30. Создание группировок в отчетах.

Группировка позволяет организовать записи в группы, например по региону или по продавцу. Группы можно вкладывать друг в друга, что позволит легко выявить связи между группами и быстро найти нужные сведения. Группировка также используется для подсчета итоговых и процентных показателей. Если в отчет включено несколько таблиц, мастер исследует связи между ними и определит возможные способы представления информации. На странице мастера отчетов с предложением «Выберите вид представления данных:» выберите одно из представлений из списка и нажмите кнопку Далее.Чтобы добавить уровень группировки в мастере отчетов, дважды щелкните соответствующий уровень группировки в списке. Access добавляет каждый уровень группировки и отображает его вложенным в родительский уровень. Выберите команду Параметры группировки. Откроется диалоговое окно Интервалы группировки. Для каждого поля уровня группировки можно выбрать интервал группировки, который позволяет задавать порядок группировки записей. В предыдущем примере записи сгруппированы по полю «Дата поставки», тип данных которого — дата и время. В списке Интервалы группировки мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля. Таким образом, поскольку тип данных поля «Дата поставки» — дата и время, группировку можно провести по фактическому значению (Обычная), по году, по кварталу, по месяцу, по неделе, по дню, по часу и по минуте. Если бы поле было текстовым, можно было бы группировать по целому полю (Обычная) или по первым нескольким (от 1 до 5) знакам. Числовые поля можно группировать по значению (Обычная) или по диапазону в выбранных группах. После того, как интервал группировки выбран, нажмите кнопку ОК. Нажмите Далее, чтобы перейти на следующую страницу мастера. Сортировка записей и подведение итогов с помощью мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сортировать записи по нескольким полям (до четырех). Можно выбрать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Выберите первый раскрывающийся список и выберите поле, по которому будет выполняться сортировка. Кнопка справа от списка позволяет выбирать порядок сортировки: по возрастанию или убыванию (по умолчанию выполняется сортировка по возрастанию). Выбрать второе, третье и четвертое поля сортировки при необходимости можно в соответствующих раскрывающихся списки. Чтобы подсчитать итог по числовым полям, выберите Итоги.

Мастер выведет на экран доступные числовые поля. Чтобы включить соответствующую функцию в примечание группы, установите флажок Sum, Avg, Min или Max. Можно также установить отображение сведений и итога или только итога. В последнем случае будут показаны итоги по каждому значению даты отгрузки (если, например, установлен флажок Sum), но сведения о порядке будут опущены. Можно также задать отображение процентных показателей. Нажмите кнопку ОК. Выполните оставшиеся инструкции мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.