, справа или слева.

8. Список - это набор строк таблицы Excel, хранящий связанные данные. Если сформировать рабочий лист, следуя определенным правилам, то программа будет воспринимать его как базу данных.

Структура списка.

Список состоит из трех основных структурных элементов:

• Записи подобны карточкам библиотечного каталога. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента.

• Поля - это отдельные категории, по которым упорядочена информации в списке (отдельный столбец - отдельная категория).

• Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Рекомендуется выделять заглавную строку, отформатировав ее иначе, чем остальные данные. Не следует вставлять пустую строку между заглавной строкой и прочими строками списка, т.к. некоторые инструменты, например, автофильтр корректно работают только с непрерывными диапазонами.

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

Сортировка и фильтрация

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Выделите его.

Нажмите кнопку "Сортировка и фильтр" на панели "Редактирование" ленты "Главная".

Выберите "Сортировка от А до Я". Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт "Настраиваемая сортировка..".

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки "Добавить уровень".

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню "Настраиваемый список.." выпадающего списка "Порядок".

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок "Вверх" и "Вниз".

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке - "Сортировка и фильтр" и выберите пункт"Фильтр" (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры". В окне "Пользовательский автофильтр" необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Для этого надо сделать следующее.

Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Выделите основной список.

Нажмите кнопку "Фильтр" на панели "Сортировка и фильтр" ленты "Данные".

На той же панели нажмите кнопку "Дополнительно".

В появившемся окне "Расширенный фильтр" задайте необходимые диапазоны ячеек.

В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

9. 1. Обмен данными между приложениями

Интегрированный пакет MS Office представляет основу для опти¬мального использования трех протоколов, позволяющих при рабо¬те с несколькими приложениями чувствовать себя так, как – будто работаешь только с одним:

1. OLE (object linking and embedding) - связывание и внедрение объектов);

2. VBA (Visual Basic Application) - приложение Visual Basic;

3. DDE (dynamic data exchange - динамический обмен данными) -альтернативное и более сложное по сравнению с OLE средство, главным образом использовался программистами для обмена дан-ными между приложениями, не поддерживающими OLE.