9.Учетно-справочный аппарат в делопроизводстве (уса)

РКК служат основой для создания УСА. Все это достигается путем группировки РКК в картотеке по определенным признакам. Каждая из РКК помещается в картотеку после регистрации документа и не нее будут перенесены все необходимые сведения.

Картотеки могут различаться по назначению и виду. В каждой организации должна быть справочная картотека, в которой РКК делятся на исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служат для поиска документа в процессе его исполнения.

Вторая часть строится с учетом использования этой картотеки для учета исполненных документов.

Разделами второй части являются: название корреспондента с его индексом и структурных подразделений.

Разделы второй части строятся с учетом классификатора вопросов или участников деятельности организации. Первым разделом может быть разновидность документа, который оформляет эти виды деятельности, а также могут указываться и дела, которые формируются с НД.

В вопросной картотеке дополнительно могут обозначаться названия структурных подразделений. Этот раздел делится на рубрики в соответствии со статьями НД. Обозначаются заголовки дел и их индексы по НД.

Рубрики могут делиться на подрубрики.

РКК из разделов картотеки по неисполненным документам по мере исполнения документов, с проставленными в них необходимыми отметками (об исполнении), перемещаются в соответственные разделы и рубрики второй части картотеки. Поэтому такая картотека может иметь помимо информационной функции и контрольную функцию (массовый контроль).

Обычно в организациях, где значительный документооборот (свыше 1000), справочные картотеки ведутся как в канцелярии, так и в каждом структурном подразделении. В учреждениях, где документооборот до 1000 документов, ведется единая справочная картотека. На некоторые документы (приказы и др.) могут вестись специальные картотеки (кодификационные). В них РКК на ОРД группируются по определенным вопросам. Выделяются действующие и отмененные документы.

Картотека, построенная по НД, составляется на исполненные документы. Разделами являются: названия дел или и индекс.

Как правило, на входящие документы первая часть картотеки дел по корреспондентам (по шифратору), а на исходящие по исполнителям (структурным подразделениям). Группе однородных корреспондентов может присваиваться один индекс.

В структурных подразделениях из РКК, полученных из канцелярии вместе с документами, формируется УСА.

В процессе исполнения документов ответственным за делопроизводство ведется справочная картотека, в которой РКК на неисполненные документы формируются по срокам исполнения, исполнителям. После исполнения РКК с соответствующими отметками (номер и дата ответа) помещается в раздел картотеки на исполненные документы, где РКК систематизируются по НД. Рубриками будут индексы дел по НД. Через год после завершения в делопроизводстве в архив организации передаются по описи дела постоянного хранения и массивы РКК на документы, сгруппированные в соответствии с НД.

УСА должен отвечать следующим требованиям:

1. Он должен наиболее полно раскрывать состав и движение документа.

2. Должен обеспечивать оперативный поиск документов и контроль за их исполнением.

3. Должен сокращать время на непосредственное обращение к документам.