1. Система управления базами данных.

СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. Системой управления базами данных называется программное средство, предназначенное для: структурирования больших объемов данных, организации их ввода и хранения, корректировки данных с сохранением их целостности, выборки данных по запросам пользователей в соответствии с пользовательскими моделями данных, предоставления пользователям средств для автоматизации работы с базой данных в части: ввода данных, выбора данных, корректировки данных, формирования стандартных отчетных документов на основе выбранных данных.

MS Access – это система управления базами данных. Под системой понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде.

 Используя MS Access можно создавать удобные формы для ввода и просмотра данных, выполнять необходимые вычисления, составлять различной сложности отчеты. В СУБД MS Access обладает мощным набором сервисных средств, облегчающих работу пользователя.

2. Реляционная СУБД.

Реляционная СУБД (РСУБД; иначе Система управления реляционными базами данных, СУРБД) — СУБД, управляющая реляционными базами данных.

Понятие реляционный (англ. relation — отношение) связано с разработками известного английского специалиста в области систем баз данных Эдгара Кодда (Edgar Codd).

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

• каждый элемент таблицы — один элемент данных

• все ячейки в столбце таблицы однородные, то есть все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.)

• каждый столбец имеет уникальное имя

• одинаковые строки в таблице отсутствуют

• порядок следования строк и столбцов может быть произвольным

3. Структура интерфейса СУБД Access.

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления. Панель управления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя. Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню появляется дополнительные подменю.

В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режиме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.

Панель инструментов предназначена для быстрого вызова наиболее часто употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мышью по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели инструментов можно вызвать и через главное меню.

Окно базы данных представляет собой опись нескольких однородных коллекций, состоящих из однотипных объектов БД. (таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, модули)

Перед выполнением какого-либо действия с объектом БД обычно следует выбрать его на одной из вкладок окна базы данных.

4. Окно приложения Access, окно базы данных.

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

Строка заголовка - В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

Строка меню - Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

Панель инструментов - Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

Окно базы данных имеет: строку заголовка; панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица; панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули; область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.).

Строка состояния - находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

5. Основные объекты СУБД Access.

Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся  в базах данных Microsoft Access или  БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

6.Основные субъекты субд access

Таблица. Основным объектом БД является таблица. Таблица -- основной объект БД , хранилище информации . Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа ,например о товарах, поставщиках , клиентах и т.д. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). На основе таблиц создаются формы, запросы и отчеты. БД может включать несколько таблиц. Напр., в одной таблице хранятся сведения о клиентах, в другой – о заключении торговых договоров, в третьей – о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы и т.д.

Форма. Форма – специального вида диалоговое окно , предназначенное в основном для ввода данных и отображения их на экране. Форма строится на основе таблицы, запроса или взаимосвязанных таблиц. При помощи одной формы возможно занесение данных в несколько таблиц.

Отчет. Отчет - средство , позволяющее получать данные из одной или нескольких таблиц для вывода на печать. При работе с БД часто бывает нужно распечатать необходимую информацию. Access предоставляет мощные средства генерации отчетов. Вы можете сортировать и группировать записи, производить вычисления над полями, упорядочивать и представлять данные в любом формате.

Запрос – средство , при помощи которого данные отобранные из одной или нескольких таблиц в соответствии с некоторым критерием выбора , представляются в виде промежуточной , виртуальной таблицы, доступной для дальнейшей обработки .В отличии от таблиц великолепно справляются с различными вычислениями. При помощи запросов вы можете: вести поиск или выбор данных в таблице; производить вычисления; вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. Составляя запрос вы можете указать в нем: интересующие вас таблицы, поля, записи и необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения

следующих операций: вставка новых записей, удаление записей, изменение

значений, создание новых полей.

Макрос- объект БД , позволяющий автоматизировать ряд задач без применения традиционного языка программирования.

Модуль –представляет собой программу на встроенном языке программирования VBA(Visual Basic for Application). Обладает гораздо большими возможностями при автоматизации задач по сравнению с макросами, но требует владения основами программирования.

7.Разработка структуры бд

В основе решения большинства задач лежит обработка информации. Для облегчения обработки информации создаются информационные системы (ИС).

Базы данных (БД) – это унифицированная совокупность данных, совместно используемых широким кругом пользователей, динамически изменяющаяся в процессе своего функционирования. БД является частным случаем ИС.

Логическую структуру, хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К основным моделям представления данных (моделям данных) относятся следующие: иерархическая,

сетевая,

реляционная.

В нашем курсе будем рассматривать только реляционные БД. Реляционная база данных представляет собой хранилище данных, содержащее набор двухмерных таблиц. Любая таблица реляционной базы данных состоит из строк (называемых также записями) и столбцов (называемых также полями).

Строки таблицы содержат сведения о представленных в ней фактах (или документах, или людях, одним словом, — об однотипных объектах). На пересечении столбца и строки находятся конкретные значения содержащихся в таблице данных.

Данные в таблицах удовлетворяют следующим принципам:

-Каждое значение, содержащееся на пересечении строки и колонки, должно быть атомарным (то есть не расчленяемым на несколько значений).

-Значения данных в одной и той же колонке должны принадлежать к одному и тому же типу, доступному для использования в данной СУБД.

-Каждая запись в таблице уникальна, то есть в таблице не существует двух записей с полностью совпадающим набором значений ее полей.

-Каждое поле имеет уникальное имя.

-Последовательность полей в таблице несущественна.

-Последовательность записей также несущественна