Использование автосуммирования
Вероятно самой часто используемой функцией является функция СУММ, поэтому для ускорения доступа к ней на панели инструментов имеется кнопка () – Автосумма. Чтобы сложить числа (например В7:Е7) нужно:
выделить ячейку, в которую требуется вставить функцию СУММ (лучше, если эта ячейка расположена в конце строки или столбца данных, поэтому выделим ячейку G7);
нажать кнопку Автосумма (в ячейке G7 появится функция СУММ(В7:E7) );
если Excel выделил именно тот диапазон, который требуется – нажать клавишу Enter для завершения ввода функции. Если выделенный Excel диапазон неверный, нужно указать мышью новый диапазон и нажать клавишу Enter.
Сортировка информации в списках
Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы – поля и строки – записи. В сущности, любую таблицу с заголовками полей и однородными данными в столбцах, можно представить как список данных или базу данных. Возможно упорядочение в списке данных по алфавиту, величине или дате. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке – например, по дням недели. Для сортировки списка данных нужно:
выделить в таблице список данных;
выбрать команду меню Данные \Сортировка;
в диалоговом окне Сортировка диапазона из раскрывающегося списка Сортировать по выбрать заголовок поля, по которому будет осуществляться сортировка;
выбрать тип сортировки, установив переключатель по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку ОК.
Если некоторые записи имеют одинаковые значения в столбце сортировки, можно указать дополнительные критерии упорядочения. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазона нужно выбрать из раскрывающихся списков Затем по и В последнюю очередь по – дополнительные критерии сортировки.
Ч
тобы
быстро отсортировать список по одному
столбцу, можно выделить в нем заголовок
или ячейку и нажать кнопку (По
возрастанию)
или кнопку (По
убыванию)
на панели инструментов.
Создание иллюстративной графики Основные термины
Ряд данных – совокупность однородных данных таблицы (строка или столбец, например, сбережения, расходы), отображенных на диаграмме в виде линий, полос, секторов и т.д.
Точка – единичный элемент данных внутри любого из рядов.
Легенда – поясняет, что отображает каждый ряд данных (в Excel названия рядов попадают в легенду).
Категория – название элемента ряда, отражает количество элементов в ряду. Названия элементов рядов являются метками горизонтальной оси Х.
Правила, используемые Excel при интерпретации расположения рядов и точек в выделенном диапазоне на рабочем листе:
Excel предполагает, что ось категорий (Х) идет вдоль длинной стороны выделения;
Excel предполагает, что названия рядов, вдоль короткой стороны выделения, должны использоваться как метки легенды для каждого ряда данных.
Основные типы и назначение диаграмм
Для графической иллюстрации выделенных данных рабочего листа Excel предоставляет 14 основных типов диаграмм и графиков, каждый из которых может иметь несколько разновидностей. Наиболее часто используемые типы диаграмм:
Круговая – отображает соотношение частей целого и строится только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Они отражают вклад в общую сумму каждого источника в %.
Кольцевая – сравнивает вклад частей в целое, но в них могут быть представлены два и более рядов данных.
Гистограмма – используется для сравнения отдельных величин или изменений в течение некоторого периода времени.
График – отображает зависимость данных (ось У) от величины, которая изменяется с постоянным шагом (ось Х). Если шаги изменения величины неравные, то следует использовать ХУ-точечную диаграмму.
Диаграммы с областями – позволяют прослеживать непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму
Большинство из основных типов диаграмм могут быть объемными.