1. Контролируемые организацией письменные материалы, составляемые для внешней аудитории.

-письмо

-информационный релиз

-приглашение

-буклет, проспект

-брошюра

-листовка

-заявка и предложение

Тексты речей и выступлений

2. Внутрикорпоративные виды письменной коммуникации.

-отчет

-информационный листок, ньюслеттер, бюллетень

-медиа-план

-медиа-карта

-пресс-дайджест

Целевые аудитории:

Компании-партнеры, клиенты, властные структуры и другие виды организаций и лиц, направленная информация которым будет работать в интересах вашей организации.

3. Неконтролируемые письменные материалы, направленные в сми для распространения. Являются информационной основой.

-письмо в редакцию

-заявление для СМИ

-медиа-, ньюс-, пресс-релиз

-бэкграундер (об истории возникновения, развития компании, стиль деловой)

-биографическая справка

-статья

-факт-лист

-медиа-, ньюс-, пресс-кит.

Положения

1. Ясность изложения и цели создания документа.

2. Полнота информации.

3. Краткость, сжатость текста.

4. Точность.

5. Вежливость.

6. Ответственность.

Письмо (деловое)

Формат:

Бланк, А4 с полным наименованием организации, ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Не длинное (1-2 стр.)+сопроводительное письмо.

Обращение

Имя адресата, его звание или должность, его почтовый адрес и дата отправления + тема сообщения (в верхнем левом углу письма-европейский стандарт). Уважаемая Т.П. Уважаемая госпожа Петрова.

Содержание

Начинается кратким вводным абзацем, в котором излагаются причины и цель его написания, а также объясняется, почему оно направлено данному адресату. Далее 1-2 абзаца, в которых раскрывается суть дела, в заключительном абзаце - предложения. Подпись.

Виды деловых писем

1. Информирующее письмо (программа мероприятий научно-исследовательского семинара).

2. Информационное (новостное) письмо, информационный релиз.

Подписка на ж-л «Арбитражные споры», монтаж оборудования (бесплатное обслуживание). Распространение информации о новых направлениях деятельности компании (характерно и для новостного письма. и для информ. релиза). Чубайс «проводят реформу электроэнергетики, но она не приведет к обвальн.росту цен».

3. Рекомендательное письмо. Для устройства на работу, получения гранта на исследования или для продолжения образования.

Петров был моим студентом…

4. Сопроводительное письмо.

Переслать пакет документов, материалов + письмо с перечнем всех вложений. Закончить просьбой сообщить на телефон о получении почтового отправления.

5. Письмо-заявление. Адресовано СМИ и целев. аудитор. Объясняет в сжатой форме позицию организации по отношению к какому-либо событию, факту или лицу. Цель – заявить (недвусмысленно) о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует общественность, о ситуации связанной с деятельностью организации.

6. Письмо-просьба.

-экспертное мнение специалиста, ученого по конкретному вопросу.

-помощь со стороны финансовых или административных структур.

-о поддержке мероприятий (полит.партии) в виде благотворительных акций, специальных фондов, стипендий и грантов.

Указать почему послание адресовано данному лицу, организации. «Мы жители одного города и это наши общие заботы…»

Следует тонко отметить преимущества, если откликнется. О людях которые сотрудничают с организацией. Помощь для проекта социал. Значения (дети, пенсионеры и т.д.).

Структура

1. Привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включить некоторые детали и описать историю вопроса, разбудить желание принять участие. Заставить действовать! Подписывает Первое лицо организации!

2. Ответ: согласие, отказ.

http://pr.web-3.ru