25. Создание многотабличных форм. Подчиненные формы.

К многотабличным формам относят формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными в них другими формами.

Подчиненной формой называется форма, вложенная в другую форму (или отчет), которая называется главной.

Главной формой называется форма, содержащая в себе подчиненные формы.

Главным отчетом называется отчет, содержащий в себе подчиненные отчеты или формы.

В одной главной форме могут быть вложены несколько форм. В одном главном отчете могут быть вложены несколько форм и отчетов.

Подчиненный характер вложенных форм и отчетов обусловливается тем, что выводимые в них данные определяются данными, содержащимися в главной форме или отчете.

В подчиненных формах выводятся данные о клиенте и товаре, участвующих в сделке, сведения о которой выведены в главной форме. При смене записи в главной форме автоматически меняются данные в обеих подчиненных формах

26. Отчеты. Назначение.

Отчетом называется специального вида форма, предназначенная специально для вывода на печать. Отчет создается на базе данных из одной или нескольких связанных таблиц, запросов и форм.

Простейший отчет - это форма, выведенная на печать.

В отчеты могут вставляться диаграммы и изображения.

1.Отчет предназначен для вывода данных на бумагу

2.Отчет всегда разбивается на листы стандартных размеров

3. В отчетах нет возможности менять значения, выведенные с помощью связанных элементов

4. Любой отчет можно отобразить в режимах конструктора, предварительного просмотра и образца

5. При перемещении по данным в отчетах единицей перемещения является страница

6. В отчете имеется возможность сортировки и группирования данных

27. Конструктор отчетов, поля отчета.

Работа с конструктором отчетов

• Работа в режиме конструктора отчетов аналогична работе с конструктором форм.

• При отсутствии панели элементов она открывается кнопкой

• При необходимости изменить местоположение или размеры элементов отчета они выбираются и перетаскиваются соответствующие маркеры рамки выбора.

• При необходимости изменить другие свойства элемента отчета его следует выбрать и открыть соответствующий ему список свойств кнопкой

• Размеры различных областей отчета можно изменять, перетаскивая их границы мышью в вертикальном направлении.

• Не забывайте, что внесенные в отчет изменения запоминаются только после закрытия окна отчета.

Вычисляемые поля в отчетах

При работе с вычисляемыми полями в отчете следует помнить следующее:

• Выражение, определяюще значение поля, вводится в поле Данные списка свойств и должно начинаться со знака =

• Итоговые функции, помещенные в заголовке или примечании отчета, вычисляют итог по всем записям, вошедшим в отчет в целом.

• Итоговые функции типа Sum(), помещенные в заголовке или примечании группы, вычисляют итог только по записям, входящим в эту группу.

• Выражение в заголовке или примечании группы не может содержать ссылок на несвязанный элемент отчета из области данных этой группы.

• Вычисления, не относящиеся к итоговым значениям, лучше выполнять не в отчете, а в базовом запросе (даже если его придется создать только для этой цели).

28. Создание автоотчётов.

Автоотчеты. Простейшие отчеты. Строятся мастером автоматически, без необходимости ответов на вопросы. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения. Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия: В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос. Щелкнуть на кнопке ОК. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Автоотчёт в одну колонку отчеты этого типа мастер строит автоматически, подставляя вместо надписи полей отчета имена полей базовой таблицы (запроса). Отчеты этого типа неоправдано расходуют бумагу при выводе на печать. Ленточный автоотчёт отчеты этого типа мастер строит автоматически, подставляя вместо надписей полей отчета имена полей базовой таблицы (запроса) и отводя по столбцу для значений каждого поля.

29. Мастер отчётов. Итоговые отчёты.

Мастер отчетов позволяет значительно ускорить создание отчета. Такой отчет можно использовать в том виде, в каком он есть, а можно внести в него изменения, которые кажутся вам необходимыми. Чтобы создать отчет с помощью мастера отчетов, выполните следующие действия: В окне базы данных выберите Отчеты. В окне базы данных выберите Создать.

Access выведет на экран диалоговое окно Создание отчета. Выберите в списке Мастер отчетов.

 Выберите таблицу или запрос для создания отчета и нажмите кнопку ОК.  Когда на экране появится мастер отчетов, выберите поля отчета. Для этого соответствующие поля достаточно дважды щелкнуть в списке Доступные поля. Access переместит их в список Выбранные поля. Для перемещения полей между списками доступных и выбранных полей можно также пользоваться кнопками «Добавить» и «Удалить». Чтобы выбрать поле из другой таблицы или запроса, щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос. По окончании нажмите кнопку Далее.

Группировка позволяет организовать записи в группы, например по региону или по продавцу. Группы можно вкладывать друг в друга, что позволит легко выявить связи между группами и быстро найти нужные сведения. Группировка также используется для подсчета итоговых и процентных показателей. Если в отчет включено несколько таблиц, мастер исследует связи между ними и определит возможные способы представления информации. На странице мастера отчетов с предложением «Выберите вид представления данных:» выберите одно из представлений из списка и нажмите кнопку Далее.Чтобы добавить уровень группировки в мастере отчетов, дважды щелкните соответствующий уровень группировки в списке. Access добавляет каждый уровень группировки и отображает его вложенным в родительский уровень. Выберите команду Параметры группировки. Откроется диалоговое окно Интервалы группировки. Для каждого поля уровня группировки можно выбрать интервал группировки, который позволяет задавать порядок группировки записей. В предыдущем примере записи сгруппированы по полю «Дата поставки», тип данных которого — дата и время. В списке Интервалы группировки мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля. Таким образом, поскольку тип данных поля «Дата поставки» — дата и время, группировку можно провести по фактическому значению (Обычная), по году, по кварталу, по месяцу, по неделе, по дню, по часу и по минуте. Если бы поле было текстовым, можно было бы группировать по целому полю (Обычная) или по первым нескольким (от 1 до 5) знакам. Числовые поля можно группировать по значению (Обычная) или по диапазону в выбранных группах. После того, как интервал группировки выбран, нажмите кнопку ОК. Нажмите Далее, чтобы перейти на следующую страницу мастера. Сортировка записей и подведение итогов с помощью мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сортировать записи по нескольким полям (до четырех). Можно выбрать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Выберите первый раскрывающийся список и выберите поле, по которому будет выполняться сортировка. Кнопка справа от списка позволяет выбирать порядок сортировки: по возрастанию или убыванию (по умолчанию выполняется сортировка по возрастанию). Выбрать второе, третье и четвертое поля сортировки при необходимости можно в соответствующих раскрывающихся списки. Чтобы подсчитать итог по числовым полям, выберите Итоги.

Мастер выведет на экран доступные числовые поля. Чтобы включить соответствующую функцию в примечание группы, установите флажок Sum, Avg, Min или Max. Можно также установить отображение сведений и итога или только итога. В последнем случае будут показаны итоги по каждому значению даты отгрузки (если, например, установлен флажок Sum), но сведения о порядке будут опущены. Можно также задать отображение процентных показателей. Нажмите кнопку ОК. Выполните оставшиеся инструкции мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Создание итогового отчета: Выберите Мастер, В качестве источника выберите Запрос, выберите все поля из запроса, кроме Цены , Веса и Фирмы, задайте уровни группировки по наименованию и по дате (по годам), На следующем шаге воспользуйтесь кнопкой Итоги, Задайте итоговые значения, Укажите показывать – только итоги, Выберите стиль и оформление отчета, Задайте имя отчета, Доработайте отчет в режиме Конструктора.